How to use status transitions and workflows in OpenProject

OpenProject est un outil puissant, mais cette puissance s’accompagne d’une complexité de personnalisation. Si vous venez de découvrir OpenProject et que vous avez des difficultés à définir des statuts pour les flux de travail, ne vous en faits pas. Once you understand how status transitions work in OpenProject and how they depend on roles and work package types, you’ll appreciate their full potential.

Read this article to learn…

• what statuses, roles and workflows are and how they work together,
• pourquoi votre gestion de projet sera beaucoup plus puissante et efficace grâce à des flux de travail personnalisés,
• comment ajouter un nouveau statut et mettre en place un flux de travail pour celui-ci.

Regardons ça de plus près !

Remarque

April 2026: This article has been updated to reflect the latest improvements in workflow configuration in OpenProject.

Connaissez vos termes : statut, rôle et flux de travail

Commençons par la terminologie. Vous serez beaucoup plus rapide à créer vos propres flux de travail avec OpenProject, si vous parlez son langage. Que sont donc les statuts, les rôles et les flux de travail ? Et comment se rejoignent-ils ?

Qu’est-ce qu’un statut dans OpenProject ?

Le statut est un élément clé dans la gestion de chaque projet. Dans OpenProject, le statut est également un attribut essentiel des lots de travaux. Sur la base du statut, tout le monde sait immédiatement dans quelle mesure les lots de travaux respectifs ont progressé.

Par défaut, les statuts tels que Nouveau, En cours ou Fermé sont activés dans OpenProject. Cependant, selon le type de lot de travaux, d’autres statuts peuvent s’avérer utiles. Par exemple, un lot de travaux de type Fonctionnalité a besoin du statut En test, un lot de travaux de type Article de blog a plutôt besoin du statut En cours de révision.

Consultez notre guide de l’administrateur système pour en savoir plus sur la gestion des statuts dans OpenProject.

Quels sont les rôles dans OpenProject ?

Les rôles dans OpenProject sont extrêmement importants afin de fournir à chaque personne exactement les autorisations dont elle a besoin. Ni plus, ni moins. Outre les rôles par défaut, les administrateurs peuvent créer leurs propres rôles et leur attribuer des autorisations précises.

En plus des autorisations pour les fonctionnalités ou les vues de projet, les administrateurs peuvent également assigner des autorisations spécifiques pour les changements de statut dans les rôles OpenProject. Ces paramètres définissent un flux de travail dans OpenProject, que nous examinerons plus en détail dans la section suivante.

Qu’est-ce qu’un flux de travail dans OpenProject ?

Revenons à l’exemple précédent : tout d’abord, nous avons le statut En test, qui devrait pouvoir être sélectionné par défaut pour les fonctionnalités. Ensuite, nous avons le statut En cours de révision, qui ne devrait pas être sélectionnable pour les fonctionnalités, mais pour les lots de travaux du type article de blog.

Allons plus loin et examinons les rôles et les autorisations : supposons que Luc est un développeur et qu’il travaille régulièrement sur des fonctionnalités. Cependant, il n’est pas autorisé à tester les fonctionnalités. Une équipe d’assurance qualité distincte est chargée de cette tâche. Désormais, il ne suffit plus d’attribuer un ensemble de statuts au type de lot de travaux Fonctionnalité, nous avons également besoin de différentes autorisations pour activer un statut, en fonction du rôle.

This is where workflows come into play. In OpenProject, a workflow defines which status changes are allowed depending on the role and the work package type. In other words: It is not only important what type of work package you are working on, but also who you are. For example, a developer might be allowed to move a work package from In development to Needs testing, while a QA team member can move it from Needs testing to In testing.

With workflows, administrators can control exactly which role is allowed to set which status for which work package.

Remarque

Status changes for workflows are configured on a global level via the administration panel: Administration → Work packages → Workflows.

This flexibility is what makes workflows in OpenProject so powerful — but also more complex at first. Instead of having a fixed process, workflows adapt to your roles and work package types, allowing you to model real-life responsibilities in your projects.

La puissance de la personnalisation : simplifiez le travail des membres du projet

En tant qu’administrateur, vous avez la possibilité de définir des flux de travail spécifiques pour chaque rôle afin que les membres du projet puissent effectuer exactement les changements de statut dont ils ont besoin. Plus vous personnalisez en tant qu’administrateur en haut de l’échelle, plus le travail devient facile pour les autres rôles situés plus bas dans le projet.

Et n’oubliez pas : il suffit de configurer ces paramètres une seule fois pour qu’ils fonctionnent pendant des années. Prenez donc un café et réservez une matinée pour examiner de plus près les transitions de statut dans OpenProject. Vos collègues et votre travail futur en bénéficieront grandement !

