5 étapes pour démarrer la collaboration en direct dans Documents

Chaque jour, les équipes collaborent sur des idées, des stratégies et des textes, mais lorsque cela a lieu en dehors de l’outil de projet, le contexte se perd et la coordination prend plus de temps que nécessaire. Avec OpenProject 17.0, la collaboration en temps réel est désormais intégrée directement dans le module Documents (installations Cloud et conteneurisées), mais seulement si le module est activé dans votre projet.

Dans cet article, vous apprendrez pourquoi il peut être utile d’activer le module Documents, comment fonctionne la collaboration en direct dans OpenProject et comment démarrer en quelques minutes.

Commencez à collaborer en direct

L’activation du module Documents est une petite étape qui peut avoir un impact immédiat sur la façon dont votre équipe de projet collabore. Au lieu d’utiliser des outils séparés ou d’échanger des versions de documents, les équipes peuvent créer et modifier des documents ensemble directement dans OpenProject.

Les cas d’utilisation typiques sont les suivants :

• Brainstorming d’idées en temps réel.
• Alignement sur des stratégies, des concepts ou des objectifs de projet.
• Rédaction des lignes directrices, des propositions ou de la documentation interne.
• Collecte des informations et des commentaires auprès de multiples parties prenantes.

Important 

La collaboration en temps réel sur les documents est disponible à partir de la version 17.0 et est automatiquement activée pour les installations conteneurisées et hébergées dans le cloud. Les installations en paquets (DEB/RPM) nécessitent une installation manuelle supplémentaire. Veuillez consulter notre guide d’administration du système pour obtenir plus de détails.

Regardez cette vidéo pour comprendre comment tirer profit d’OpenProject Documents avec une collaboration en temps réel : Cette vidéo est actuellement disponible uniquement en anglais.

Comment utiliser le module OpenProject Documents pour l’édition en temps réel ?

Imaginez une équipe de marketing qui souhaite s’aligner sur sa stratégie pour l’année. Plusieurs personnes doivent apporter des idées, affiner la formulation et se mettre d’accord sur les priorités, idéalement sans échanger de fichiers ni passer d’un outil à l’autre. Le module Réunions permet de recueillir des idées et de s’aligner sur des sujets de manière structurée, mais parfois les équipes ont simplement besoin d’un document partagé pour faire du brainstorming de façon collaborative, sans organiser le tout sous forme de réunion.

Si le module Documents est activé, l’équipe peut créer un document partagé dans son projet et commencer à travailler dessus ensemble en temps réel. Tout le monde voit les changements instantanément, les commentaires peuvent être traités sur place et le document évolue de façon collaborative plutôt qu’en plusieurs versions.

Vous trouverez ci-dessous un exemple simple de la manière dont les administrateurs de projet peuvent commencer à mettre en place une collaboration en direct en quelques étapes seulement.

1. Activez le module Documents dans votre projet

En tant qu’administrateur de projet, ouvrez les paramètres du projet et activez le module Documents. Il s’agit de la seule étape nécessaire pour mettre la collaboration en direct à la disposition des membres de votre projet. Une fois l’option activée, tous les utilisateurs disposant des autorisations appropriées peuvent créer et modifier des documents ensemble en temps réel.

2. Créez des types pour structurer vos documents

Pour organiser les documents, vous pouvez définir des types de documents tels que Stratégie, Concepts ou Documentation interne. Ceci est particulièrement utile lorsque plusieurs équipes ou sujets sont impliqués. Les types facilitent la recherche et la réutilisation des documents par les membres du projet et peuvent être adaptés au fil de l’évolution de votre projet.

3. Créez votre premier document

Créez un nouveau document et donnez-lui un titre clair, par exemple Stratégie marketing 2026. Le document s’ouvre directement dans l’éditeur et les modifications sont enregistrées automatiquement pendant que vous travaillez. À partir de ce moment, plusieurs utilisateurs peuvent modifier le document en même temps sans aucune configuration supplémentaire.

4. Partagez le document avec votre équipe

Il suffit de partager le lien du document avec les membres de votre projet. Toute personne ayant accès au projet peut ouvrir le document et commencer à contribuer immédiatement. Aucune invitation séparée ni aucun paramètre de partage externe n’est nécessaire, les autorisations du projet s’appliquent automatiquement.

5. Explorez l’éditeur et liez les lots de travaux dans le texte

Utilisez l’éditeur pour structurer votre contenu, ajouter des listes ou des titres, et faire référence à des lots de travaux pertinents directement dans le texte du document. Cela permet de relier les idées et les décisions aux tâches auxquelles elles se rapportent. Pour obtenir des options d’édition plus avancées, vous pouvez en savoir plus sur la technologie sous-jacente de l’éditeur dans la [documentation BlockNote] (https://www.blocknotejs.org/docs).

Conseil

Utilisez le module des actualités pour faire passer le message et encourager les membres du projet à essayer eux aussi la collaboration en direct dans Documents.

Activez la collaboration en direct dans votre équipe

Vous prenez déjà le temps de vous informer sur la collaboration en direct : l’activation du module Documents dans votre projet prend moins d’une minute. Activez le module Documents, créez un premier document et invitez votre équipe à y travailler ensemble.

Si vous cherchez plus de détails sur des paramètres ou des autorisations spécifiques, notre documentation est le meilleur endroit pour commencer. Le guide de l’utilisateur explique comment travailler avec les documents, tandis que le guide d’administration du système couvre l’installation technique et les options de configuration.