Quiconque a déjà dû planifier les capacités d’une équipe connaît cette situation : un projet est prêt à démarrer, mais les personnes sur lesquelles vous comptiez sont déjà mobilisées ailleurs. La planification du travail ne représente que la moitié du travail. Savoir qui est disponible pour s’en charger, c’est l’autre aspect de la question.** Et c’est justement lorsqu’il s’agit de s’assurer que les bonnes personnes sont disponibles au bon moment que les choses se compliquent.
Avec OpenProject 17.7, nous lançons une fonctionnalité de gestion intégrée des ressources afin d’aider les équipes à planifier leur travail en fonction de la disponibilité, des compétences et des horaires de travail de chacun. Plutôt que de s’appuyer sur une solution de planification distincte, ces fonctionnalités s’intègrent à la plateforme que les équipes utilisent déjà pour planifier et mener à bien leurs projets.
La prochaine mise à jour introduit le nouveau module de gestion des ressources (module complémentaire Enterprise). Dans cet espace, les équipes peuvent créer un ou plusieurs planificateurs de ressources pour différents scénarios de planification. De plus, les utilisateurs de toutes les formules OpenProject bénéficieront d’améliorations en matière de gestion des utilisateurs, notamment au niveau des services, des attributs des utilisateurs et des horaires de travail avec suivi de la disponibilité. Ensemble, ces fonctionnalités jettent les bases d’une planification des capacités plus réaliste pour l’ensemble des projets.
Dans cet article, vous apprendrez :
- Pourquoi la gestion des ressources devient indispensable à mesure que les projets prennent de l’ampleur.
- Qui est disponible ? Évaluez la charge de travail de votre équipe grâce au planificateur de ressources.
- Qui devrait effectuer ce travail ? Planifiez le travail en fonction des personnes ou des compétences dont vous avez besoin.
- Qui peut pourvoir les postes encore vacants ? Associez les offres d’emploi aux candidats adéquats grâce à Staffing.
- Comment les services, les caractéristiques des utilisateurs et les horaires de travail constituent la base d’une planification réaliste.
- Ce qu’il est déjà possible de faire avec OpenProject 17.7, et les nouveautés à venir.
[!CONSEIL] Les personnes sont bien plus que de simples ressources. Nous avons néanmoins intitulé cette fonctionnalité « Gestion des ressources », car c’est le terme que la plupart des organisations connaissent et utilisent lorsqu’elles recherchent ce type de solution. Vous verrez également que nous utilisons l’expression « planification des capacités », qui reflète mieux notre point de vue selon lequel la planification concerne avant tout les personnes et leur temps.
En bref : Quels sont les changements concernant la gestion des ressources dans OpenProject 17.7 ?
OpenProject 17.7 introduit une fonctionnalité de gestion intégrée des ressources afin d’aider les équipes à planifier leur travail en fonction de la disponibilité, des compétences et de la capacité de chacun.
Inclus dans l’édition Community :
- Regroupez les utilisateurs par service et selon une structure organisationnelle.
- Suivez les caractéristiques des utilisateurs, telles que leurs fonctions, leurs compétences clés et leurs langues.
- Définissez les horaires de travail, les futurs changements d’horaires et les congés.
Disponible dans la formule Premium Enterprise :
- Organisez votre travail grâce au nouveau planificateur de ressources, qui propose quatre vues de planification différentes.
- Affectez soit des personnes spécifiques, soit les compétences et les fonctions dont vous avez besoin.
- Utilisez la fonctionnalité « Staffing » pour associer les demandes de ressources en cours aux membres de l’équipe les plus adaptés.
Ce que la gestion des ressources d’OpenProject permet de réaliser
La planification d’un seul projet représente déjà un défi en soi. Dès que plusieurs projets se disputent les mêmes collaborateurs, la planification devient un tout autre problème.
La plupart des outils de gestion de projet aident les équipes à répondre à une question essentielle : Que faut-il faire ? À mesure que les projets prennent de l’ampleur et se disputent les mêmes ressources humaines, une autre question devient tout aussi importante : Qui peut réellement effectuer ce travail, et quand ?
De nombreuses équipes Jira répondent à cette question en recourant à des applications du Marketplace telles que BigPicture ou Tempo Capacity Planner. D’autres organisations s’appuient sur des plateformes autonomes de gestion du travail dotées de fonctionnalités de planification des capacités, voire sur des tableurs, pour déterminer qui est disponible.
