Fallstudie

Effiziente digitale Zusammenarbeit in der Stadt Konstanz mit OpenProject

Wie die Stadtverwaltung Konstanz OpenProject einsetzt, um mehr Transparenz und Effizienz in ihr Projektmanagement und ihre Teamzusammenarbeit zu bringen.

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Effiziente digitale Zusammenarbeit in der Stadt Konstanz mit OpenProject

Die Herausforderung: Digitale Zusammenarbeit in einer komplexen Verwaltungsstruktur

Mit rund 1.200 Mitarbeitern stand die Stadtverwaltung von Konstanz vor der Herausforderung, ihre vielfältigen Projekte und die Zusammenarbeit innerhalb der Abteilungen effizienter zu verwalten.

Bisher wurden für die Aufgaben- und Projektplanung hauptsächlich Excel-Tabellen, persönliche Besprechungen, Telefonate und E-Mails verwendet – ein manueller und zeitaufwändiger Prozess, der zu Inkonsistenzen führen kann. Daher wurde eine gemeinsame Plattform für die Zusammenarbeit und das Projektmanagement in der gesamten Stadtverwaltung benötigt.

OpenProject als gemeinsame Plattform für die Zusammenarbeit

Für die Stadt Konstanz war es wichtig, ein gemeinsames Tool für alle Aufgaben innerhalb der gesamten Stadtverwaltung sowie für das Projektmanagement einzuführen. Alle Aufgaben sollten zentral in einem Tool integriert werden und jederzeit für die beteiligten Abteilungen transparent einsehbar sein.

In Konstanz wird dem Projektmanagement große Bedeutung beigemessen. Bereits vor der Einführung von OpenProject wurde ein Regelwerk entwickelt und ein umfassendes Handbuch für das Projektmanagement erstellt. Die Digitalisierungs- und IT-Abteilung hatte dann die Aufgabe, eine geeignete Software auszuwählen und nach einem umfassenden Ausschreibungsverfahren fiel die Wahl auf OpenProject.

Effiziente Planung und Durchführung von Bauprojekten

Größere und kleinere Bauprojekte in Konstanz werden jetzt zentral in OpenProject verwaltet. Bestehende Projekte werden nach und nach in das System integriert, um eine einheitliche und transparente Planung zu gewährleisten. An dem größten aktuellen Bauprojekt der Stadt ist ein umfangreiches Team aus verschiedenen Abteilungen, Versorgungsunternehmen, Architekten, Beratungsfirmen und anderen externen Partnern beteiligt.

Aufgrund seiner hohen Priorität in der Organisation und seiner langfristigen Laufzeit bis 2038 wurde dringend eine digitale Lösung benötigt. Durch den Einsatz von OpenProject werden nun alle relevanten Informationen transparent an einem zentralen Ort gebündelt. Alle Beteiligten haben jederzeit Zugriff auf den aktuellen Planungsstand, was die Zusammenarbeit erleichtert, die Kommunikationswege verkürzt und die Effizienz des gesamten Bauprojekts deutlich erhöht.

Digitales Gebäudemanagement mit OpenProject

Die Wartung und Instandhaltung der städtischen Gebäude in Konstanz ist nun auch vollständig in OpenProject abgebildet. Das 16-köpfige Team verwendet Kanban Borads und Projektstrukturpläne, um die Instandhaltung von mehr als 160 Gebäuden zu verwalten. Jedes Gebäude wird in OpenProject mit Hilfe von Arbeitspakettypen abgebildet, die nach Gebäudekategorie unterteilt sind. Jede Aufgabe für diese Gebäude - von Reparaturen bis zu regelmäßigen Inspektionen - wird direkt im System als zugehörige Teilaufgabe angelegt und den zuständigen Teammitgliedern zur Bearbeitung zugewiesen.

Der aktuelle Stand der Arbeit wird in Echtzeit aktualisiert, so dass der Teamleiter stets einen Überblick über die offenen Aufgaben und den Status der einzelnen Aktivitäten hat. OpenProject ermöglicht auch eine ressourcenschonende Planung, indem die Verfügbarkeit von Personal und Material im Voraus berechnet werden kann. So wird sichergestellt, dass die Wartungsarbeiten effizient durchgeführt und mögliche Ausfälle frühzeitig erkannt werden.

Optimierte Ressourcenplanung für den kommunalen Ordnungsdienst

Auch der kommunale Ordnungsdienst (KOD) der Stadt Konstanz nutzt OpenProject zur Organisation und Verwaltung der täglichen Aufgaben. Ähnlich wie beim Gebäudemanagement werden die Aufgaben zentral in OpenProject erfasst, priorisiert und direkt den zuständigen Mitarbeitern zugewiesen - sei es die Kontrolle von Parkplätzen, die Untersuchung von Lärmbeschwerden in Clubs oder die Überwachung der Sauberkeit in Parks.

Teamleiter können Aufgaben direkt in OpenProject planen und sie den Mitarbeitern zuweisen. Sie erhalten eine automatische Benachrichtigung, sobald eine neue Aufgabe fällig ist. Der aktuelle Status jeder Aufgabe wird in Echtzeit dokumentiert, so dass der Teamleiter jederzeit einen transparenten Überblick über offene und erledigte Aufgaben hat - ohne zeitraubende Telefonate oder manuelle Abstimmungen.

Dank der zentralen Plattform sind alle Einsätze transparent und dokumentiert, was besonders bei Beschwerden oder Anfragen von Bürgern hilfreich ist. Dies verbessert die Effizienz und Transparenz des Ordnungsdienstes erheblich und erleichtert die Kommunikation im Team.

Das Ergebnis: Alle relevanten Informationen zentral verfügbar

Mit OpenProject verfügt Konstanz über eine standardisierte und transparente Plattform, auf der alle relevanten Informationen, Aufgaben und Projektfortschritte zentral erfasst und für alle Beteiligten zugänglich sind. Aufgaben werden effizient geplant, Verantwortlichkeiten sind klar und der Fortschritt wird transparent nachverfolgt. Dies ermöglicht eine bessere Zusammenarbeit, schnellere Entscheidungen und erhebliche Zeiteinsparungen bei der täglichen Verwaltungsarbeit.

Preis-Leistungs-Verhältnis

OpenProject überzeugt in Konstanz durch sein hervorragendes Preis-Leistungs-Verhältnis, das ideal auf die Anforderungen der öffentlichen Verwaltung abgestimmt ist.

Flexible Konfigurierbarkeit

Dank der flexiblen Anpassung an verschiedene Anwendungsfälle lässt sich OpenProject perfekt in die bestehenden Prozesse integrieren.

Transparenz und Fortschritt

Projektfortschritt und Aufgaben werden zentral erfasst, was die Transparenz erhöht und die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen und externen Partnern erleichtert.

Vielfältige Funktionen

Umfassende Funktionen für klassisches und agiles Projektmanagement und Aufgabenverwaltung, inkl. Gantt Charts, Kanban Boards und Meetings - alles in einer Plattform vereint.