Besprechungen dokumentieren und drucken: Aufgaben, Ergebnisse und Protokolle – in einer Software

Zu jedem Projekt gehören regelmäßige Besprechungen: Wie ist der aktuelle Stand? Wer übernimmt welche Aufgabe? Besonders in öffentlichen Einrichtungen müssen Entscheidungen aus Meetings klar und revisionssicher dokumentiert sein – maximal nachvollziehbar, intern wie extern.

Mit OpenProject gelingt genau das mühelos: Sie bereiten Besprechungen mit wenigen Klicks vor, verknüpfen Aufgaben und erstellen ein strukturiertes Protokoll mit Verantwortlichen, Ergebnissen und Teilnehmendenliste.

Besprechung vorbei? Exportieren und drucken Sie Ihr Protokoll direkt aus dem System, vorgestaltet als übersichtliches PDF. So haben Sie alle Entscheidungen und Zuständigkeiten schwarz auf weiß – bereit für Akten, Prüfungen oder Bürgeranfragen.

Entscheidungen festhalten

Was ist der Kern von fast jeder Besprechung? Richtig: verschiedene Perspektiven zusammenbringen und Entscheidungen treffen. In der Praxis sieht das oft anders aus. Meetings dauern länger als geplant, Teilnehmende wissen nicht genau, warum sie dabei sind, und am Ende ist niemand schlauer als vorher.

Damit das nicht passiert, braucht Ihr Team Besprechungen, die von Anfang bis Ende transparent und eindeutig sind. Die richtige Software führt Sie durch jeden Schritt und sorgt für klare Strukturen. Informieren Sie sich über alle Funktionen des Meetings-Moduls von OpenProject: Wiederkehrende oder einmalige Besprechungen, Verlinken von Arbeitspaketen, Kalenderintegration und vieles mehr.

Wie halte ich Entscheidungen direkt während der Besprechung fest?

Mit OpenProject dokumentieren Sie Entscheidungen direkt während des Meetings. So geht nichts verloren und alle Teilnehmenden – und die, die nicht dabei sein konnten – wissen sofort, was beschlossen wurde.

Setzen Sie dafür den Status der Besprechung auf „In Durchführung“. Nun erscheint automatisch unter jedem Tagesordnungspunkt ein + Ergebnis Button. Jede:r Teilnehmende kann darauf klicken und Entscheidungen im laufenden Meeting sekundenschnell festhalten.

Per Drag & Drop ändern Sie außerdem die Reihenfolge der Tagesordnungspunkte jederzeit. Falls Themen doch nicht relevant sind, können Sie diese

• in den Backlog am Ende verschieben,
• einfach löschen,
• oder im Falle einer Terminserie in die nächste Besprechung bewegen.

Am Ende steht ein klar protokolliertes, nachvollziehbares Dokument, das alle Entscheidungen sicher festhält.

Verantwortlichkeiten zuweisen

Damit Entscheidungen umgesetzt werden, müssen Zuständigkeiten klar geregelt sein. In OpenProject legen Sie direkt im Meeting fest, wer wofür verantwortlich ist.

So vermeiden Sie peinliche Momente, wenn sich niemand zuständig fühlt – stattdessen sehen alle Teilnehmenden auf einen Blick den Namen und Avatar der verantwortlichen Person neben jedem Tagesordnungspunkt.

Auf diese Weise sparen Sie Rückfragen und doppelte Abstimmungen. Projekte laufen reibungsloser, weil jeder seinen Aufgabenbereich kennt und die nächsten Schritte klar sind.

Wie vergebe ich Verantwortlichkeiten direkt in einer Besprechung?

Das OpenProject-Besprechungsmodul bietet Ihnen zwei Möglichkeiten, Tagesordnungspunkte samt Zuständigkeiten hinzuzufügen:

1. Sie fügen ein bereits existierendes Arbeitspaket (z. B. eine Aufgabe oder ein Ticket) hinzu. Meist ist dort schon eine verantwortliche Person hinterlegt.

2. Sie erstellen einen neuen Tagesordnungspunkt und benennen die Zuständigkeit direkt im Text. Selbstverständlich können Sie auch mehrere Arbeitspakete in einem Agendapunkt verlinken.

Bei beiden Varianten wird die zuständige Person in der rechten Ecke des Tagesordnungspunkts angezeigt. Sie entscheiden dabei, ob diese Person nur im Meeting präsentiert oder sich anschließend auch um die Umsetzung kümmert.

Alles im Protokoll — Ihre einzige Quelle der Wahrheit

Alle Inhalte der Besprechung landen automatisch in einem strukturierten Protokoll. Das ist Ihre zentrale, verlässliche Informationsquelle – ohne verstreute Excel-Tabellen oder Word-Dokumente. Mit OpenProject arbeiten Sie kontinuierlich an Aufgaben und dokumentieren sie genau dann, wenn sie besprochen werden. Schluss mit Gedächtnisprotokollen, die ungenau oder lückenhaft sind.

Was steht automatisch im Besprechungsprotokoll?

