Étude de cas

Collaboration numérique efficace dans la ville de Constance avec OpenProject

Comment l'administration de la ville de Constance utilise OpenProject pour apporter plus de transparence et d'efficacité à la gestion de ses projets et à la collaboration de ses équipes.

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Collaboration numérique efficace dans la ville de Constance avec OpenProject

OpenProject a amélioré notre gestion de projet à long terme. La collaboration numérique et la transparence dans les différents bureaux et avec les partenaires externes constituent un avantage majeur. L'un des avantages d'OpenProject est sa configuration flexible lorsqu'il s'agit de l'implémenter dans notre organisation. Nous pouvons gérer efficacement nos projets de construction, nos restructurations organisationnelles et nos tâches administratives.

Yabing Xu

Ville de Constance

Bureau de gestion des projets

Le défi : la collaboration numérique dans une structure administrative complexe

Avec environ 1 200 employés, l’administration de la ville de Constance était confrontée au défi de gérer plus efficacement ses divers projets et la collaboration au sein des services.

Auparavant, les feuilles de calcul Excel, les réunions en face à face, les appels téléphoniques et les e-mails étaient principalement utilisés pour la planification des tâches et des projet, un processus manuel et fastidieux qui peut entraîner des incohérences. Une plateforme commune de collaboration et de gestion de projet était donc nécessaire pour l’ensemble de l’administration municipale.

OpenProject en tant que plateforme commune de collaboration

Pour la ville de Constance, il était important d’introduire un outil commun pour toutes les tâches au sein de l’ensemble de l’administration municipale ainsi que pour la gestion de projet. Toutes les tâches devaient être intégrées de manière centralisée dans un seul outil et pouvaient être visualisées de manière transparente par les services concernés à tout moment.

Constance accorde une grande importance à la gestion de projet. Avant l’introduction d’OpenProject, un ensemble de règles avait déjà été élaboré et un manuel complet de gestion de projet avait été créé. Le service de numérisation et d’informatique a alors été chargé de sélectionner un logiciel approprié, et après une procédure d’appel d’offres complète, le choix s’est porté sur OpenProject.

Planification et mise en œuvre efficaces des projets de construction

Les projets de construction de Constance, grands et petits, sont désormais gérés de manière centralisée dans OpenProject. Les projets existants sont progressivement intégrés dans le système afin de garantir une planification cohérente et transparente. Le plus grand projet de construction actuel de la ville implique une vaste équipe composée de différents services, d’entreprises de services publics, d’architectes, de cabinets de conseil et d’autres partenaires externes.

En raison de sa haute priorité au sein de l’organisation et de sa durée à long terme (jusqu’en 2038), une solution numérique s’imposait d’urgence. Grâce à OpenProject, toutes les informations pertinentes sont désormais regroupées de manière transparente dans un emplacement central. Toutes les personnes concernées ont accès à tout moment à l’état actuel de la planification, ce qui facilite la collaboration, raccourcit les canaux de communication et augmente considérablement l’efficacité de l’ensemble du projet de construction.

Gestion numérique des installations avec OpenProject

L’entretien et la réparation des bâtiments municipaux de Constance sont désormais entièrement cartographiés dans OpenProject. L’équipe de 16 personnes utilise des tableaux Kanban et des structures de répartition du travail pour gérer l’entretien de plus de 160 bâtiments. Chaque bâtiment est cartographié dans OpenProject à l’aide de types de lots de travaux, subdivisés par catégorie de bâtiment. Chaque tâche pour ces bâtiments, des réparations aux inspections régulières, est créée directement dans le système en tant que sous-tâche associée et assignée aux membres de l’équipe responsables pour leur traitement.

L’état actuel du travail est mis à jour en temps réel, de sorte que le chef d’équipe dispose toujours d’une vue d’ensemble des tâches en cours et de l’état des activités individuelles. OpenProject permet également de planifier les économies de ressources en calculant à l’avance la disponibilité du personnel et des matériaux. Les travaux de maintenance sont ainsi exécutés de manière efficace et les pannes éventuelles sont détectées à un stade précoce.

Planification optimisée des ressources pour le service d'ordre public municipal

Le service municipal d’ordre public (kommunaler Ordnungsdienst - KOD) de Constance utilise également OpenProject pour organiser et gérer les tâches quotidiennes. Comme pour la gestion des bâtiments, les tâches sont enregistrées de manière centralisée dans OpenProject, classées par ordre de priorité et attribuées directement aux employés responsables, qu’il s’agisse de vérifier les places de stationnement, d’enquêter sur les plaintes relatives au bruit dans les clubs ou de contrôler la propreté dans les parcs.

Les chefs d’équipe peuvent planifier des tâches directement dans OpenProject et les assigner aux employés. Ils reçoivent une notification automatique dès qu’une nouvelle tâche est due. Le statut actuel de chaque tâche est documenté en temps réel, de sorte que le responsable d’équipe dispose à tout moment d’une vue d’ensemble transparente des tâches en cours et achevées, sans appels téléphoniques fastidieux ni coordination manuelle.

Grâce à la plateforme centrale, toutes les missions sont transparentes et documentées, ce qui est particulièrement utile en cas de plaintes ou de demandes de renseignements de la part des citoyens. Cela améliore considérablement l’efficacité et la transparence du service d’ordre public et facilite la communication au sein de l’équipe.

Résultat : toutes les informations pertinentes sont disponibles au niveau central

Avec OpenProject, Constance dispose d’une plateforme normalisée et transparente sur laquelle toutes les informations pertinentes, les tâches et l’avancement du projet sont enregistrés de manière centralisée et accessibles à toutes les personnes impliquées. Les tâches sont planifiées efficacement, les responsabilités sont claires et les progrès sont suivis de manière transparente. Cela permet une meilleure collaboration, des décisions plus rapides et un gain de temps considérable dans les tâches administratives quotidiennes.

Rapport qualité/prix

OpenProject convainc Constance par son excellent rapport qualité-prix, qui répond parfaitement aux exigences de l’administration publique.

Configuration flexible

Grâce à sa souplesse d’adaptation aux différents cas d’utilisation, la solution OpenProject peut être parfaitement intégrée dans les processus existants.

Transparence et progrès

L’avancement des projets et des tâches est enregistré de manière centralisée, ce qui accroît la transparence et facilite la collaboration entre les bureaux et les partenaires extérieurs.

Un large éventail de fonctionnalités

Fonctionnalités complètes pour la gestion de projet classiques et agiles et la gestion des tâches, y compris les diagrammes de Gantt, les tableaux Kanban et les réunions, le tout combiné dans une seule plateforme.