Estudo de caso
Colaboração digital eficiente na cidade de Constança com o OpenProject
Como a administração da cidade de Constança utiliza o OpenProject para aumentar a transparência e a eficiência na gestão de projetos e na colaboração das equipas.
www.konstanz.de
O OpenProject melhorou a nossa gestão de projetos a longo prazo. A colaboração digital e a transparência entre os vários escritórios e com parceiros externos são uma grande mais-valia. Uma vantagem do OpenProject é a sua configuração flexível no que diz respeito à implementação na nossa organização. Podemos gerir de forma eficiente os nossos projetos de construção, a reorganização organizacional e as tarefas administrativas.
OpenProject como plataforma comum de colaboração
Para a cidade de Constança, foi importante implementar uma ferramenta comum para todas as tarefas em toda a administração municipal, bem como para a gestão de projetos. Todas as tarefas deveriam ser integradas centralmente numa única ferramenta e poder ser consultadas de forma transparente pelos departamentos envolvidos em qualquer momento.
Constança atribui grande importância à gestão de projetos, tendo já sido desenvolvido um conjunto de regras e criado um manual abrangente para a gestão de projetos antes da introdução do OpenProject. O departamento de Digitalização e TI teve então a tarefa de selecionar um software adequado e, após um processo de concurso abrangente, foi escolhido o OpenProject.
Planeamento e execução eficiente de projetos de construção
Projetos de construção maiores e menores em Constança são agora geridos centralmente no OpenProject. Os projetos existentes estão a ser integrados gradualmente no sistema para garantir um planeamento consistente e transparente. O maior projeto de construção atual da cidade envolve uma equipa extensa de vários departamentos, empresas de serviços públicos, arquitetos, empresas de consultoria e outros parceiros externos.
Devido à sua elevada prioridade na organização e à sua duração a longo prazo até 2038, era urgentemente necessária uma solução digital. Com a utilização do OpenProject, toda a informação relevante está agora reunida de forma transparente num único local central. Todos os envolvidos têm acesso, em qualquer momento, ao estado atual do planeamento, o que facilita a colaboração, encurta os canais de comunicação e aumenta significativamente a eficiência de todo o projeto de construção.
Gestão digital de instalações com o OpenProject
A manutenção e reparação dos edifícios municipais em Constança está agora também completamente registada no OpenProject. A equipa de 16 pessoas utiliza quadros Kanban e estruturas de decomposição do trabalho para gerir a manutenção de mais de 160 edifícios. Cada edifício é representado no OpenProject através de tipos de pacotes de trabalho, subdivididos por categoria de edifício. Cada tarefa relacionada com estes edifícios — desde reparações a inspeções regulares — é criada diretamente no sistema como uma subtarefa associada e atribuída aos membros responsáveis da equipa para processamento.
O estado atual do trabalho é atualizado em tempo real, para que o líder da equipa tenha sempre uma síntese das tarefas em aberto e do estado das atividades individuais. O OpenProject também permite um planeamento eficiente em termos de recursos, possibilitando calcular antecipadamente a disponibilidade de pessoal e materiais. Isto garante que os trabalhos de manutenção sejam realizados de forma eficiente e que possíveis falhas sejam detetadas numa fase precoce.
Planeamento optimizado dos recursos para o serviço municipal de ordem pública
O serviço municipal de ordem pública (Kommunaler Ordnungsdienst – KOD) de Constança também utiliza o OpenProject para organizar e gerir as tarefas diárias. Tal como na gestão de edifícios, as tarefas são registadas centralmente no OpenProject, priorizadas e atribuídas diretamente aos funcionários responsáveis — seja para verificar lugares de estacionamento, investigar queixas de ruído em discotecas ou monitorizar a limpeza dos parques.
Os líderes de equipa podem planear tarefas diretamente no OpenProject e atribuí-las aos funcionários. Estes recebem uma notificação automática assim que uma nova tarefa estiver pendente. O estado atual de cada tarefa é documentado em tempo real, para que o líder da equipa tenha sempre uma síntese transparente das tarefas abertas e concluídas — sem necessidade de chamadas telefónicas demoradas ou coordenação manual.
Graças à plataforma central, todas as tarefas são transparentes e documentadas, o que é especialmente útil em caso de reclamações ou pedidos de informação por parte dos cidadãos. Isto melhora significativamente a eficiência e a transparência no serviço de ordem pública e facilita a comunicação dentro da equipa.
Relação qualidade-preço
O OpenProject convence Constança pela sua excelente relação qualidade-preço, ideal para os requisitos da administração pública.
Configuração flexível
Graças à sua personalização flexível para diversos casos de uso, o OpenProject pode ser perfeitamente integrado nos processos existentes.
Transparência e progresso
O progresso do projeto e as tarefas são registados centralmente, o que aumenta a transparência e facilita a colaboração entre os departamentos e parceiros externos.
Gama ampla de funcionalidades
Funcionalidades abrangentes para gestão clássica e ágil de projetos e tarefas, incluindo gráficos de Gantt, quadros Kanban e reuniões — tudo reunido numa só plataforma
Wiki
Perguntas frequentes sobre gestão de projetos
As perguntas frequentes sobre gestão de projetos são recolhidas e partilhadas numa Wiki.
Pacotes de trabalho e planificador de equipas
Visualize tarefas e carga de trabalho
Crie e atribua tarefas aos membros da equipa e visualize a carga de trabalho no planificador de equipas.
Quadros Kanban
Priorize tarefas para o serviço municipal de ordem pública
Gestão das tarefas do serviço municipal de ordem pública num quadro Agile.
Quadros básicos
Gestão de instalações
Todo o parque imobiliário em propriedade municipal é categorizado como um pacote de trabalho especial por tipo de edifício.
Wiki
Gestão de riscos
Acompanhamento detalhado e monitorização de riscos e medidas preventivas no OpenProject.