Das Protokoll in OpenProject fasst alles zusammen: Tagesordnung, Ergebnisse, Aufgaben, Dokumente, Verantwortliche, Teilnehmende und natürlich Datum sowie Uhrzeit. Alles an einem Ort, für alle Beteiligten verfügbar.

So behalten Sie Ihre gewohnten Prozesse bei und gewinnen gleichzeitig Effizienz: Sie erstellen das Protokoll direkt auf Basis Ihrer Agenda und ergänzen nur noch die Ergebnisse. Das spart Zeit und bildet Ihre Besprechung realistisch ab.

Warum ist ein zentrales Protokoll so wichtig?

Mit einem einzigen, immer aktuellen Dokument schaffen Sie eine klare Single Source of Truth, also eine eindeutige und verlässliche Informationsquelle. Niemand arbeitet mehr mit alten Versionen aus Mails oder Excel-Dateien.

Auch wer nicht am Meeting teilnehmen konnte, sieht auf einen Blick, was beschlossen wurde. Ein Klick auf das verlinkte Arbeitspaket reicht oft, um alle Details und die gesamte Kommunikation zum Thema einzusehen.

Welche andere Software brauche ich dann noch für meine Besprechungen?

OpenProject deckt nahezu alles ab – von der Tagesordnung über Aufgaben bis zum Protokoll. Sie brauchen lediglich noch eine Software für die eigentliche Videokonferenz, falls Sie sich online oder hybrid besprechen. Idealerweise wählen Sie eine Lösung, bei der Sie den Bildschirm teilen und parallel OpenProject anzeigen können.

Tipp

Wir lieben open source Software und nutzen für unsere Video-Meetings die quelloffene Software BigBlueButton. So ergänzen sich zwei starke open source Lösungen perfekt.

Wie hilft mir die Kalenderfunktion dabei?

In der automatisch versendeten Einladung ist eine ICS-Datei enthalten. Damit können Teilnehmende die Besprechung mit einem Klick in ihren Kalender übernehmen – egal ob Outlook, Thunderbird oder ein anderes Programm mit iCal-Funktion.

Alternativ laden Sie den Termin direkt in der Besprechung herunter und fügen ihn so Ihrem Kalender hinzu. Auch wenn OpenProject einen eigenen Kalender bietet, wissen wir, dass oft alle wichtigen Termine im Hauptkalender zusammenlaufen. Deshalb machen wir es Ihnen leicht, hier nahtlos anzuschließen.

Schwarz auf Weiß – exportieren und drucken Sie Ihr Protokoll

Nach dem Meeting können Sie Ihr Protokoll direkt exportieren und drucken. Damit haben Sie Entscheidungen und Zuständigkeiten schwarz auf weiß – revisionssicher und jederzeit bereit für die Akte.

Wie drucke ich mein Meeting-Protokoll aus?

Mit wenigen Klicks exportieren Sie das Protokoll als PDF. Sie können dabei wählen, ob Sie

• eine Liste der Teilnehmenden (oberhalb der Agenda),
• eine Liste der Anhänge (am Ende),
• Backlog-Einträge
• und/oder Ergebnisse einfügen möchten.

Außerdem lässt sich ein individueller Fußzeilentext ergänzen. Klicken Sie auf Download, und Sie erhalten ein professionell formatiertes Dokument, das Sie ausdrucken oder digital archivieren können.

Warum ist das für Akten und Prüfungen wichtig?

Ein gedrucktes, revisionssicheres Protokoll ist gerade in Verwaltungen unverzichtbar. So können Sie jederzeit nachweisen, wer was wann beschlossen hat.

Auch wenn die Menschen längst bereit für digitale Prozesse sind, verlangen die Anforderungen im Hintergrund häufig noch Papier. Und mit OpenProject liefern Sie das zuverlässig.

Fazit: So hilft OpenProject besonders bei Besprechungen in öffentlichen Projekten

Mit OpenProject dokumentieren Sie Entscheidungen, Aufgaben und Verantwortlichkeiten dauerhaft – revisionssicher, bereit für Audits und zugänglich für alle. So erfüllen Sie nicht nur Dokumentationspflichten, sondern sorgen auch für besser organisierte Projekte und eine effektivere Zusammenarbeit Ihrer Teams.

Gerade in öffentlichen Einrichtungen ist es wichtig, Prozesse nachvollziehbar und lückenlos zu dokumentieren. Mit OpenProject gelingt Ihnen das ganz ohne Medienbruch, ohne verstreute Excel-Listen oder Word-Dateien. Stattdessen haben Sie eine zentrale Plattform, die Planung, Durchführung und Nachbereitung Ihrer Besprechungen nahtlos verbindet.

So bleiben Ihre Projekte jederzeit prüfbar und Sie können sich darauf verlassen, dass alle Beteiligten auf demselben Stand sind – von der ersten Entscheidung bis zum gedruckten Protokoll.

Erfahren Sie mehr über OpenProject für den öffentlichen Sektor, einschließlich mehrerer Fallstudien.