Logiciel de gestion des réunions pour assurer une communication efficace

Planifiez, organisez et suivez vos réunions sans effort grâce à notre solution open source de gestion des réunions.

Organisez de meilleures réunions

Gestion transparente des réunions pour assurer une collaboration efficace

Les réunions sont au cœur d’un travail d’équipe efficace, elles favorisent la collaboration et l’alignement des objectifs. Pour les projets complexes et dynamiques, il est essentiel de disposer d’un processus de réunion structuré et efficace. Avec OpenProject, les équipes peuvent s’adapter rapidement, recueillir des informations précieuses et s’améliorer continuellement à chaque session. Créez des réunions individuelles ou des séries de réunions récurrentes pour rationaliser la communication au sein de l’équipe et gagner du temps.

Découvrez comment les fonctionnalités de gestion des réunions d’OpenProject vous aident à planifier des réunions, à créer des ordres du jour et à documenter les décisions de manière efficace. Attribuez des responsabilités aux membres de l’équipe, en veillant à ce que chaque tâche ait un responsable précis. Intégrez facilement les réunions dans votre calendrier et envoyez des invitations aux participants en quelques clics. Notre fonction de compte rendu de réunion permet de suivre les discussions et les actions de suivi, en garantissant ainsi que chaque conversation débouche sur des progrès tangibles et que vos projets restent sur la bonne voie.

Créez des ordres du jour structurés dans OpenProject pour que vos réunions restent ciblées et organisées. Divisez les ordres du jour en sections et en points clairs, ce qui facilite l’orientation des discussions et la couverture de tous les points clés. Liez les points de l’ordre du jour directement aux lots de travaux pour relier les tâches, les responsabilités et les mises à jour du projet de manière transparente. Cela permet à votre équipe de rester alignée et de s’assurer que chaque réunion permet de réaliser des progrès significatifs.

En savoir plus sur la planification de réunions dans OpenProject

Invitez les membres de l’équipe directement par courrier électronique, ce qui facilite la participation de tous à la conversation. En quelques clics, vous pouvez avertir les participants des réunions à venir, en veillant à ce que les principales parties prenantes soient toujours informées. Chaque invitation contient tous les détails essentiels de la réunion, de sorte que les membres de l’équipe savent à quoi s’attendre. La communication reste ainsi claire et l’interaction est stimulée dès le départ.

Lisez le tutoriel sur la gestion des réunions dans OpenProject

Réunions récurrentes

Maintenez votre travail organisé grâce à la création automatisée de réunions

La gestion efficace des réunions régulières est essentielle pour maintenir les projets sur la bonne voie. Nos réunions récurrentes éliminent le problème de la programmation manuelle de réunions répétées, en garantissant ainsi la cohérence et l’alignement des équipes. Créez facilement des séries de réunions basées sur un modèle, personnalisez la fréquence de vos réunions récurrentes et laissez le système s’occuper de la création de chaque occurrence afin de vous permettre de vous concentrer sur des discussions productives.

Maintenez un flux de réunions structuré en reliant les lots de travaux à votre modèle de série de réunions. Les réunions à venir pour cette série de réunions seront organisées sur la base de ce modèle. Pour que vos réunions récurrentes soient structurées et adaptables, utilisez des modèles qui peuvent être modifiés à tout moment. Modifiez les détails si nécessaire pour refléter l’évolution des priorités et spécifiez les occurrences des réunions au sein de la série, afin de garantir la flexibilité sans perdre la cohérence.

Découvrez comment créer des ordres du jour structurés pour vos réunions

Intégrez les réunions à votre système de calendrier existant afin de maintenir un programme unifié. Cela garantit que chaque session planifiée s’intègre parfaitement dans le flux de travail de votre équipe, en éliminant ainsi le risque de double réservation ou de rendez-vous manqués. Les membres de l’équipe peuvent voir toutes les heures et tous les sujets de réunion au même endroit, ce qui leur permet de gérer leur temps plus efficacement. Un calendrier rationalisé permet à l’ensemble de l’équipe de rester alignée et de se concentrer sur les priorités.

Découvrez comment intégrer des réunions dans votre calendrier

Liez les lots de travaux directement aux réunions

Reliez les points de l’ordre du jour directement à des lots de travaux spécifiques, ce qui facilite la référence aux tâches et aux étapes du projet au cours des discussions. Cela permet de s’assurer que chaque réunion est alignée sur les objectifs généraux de votre projet et que les conversations restent productives et centrées sur le sujet. En établissant un lien direct avec les éléments de travail, les équipes peuvent se plonger dans les détails et prendre facilement des décisions fondées sur des données. Cette fonctionnalité permet de passer plus facilement de la planification à l’action, en veillant à ce qu’aucune tâche ne soit négligée.