Voici un exemple d’environnement de travail typique dans lequel les transitions de statut avec les flux de travail seront très appréciées :

Prenons Luc, le développeur mentionné dans l’exemple ci-dessus. Now his admin Ivan wants Luke to be able to set work packages of the type Feature from New to In development and then to Needs testing. However, while Luke’s QA colleague Maya should be able to change work package statuses of the type Feature from Needs testing to In testing, this should not be possible for Luke. Un tel paramètre d’autorisation basé sur les rôles permet au développeur Luc et à Maya de l’assurance qualité de faire leur travail tout en les empêchant de définir accidentellement un statut pour lequel ils n’ont pas d’autorisation.

Voici à quoi ressemblerait l’exemple de flux de travail pour le rôle Développeur et le type Fonctionnalité dans OpenProject :

Guide étape par étape : comment ajouter un nouveau statut et configurer un flux de travail ?

Enfin, parcourons l’ensemble du processus étape par étape : quels paramètres l’administrateur Ivan doit-il configurer pour définir les flux de travail pour le type de lot de travaux Fonctionnalité afin que chaque rôle puisse effectuer exactement les transitions de statut dont il a besoin pour faire son travail ?

Step 1: Create the roles, the status and the work package type you need

Si vous souhaitez créer un flux de travail, vous avez peut-être déjà défini les rôles, le statut et les types de lots de travaux dont vous avez besoin. For our example, admin Ivan would first have to create a work package type called Feature under: Administration → Work packages → Types → New type.

Il devra alors s’assurer que les statuts décrits ci-dessus existent (par exemple Doit être testé) et en créer de nouveaux si nécessaire.

Il devra également configurer deux rôles : celui de développeur et celui de l’assurance qualité. This setting can be found under Administration → Users and permissions → Roles and permissions → New role.

Conseil

To save some time when creating a new role, we advise you to copy an existing workflow. Please make sure that the new role has the right to change a work package status (or edit work packages, which includes changing the status). You can also copy an existing workflow between roles. For example, you could copy the workflow from the role Developer for the type Feature to the role QA and then adjust only the transitions related to testing.

Step 2: Create and configure the workflow

Now that we have created the roles and the work package type that we want to customize, we can start creating a new workflow under Administration → Work packages → Workflows. For our example, Ivan would have to choose the type Feature.

Next, Ivan needs to select Developer from the dropdown of available roles. He now either sees the statuses that were set for this role in the past. Or, if it’s a completely new role, no status transitons are configured yet, and he can configure them by clicking the + Status button.

Once all required statuses are selected, you’ll see a table with the current status in the rows and the new statuses in the columns.

Please note that all statuses appear twice in the table: the rows show the current status, and the columns show the new status. If the cell at the intersection is checked, the transition is allowed. So, if you want the role to be able to change statuses in both directions, e.g. from New to In progress and also from In progress to New, you have to check the corresponding cells in both directions.

In our example, Ivan wants to make sure that a person with the role Developer cannot set or change a status from or to anything related to testing. Si Ivan décoche maintenant toutes les cases relatives aux tests, l’écran ressemblera à ceci :

Le tableau montre les transitions de statut activées ou désactivées pour les développeurs (rôle) sur les lots de travaux de type Fonctionnalité. Comme les tests de fonctionnalités ne doivent être effectués que par l’assurance qualité, ces statuts sont désactivés dans la capture d’écran.

Conseil

OpenProject allows admins to define different status transitions depending on whether the user is the author or assignee of the work package. These options can be configured using the tabs at the top of the workflow view and allow you to define more flexible or stricter workflows depending on the situation.

Maintenant, n’oubliez pas de cliquer sur Enregistrer et votre flux de travail est prêt !

Conseil

You can also use the Summary view to get an overview of all configured status transitions across roles and types.

Pour conclure : plus d’informations sur la façon de configurer et de personnaliser votre solution OpenProject

Vous avez maintenant appris ce que les termes statut, rôle et flux de travail signifient dans OpenProject et comment configurer des transitions de statut pour soutenir la gestion de votre projet et de vos tâches. Voici un bref aperçu des conseils donnés dans cet article :

• Avant de créer un flux de travail, assurez-vous que vous disposez du rôle, du statut et du type de lot de travaux nécessaires.
• Lorsque vous créez un nouveau rôle, copiez un flux de travail existant pour gagner du temps.

Vous trouverez plus d’informations sur la manière de configurer votre instance OpenProject dans le guide d’administration du système. Sur cette page, vous trouverez un guide pour créer des flux de travail personnalisés.

OpenProject est un outil de gestion de projet open source doté d’un large éventail de fonctionnalités et d’un ensemble puissant d’options de personnalisation. Il vous offre l’outil nécessaire pour créer un système de gestion de projet personnalisé tel que vous le souhaitez. Une fois le système configuré, il vous sera agréable de travailler avec les transitions de statuts et les autres fonctions et actions personnalisées, car tout fonctionnera facilement pour assurer la réussite de votre projet.