OpenProject adopte une approche différente en intégrant la gestion des ressources directement dans la plateforme que les équipes utilisent déjà pour planifier et mener à bien leurs projets.
L’idée de la gestion des ressources a vu le jour lors d’un projet de migration d’un client. Lors du remplacement d’une installation Jira, l’équipe s’est rendu compte que la gestion des ressources dans Jira s’effectue généralement via des applications du Marketplace plutôt que par le biais du produit de base. Cela a renforcé l’objectif d’OpenProject, qui consiste à proposer des fonctionnalités de gestion intégrée des ressources au sein de la plateforme.
Il n’est pas surprenant que la gestion des ressources multiprojets soit l’une des fonctionnalités les plus demandées au sein de notre communauté, avec 187 votes d’utilisateurs. OpenProject 17.7 constitue notre première étape pour aider les équipes à répondre à ces questions sans avoir à recourir à des outils de planification distincts.
Afin de vous donner une idée plus concrète de ces nouvelles fonctionnalités, nous allons nous appuyer sur un exemple fictif tout au long des sections suivantes.
Planification des tâches à l’aide du module de gestion des ressources d’OpenProject (module complémentaire Enterprise)
Dans le nouveau module de gestion des ressources, les équipes peuvent créer un ou plusieurs planificateurs de ressources afin d’organiser le travail au sein de leurs projets. Les planificateurs de ressources aident les équipes à répartir les lots de travail entre les membres du projet tout en tenant compte de leurs plannings, de leurs compétences et de leur disponibilité.
Nous allons maintenant suivre Nadia, cheffe de projet dans une agence de taille moyenne, qui vient de prendre en charge un nouveau projet pour un client. Les services de son équipe, les caractéristiques des utilisateurs et les horaires de travail sont déjà configurés dans OpenProject ; elle peut donc se concentrer sur la planification du travail à venir.
Évaluez la charge de travail de votre équipe grâce au planificateur de ressources
Nadia vient de se voir confier un nouveau projet pour un client. Avant de pouvoir s’engager sur une date de livraison, elle doit savoir si son équipe en a réellement les moyens. Un développeur s’occupe déjà d’un autre client, le concepteur sera en vacances le mois prochain, et l’équipe d’assurance qualité ne se joindra au projet que peu avant la date de lancement prévue. Se contenter d’examiner les lots de travail ne permet pas de répondre à la question qu’elle cherche à résoudre.
Grâce au nouvel outil de planification des ressources d’OpenProject, les chefs de projet comme Nadia pourront passer d’une vue de planification à l’autre en fonction de la question à laquelle ils cherchent à répondre : un calendrier des lots de travail, un calendrier des utilisateurs, une liste des lots de travail et une liste de fiches d’utilisateurs. Chaque vue présente les mêmes données de planification sous un angle différent.
Les exemples suivants illustrent deux de ces points de vue.
Chronologie des lots de travaux
Le calendrier des lots de travail est axé sur le travail lui-même. Les affectations prévues s’affichent directement à côté des lots de travail, ce qui permet de voir facilement ce qui a déjà été planifié, où les ressources ont été affectées et quels travaux doivent encore être pris en charge.
Image : Le planificateur de ressources d’OpenProject propose quatre vues de planification qui aident les équipes à comprendre la charge de travail et à identifier les tâches pour lesquelles il reste des effectifs à affecter (en cours de développement, susceptible d’évoluer avant la mise en production).
[!REMARQUE] La planification des ressources repose sur les horaires de travail des utilisateurs. L’icône d’avertissement indique qu’aucune tâche n’a encore été planifiée pour ce lot de travail.
Liste des fiches des utilisateurs
Parfois, la question n’est pas « Quels travaux sont prévus ? », mais plutôt « Qui est disponible et qui possède l’expertise requise ? ». La liste des fiches utilisateurs rassemble des informations essentielles telles que les services, les horaires de travail, les langues parlées, les compétences clés et le taux d’occupation actuel, offrant ainsi aux planificateurs un aperçu rapide des personnes impliquées dans les travaux.
Image : La liste des profils des utilisateurs offre une vue d’ensemble des membres de l’équipe, de leurs compétences et de leur disponibilité actuelle pour la planification du travail (en cours de développement, susceptible d’évoluer avant la mise en production).
