Comment travailler avec des modèles de projet
L’utilisation de modèles de projet permettra à votre équipe de gagner beaucoup de temps. Vous évitez le travail répétitif et rationalisez également la façon dont votre organisation travaille, en veillant à ce que la structure de vos projets soit cohérente.
Voyons comment vous pouvez créer des modèles de projet dans OpenProject.
Créer et supprimer des modèles de projet
Dans OpenProject, seuls les administrateurs peuvent créer et supprimer des modèles de projet. De cette manière, une poignée de personnes assure la cohérence et supervise la quantité et la structure des modèles.
Pour créer un nouveau modèle de projet, vous procédez de la même manière que pour la création d’un nouveau projet.
Vous nommez votre projet qui deviendra votre modèle.
Pour faire de ce projet un modèle, accédez aux paramètres du projet et cliquez sur le menu à 3 points pour choisir Sélectionner comme modèle et faire du projet un modèle.
Si un modèle de projet n’est plus pertinent et ne doit plus être utilisé, c’est également à cet endroit que vous pouvez le supprimer des modèles.
Exemple de cas de modèles de projet
Nous vous montrerons quels modules vous pouvez configurer pour utiliser au mieux les modèles de projet.
Prenons l’exemple de l’organisation d’une conférence. Il s’agit d’un événement qui peut se produire fréquemment, par exemple tous les trimestres ou tous les ans. Pour ne pas avoir à repartir de zéro à chaque fois et pour faciliter l’organisation de conférences par différents collègues, un modèle peut s’avérer très utile pour gagner du temps et s’appuyer sur les expériences passées.
Donner un nom à votre modèle
Lorsque vous créez votre modèle de projet comme décrit ci-dessus, pensez à ajouter modèle à son nom, afin de le distinguer facilement de vos projets habituels. Votre modèle de projet apparaîtra par exemple dans la liste de projets, pour vous permettre de voir quels projets servent de modèles.
Modèles de module
Activez les modules pertinents pour votre modèle et les paramètres du projet. Ainsi, ces modules apparaîtront toujours et pourront être utilisés immédiatement.
Modèle de lot de travaux
Configurez les lots de travaux nécessaires à la gestion de votre projet, de son lancement à sa clôture. Vous pouvez ainsi inclure des relations et des hiérarchies pour faciliter et accélérer le démarrage d’un nouveau projet à partir de votre modèle.
Bien entendu, vous pouvez également personnaliser votre formulaire du lot de travaux dans le modèle afin d’inclure toutes les informations pertinentes pour votre organisation. Chaque fois que vous ouvrez un nouveau lot de travaux, vous voyez alors la liste des attributs que vous avez configurés.
Modèles de tableau agile
Si vous utilisez l’affichage des tableaux pour faire avancer les choses avec votre équipe, configurez-les également. La configuration des listes de tableaux d’action vous permettra d’obtenir des tableaux préremplis, car ils seront automatiquement alimentés à partir de vos lots de travaux.
Modèles de membre
Pensez à configurer vos membres pour vos modèles de projet. Soit l’ensemble de l’équipe sera toujours la même, soit vous définissez les membres principaux qui participeront à coup sûr à un projet de ce type. Définissez les rôles et les autorisations, les taux et les groupes.
Modèles de champ personnalisé
La création de champs personnalisés dans votre modèle de projet vous permet de les rendre disponibles pour tous les projets futurs basés sur ce modèle. Nous avons créé, par exemple, un champ d’approbation pour que les gestionnaires puissent approuver les œuvres d’art, les marchandises ou autres. Veuillez noter que si un champ personnalisé est activé globalement, il sera automatiquement affiché dans un modèle de projet.
Modèles d’attribut de projet
Si vous souhaitez afficher des attributs spécifiques sur la page de présentation du projet, vous pouvez créer de nouveaux attributs de projet pour votre projet modèle.
Sélectionnez un modèle pour un nouveau projet
Nous n’avons présenté que les modules les plus pertinents pour vous donner une idée des avantages des modèles de projet. D’autres modules tels que Meetings ou Wiki peuvent bien sûr être configurés pour votre modèle.
Lors de la création d’un nouveau modèle, vous pouvez désormais choisir le modèle que vous avez créé et sélectionner les modules que vous souhaitez copier.
Important
Veuillez noter que pour des raisons de complexité, les modules Budgets et Temps et coûts ne peuvent pas être copiés pour le moment. Veuillez ne pas les configurer dans votre modèle, car lorsque vous utiliserez le modèle, ces modules apparaîtront vides dans votre projet nouvellement créé.
Pour en savoir plus sur les modèles de projet et consulter d’autres questions relatives à OpenProject, consultez notre documentation.