Lots de travaux liés directement à l'ordre du jour de la réunion dans OpenProject

Attribuez des responsabilités

Attribuez facilement les responsabilités pour chaque point de l’ordre du jour, afin que chacun sache qui est responsable des tâches clés et des actions de suivi. L’identification claire des rôles au cours des réunions élimine toute ambiguïté et permet aux membres de l’équipe de s’approprier leur travail. Cette fonction permet également de maintenir les réunions sur la bonne voie, car chaque personne connaît son rôle dans l’avancement des résultats. En définissant des attentes claires, vous pouvez favoriser une culture de la responsabilité et de l’engagement proactif.

Affectez des présentateurs à chaque point de l'ordre du jour dans le logiciel de gestion des réunions OpenProject

Ajoutez des documents

Téléversez et gérez tous les fichiers nécessaires directement sur la page de la réunion pour vous assurer que tout le monde a accès aux derniers documents et références. Plus besoin de fouiller dans les courriers électroniques ou les disques partagés pendant une discussion : tout ce dont vous avez besoin se trouve ici. Qu’il s’agisse de notes de projet, de rapports ou de diapositives de présentation, les membres de l’équipe peuvent facilement se référer aux pièces jointes, ce qui garantit des conversations plus informées et plus efficaces. C’est un moyen simple de tout garder au même endroit et de rationaliser la collaboration au sein de votre équipe.

Ajoutez des pièces jointes directement à l'ordre du jour des réunions d'OpenProject

Backlogs des réunions

Utilisez le backlog des réunions pour collecter et gérer les points de l’ordre du jour qui n’ont pas été abordés lors des réunions précédentes. Que votre réunion fasse partie d’une série ou qu’elle soit ponctuelle, cette fonction permet de garantir que les sujets importants ne sont pas oubliés. Passez facilement en revue et réaffectez les points du backlog aux prochains ordres du jour, en assurant la visibilité et la continuité de vos discussions. Il s’agit d’un moyen simple de maintenir votre équipe alignée et concentrée sur les priorités non résolues.

Interface OpenProject affichant l'ordre du jour de la réunion récurrente et les éléments du backlog

Déplacer les éléments de l'ordre du jour vers la prochaine réunion

Déplacez facilement les points de l’ordre du jour non résolus vers la prochaine réunion récurrente, en veillant à ce que rien ne soit négligé. Si un sujet n’est pas abordé, vous n’avez pas à vous soucier de le copier manuellement, il est parfaitement reporté pour la réunion suivante. Cela permet d’organiser vos réunions et de veiller à ce que des discussions importantes aient lieu au bon moment. Vous pouvez vous concentrer sur la conversation, en sachant qu’aucun point de l’ordre du jour ne sera oublié.

Une option dans le menu déroulant permet de déplacer un élément de l'ordre du jour vers la prochaine réunion dans une série de réunions récurrentes dans OpenProject.

Veillez à ce que tout le monde soit sur la même longueur d'onde

Simplifiez le suivi et améliorez la responsabilité

Les outils de suivi d’OpenProject garantissent que chaque décision et chaque action sont enregistrées, suivies et facilement accessibles. Grâce à des fonctionnalités qui simplifient la prise de notes, rationalisent les réunions récurrentes et offrent un historique détaillé des changements, votre équipe peut se concentrer sur l’obtention de résultats sans perdre de vue les détails importants.

Vous pouvez ajouter les résultats des points à l’ordre du jour directement dans les réunions sur OpenProject, ce qui vous permet de consigner les décisions clés, les questions soulevées et les actions de suivi au fur et à mesure de l’avancement de la réunion. Cette fonctionnalité vous permet de documenter les éléments essentiels directement dans l’ordre du jour, aussi bien pour les réunions ponctuelles que récurrentes, en garantissant ainsi une trace claire et structurée des discussions et des résultats.

Découvrez comment documenter les résultats des réunions dans les ordres du jour

Gagnez du temps en copiant des réunions antérieures. Bien qu’il soit plus facile et plus efficace d’organiser des réunions avec des ordres du jour identiques grâce à la fonction Réunions récurrentes, la copie reste une option utile lorsqu’un ordre du jour spécifique ne doit être recréé qu’une seule fois ou qu’il comporte des informations spécifiques.

Il vous suffit de dupliquer une réunion d’un simple clic, d’ajuster les détails si nécessaire et de vous concentrer sur ce qui compte le plus : l’avancement de votre projet. Il s’agit d’un moyen facile de maintenir la cohérence et d’aligner votre équipe sur les objectifs à long terme.

Découvrez comment copier facilement des réunions

Gardez une trace de toutes les modifications apportées à une réunion grâce à l’historique de la réunion. Voyez qui a ajouté ou modifié des points de l’ordre du jour, des pièces jointes ou des notes, et quand les changements ont été effectués. Cette transparence permet aux membres de l’équipe de se tenir au courant de tout ajustement et garantit la responsabilité tout au long du processus. En conservant une piste d’audit claire, vous pouvez facilement revoir les modifications passées, résoudre les malentendus et conserver un enregistrement complet de l’évolution de vos réunions au fil du temps.

Découvrez comment fonctionne l'historique des réunions