Casos de estudio
EGS-plan
EGS-plan utiliza OpenProject para guiar a sus clientes hacia el éxito en términos de planificación y realización de edificios.
egs-plan.de
La estructura lógica, el alto grado de flexibilidad y la posibilidad de comunicación dentro de OpenProject garantizan una muy buena visión general del proyecto. La integración con Nextcloud también proporciona un almacenamiento en la nube que reúne tareas y archivos en un solo lugar. Se acabó el tener que buscar entre largas pilas de archivos.
Las plantillas de proyectos permiten trabajar con rapidez
EGS-plan es una oficina de planificación especializada en servicios para edificios que apoya a sus clientes con conceptos de energía sostenible, desde la planificación hasta la ejecución y la supervisión del rendimiento. Muchos proyectos siguen un proceso similar, por lo que EGS-plan trabaja mucho con proyectos modelo en OpenProject, ya que éstos pueden copiarse en segundos y adaptarse según las necesidades.
La función de usuarios de plantilla en OpenProject también es una ventaja en este caso: se crean una vez en el proyecto de plantilla y luego se pueden asignar al copiar, en función de la disponibilidad e idoneidad de los empleados.
Al iniciar un nuevo proyecto, los miembros se introducen así en estructuras de proyecto con las que ya están familiarizados y pueden pasar directamente al trabajo real, concentrándose plenamente en el contenido. Esto hace que el trabajo en los proyectos sea muy eficaz.
Integraciones con Nextcloud y el software propio de EGS-plan, MonKey
La gestión de proyectos necesita trabajar con rapidez y eficacia. Unas integraciones que funcionen bien con otras herramientas facilitan mucho el trabajo diario. Las organizaciones como EGS-plan en particular, que tienen que tratar regularmente con cantidades muy grandes de datos, se benefician de las integraciones.
EGS-plan lleva años trabajando con Nextcloud y por ello valora enormemente la integración con OpenProject. Los empleados pueden cargar rápidamente grandes cantidades de datos en Nextcloud, vincularlos a OpenProject y volver a acceder a ellos desde allí en cualquier momento.
Gracias al software de código abierto, EGS-plan también pudo crear y utilizar su propia integración con el software MonKey desarrollado internamente. El software MonKey ayuda a los ingenieros a preparar datos para la supervisión técnica y la optimización del funcionamiento de los edificios. La idea subyacente corresponde a una idea básica que también puede encontrarse en OpenProject: Para trabajar con éxito, la información debe fluir en un único lugar, proporcionando una única fuente de verdad.
Céntrese en lo esencial gracias a las claras estructuras de roles y a la función Compartir
EGS-plan lleva tres años trabajando con OpenProject y ha completado con éxito numerosos proyectos. En la mayoría de los proyectos, sólo participan entre una y un máximo de cinco personas, que generalmente tienen un papel de miembro básico. El acceso se mantiene al mínimo, lo que beneficia a todos: Los empleados pueden concentrarse en lo esencial sin cambiar o borrar inadvertidamente contenidos de un nivel superior.
En el caso de la colaboración interdepartamental, las personas ajenas al proyecto tienen permisos de sólo lectura, lo que significa que siempre están informadas de los avances, incluso sin participar activamente. Con un centenar de empleados, todos ellos con acceso a OpenProject, en EGS-plan sólo hay tres administradores de sistemas con acceso a todos los proyectos y que se encargan, por ejemplo, de la administración de usuarios.
La función Compartir de OpenProject también es especialmente valiosa para EGS-plan. Por ejemplo, los empleados externos también pueden tener acceso exactamente a los paquetes de trabajo que necesitan. Esto es esencial para el cumplimiento de la protección de datos, que es una prioridad máxima para EGS-plan.
Eficaz gestión de archivos
EGS-plan maneja diariamente grandes cantidades de datos, a los que se puede acceder de forma rápida y segura con la ayuda de la integración Nextcloud de OpenProject.
Estructuras claras
OpenProject apoyó el crecimiento de EGS-plan de 20 a 100 empleados en forma de estructuras claras y procesos de proyecto fácilmente repetibles.
Acceso regulado
La mayoría de los empleados de EGS-plan disponen de un nivel mínimo de permisos de edición y de lectura en su caso. Esto simplifica el trabajo a nivel de proyecto y reduce los riesgos a nivel de sistema.
Máxima protección de datos
El GDPR y otras directrices de protección de datos son una gran prioridad en EGS-plan. Con OpenProject, la protección de datos está garantizada y los empleados pueden concentrarse en su trabajo real.
Integración con Nextcloud
Gestión de archivos segura y eficaz.
EGS-plan aprecia la integración de Nextcloud en OpenProject. Pueden colaborar fácilmente en big data y asegurarse de que todos trabajan en el mismo archivo.
Plantillas de proyectos con paquetes de trabajo
Reproducción sencilla de proyectos de estructura similar.
Con las plantillas de proyectos, EGS-plan no tiene que empezar siempre desde cero. Ahorran tiempo y simplifican la planificación.
Compartir
Comparta paquetes de trabajo con usuarios que no formen parte del proyecto.
La función Compartir de OpenProject permite gestionar los permisos a nivel de tarea. Esto garantiza que todo el mundo sólo tenga acceso a los datos que realmente necesita.
Reuniones
Colabore en forma de reuniones dinámicas.
Cree una reunión, añada puntos al orden del día, envíe invitaciones... y mucho más. Las reuniones recurrentes pueden copiarse fácilmente, lo que ahorra mucho tiempo.