[!REMARQUE] Utilisez-vous déjà OpenProject Team Planner ? Le nouvel outil de planification des ressources vient compléter les fonctionnalités de planification existantes d’OpenProject. Bien que ces deux fonctionnalités facilitent la planification, le module de planification des ressources permet d’effectuer l’affectation des ressources, la gestion des effectifs et la planification des capacités en fonction des horaires de travail. Le « Team Planner » reste disponible dans OpenProject 17.7.
Affecter une personne ou les compétences dont vous avez encore besoin
Maintenant que Nadia a une idée de la charge de travail globale de son équipe, elle peut commencer à planifier le travail proprement dit. Certains lots de travail ont déjà un responsable clairement désigné. D’autres, non. Elle sait qu’elle aura besoin d’une personne du service d’assurance qualité avant la mise en production, mais elle ne sait pas encore de qui il s’agira. À ce stade, il suffit souvent de connaître le poste et les compétences requises.
Grâce aux affectations de ressources d’OpenProject, les utilisateurs comme Nadia pourront soit désigner une personne en particulier, soit définir les compétences, les rôles et les caractéristiques qu’ils recherchent. Les tâches prévues peuvent être réparties entre plusieurs personnes et planifiées à l’avance. Cela permet aux équipes de réserver des ressources avant même de savoir exactement qui se chargera de la tâche.
Image : Création d’une affectation de ressources pour une personne spécifique ou en fonction des compétences et des qualités requises (en cours de développement, susceptible d’être modifiée avant la mise en production).
Gestion des effectifs : transformer les demandes en cours en missions concrètes
Nadia a terminé la planification de la majeure partie du projet. Une demande est toujours en attente : le service des tests en laboratoire a besoin d’un ingénieur assurance qualité parlant allemand, mais elle ne sait pas encore qui se chargera de cette mission. Au lieu de désigner elle-même une personne en particulier, elle crée une demande de ressources en fonction des compétences requises et des disponibilités.
La vue Affectation du personnel d’OpenProject permet aux responsables des ressources et aux chefs d’équipe d’examiner les demandes de ressources en attente et de les attribuer aux membres de l’équipe les plus adaptés. Les compétences recherchées restent visibles jusqu’à ce qu’une personne soit affectée, ce qui facilite le suivi des pénuries de personnel et permet de mener à bien le processus de planification sans quitter le module de planification des ressources.
Image : la vue « Affectation du personnel » met en correspondance les demandes de ressources en attente avec les membres de projet adaptés, en fonction des compétences et des critères définis (en cours de développement, susceptible d’évoluer avant la mise en production).
Les fondements de la gestion des ressources
La qualité d’une planification dépend entièrement de la qualité des informations sur lesquelles elle repose. Avant que les équipes puissent planifier leur travail de manière réaliste, OpenProject doit savoir qui est disponible, quelles sont les compétences de chacun et comment elles sont organisées.
C’est pourquoi OpenProject 17.7 ne se contente pas d’introduire le nouveau module de gestion des ressources (module complémentaire Enterprise). Elle comprend également plusieurs améliorations qui constituent la base d’une planification réaliste, dont bon nombre sont disponibles dans l’édition Community gratuite.
Services et structure organisationnelle
La planification des ressources commence par déterminer qui doit occuper quel poste. OpenProject 17.7 introduit les départements en tant que structure organisationnelle intégrée, ce qui facilite l’organisation des utilisateurs au sein de votre entreprise. Les services apparaissent partout dans OpenProject, notamment dans les profils utilisateur et les fiches contextuelles. Les organisations utilisant LDAP peuvent également synchroniser leur structure organisationnelle avec OpenProject (module complémentaire Enterprise).
Image : les services peuvent être organisés selon une structure hiérarchique afin de refléter l’organisation de votre entreprise (en cours de développement, susceptible d’évoluer avant la mise en production).
Attributs de l’utilisateur
Savoir qui appartient à quel service ne représente qu’une partie du tableau. La planification des ressources repose également sur la compréhension des tâches effectuées par les collaborateurs et des compétences qu’ils apportent.
Avec OpenProject 17.7, les organisations peuvent définir des attributs utilisateur tels que les intitulés de poste, les compétences clés et les langues parlées. Ces attributs sont disponibles dans l’ensemble d’OpenProject, notamment dans les profils utilisateur et les fiches d’information, ce qui facilite l’identification des personnes appropriées lors de la planification des travaux à venir.
Image : Les informations sur les utilisateurs, telles que le poste occupé, les langues parlées et les compétences clés, aident les équipes à identifier les personnes les plus adaptées aux tâches à venir (en cours de développement, susceptible d’évoluer avant la mise en production).
Horaires de travail et disponibilité : une planification fondée sur des capacités réalistes
La planification des ressources ne fonctionne que si elle repose sur une disponibilité réaliste. Une personne qui travaille 40 heures par semaine n’est pas nécessairement disponible pour consacrer 40 heures à un projet. Les réunions, les responsabilités internes ou les tâches d’assistance réduisent toutes le temps disponible pour le travail prévu.
OpenProject 17.7 introduit les horaires de travail, qui peuvent être gérés soit par les utilisateurs eux-mêmes, soit de manière centralisée par les administrateurs, en fonction des autorisations configurées. Les équipes peuvent définir les horaires de travail de chaque collaborateur, consulter l’historique des horaires passés et même planifier à l’avance les changements à venir, par exemple lorsqu’un collaborateur passe de 36 à 40 heures de travail par semaine (voir la capture d’écran ci-dessous).
De plus, un facteur de disponibilité peut être utilisé pour refléter le temps réellement disponible pour le travail sur le projet :
« Nous avons introduit le facteur de disponibilité car les heures de travail d’une personne ne reflètent pas nécessairement le temps dont elle dispose réellement pour travailler sur un projet. » Les réunions, les tâches administratives et d’autres activités récurrentes réduisent cette capacité. Par défaut, le facteur de disponibilité est défini sur 100 %, de sorte que les heures de travail effectives correspondent aux heures de travail configurées. » – Klaus Zanders, ingénieur logiciel senior, OpenProject GmbH
L’affectation des ressources est comparée à ces heures de travail effectives, ce qui permet aux responsables de la planification d’identifier les conflits potentiels avant l’attribution des tâches.
Image : Les plannings de travail combinent les heures de travail, les modifications futures du planning et un facteur de disponibilité afin de calculer la capacité effective d’un utilisateur à travailler sur un projet (en cours de développement, susceptible d’être modifié avant la mise en production).
Points clés à retenir et perspectives
La version 17.7 d’OpenProject marque le début de la gestion intégrée des ressources dans OpenProject. En regroupant la planification des projets, les collaborateurs, les compétences et les disponibilités au sein d’une seule et même plateforme, les équipes peuvent prendre des décisions de planification plus éclairées sans avoir à recourir à des outils de planification distincts tels que BigPicture ou Tempo Capacity Planner.
Avec OpenProject 17.7, les équipes peuvent :
- Planifiez le travail avant d’affecter les personnes. Réservez les ressources nécessaires en fonction des compétences dont vous avez besoin, avant même de savoir qui se chargera de cette tâche.
- Répartissez le travail au sein de votre équipe. Déterminez qui participe, à quel moment et pendant combien de temps. Nadia peut prévoir qu’Aleksy consacre deux jours au prototype, qu’Anke prenne le relais plus tard dans la semaine et que Susanne se joigne à eux pour les essais en laboratoire avant la validation par le client, le tout en fonction de leurs emplois du temps respectifs.
- Planifiez en fonction de vos disponibilités réelles. Tenez compte de vos horaires de travail, de vos congés et de votre capacité effective avant de vous engager sur un projet.
- Regroupez la planification des projets et celle des ressources. Gérez vos projets, vos collaborateurs et vos capacités sur une seule et même plateforme, plutôt que de recourir à des outils de planification distincts.
Grâce à ces fonctionnalités, OpenProject 17.7 jette les bases de futures fonctionnalités de planification s’appuyant sur l’affectation des ressources, les plannings de travail et les données de projet. Comme toujours, nous continuerons à améliorer la gestion des ressources en tenant compte de vos commentaires après la mise en ligne.
Si vous utilisez déjà OpenProject, nous serions ravis de savoir comment la gestion des ressources et la planification des capacités s’intègrent dans vos processus. Et si vous êtes en train d’évaluer des alternatives à Jira et ses applications de la Marketplace, OpenProject 17.7 propose une approche entièrement intégrée qui regroupe la planification des projets et celle des ressources.
