Documenter et imprimer les réunions : tâches, résultats et procès-verbaux, le tout avec un même logiciel

Chaque projet implique des réunions régulières : quelle est la situation actuelle ? Qui est responsable de quelles tâches ? Dans les institutions publiques en particulier, il est crucial de documenter clairement les décisions issues des réunions, d’une manière conforme aux exigences d’audit. Une transparence complète, en interne comme en externe.

Avec OpenProject, c’est simple : vous pouvez préparer des réunions en quelques clics, lier des tâches et créer un compte rendu structuré avec les responsabilités, les résultats et la liste des participants.

La réunion est terminée ? Exportez et imprimez directement votre réunion depuis le système, au format PDF clair. Ainsi, vous avez toutes les décisions et responsabilités noir sur blanc, prêtes pour les dossiers, audits ou demandes de citoyens.

Documenter les décisions

Quel est le cœur de presque toutes les réunions ? Rassembler différents points de vue et prendre des décisions. En réalité, cela paraît souvent très différent. Les réunions dépassent souvent leur durée prévue, les participants ne savent plus pourquoi ils sont là, et en fin de compte tout le monde ressort aussi confus qu’au début.

Votre équipe a besoin de réunions transparentes et claires, du début à la fin. Le bon logiciel vous guide à chaque étape et fournit une structure claire. Découvrez toutes les fonctionnalités du module des réunions d’OpenProject : réunions récurrentes ou ponctuelles, lien avec les lots de travaux, intégration du calendrier et bien plus.

Comment puis-je enregistrer des décisions directement pendant une réunion ?

Avec OpenProject, vous enregistrez les décisions pendant le déroulement de la réunion. Rien n’est oublié et tous les participants, même ceux qui n’ont pas pu rejoindre la réunion, peuvent voir immédiatement ce qui a été décidé.

Pour cela, définissez le statut de la réunion sur « En cours ». Cela active automatiquement un bouton + Résultat sous chaque point de l’ordre du jour. N’importe quel participant peut cliquer pour enregistrer une décision immédiatement.

Vous pouvez également réorganiser les points de l’ordre du jour par glisser-déposer à tout moment. Si certains points s’avèrent non pertinents, il suffit de les

• déplacer plus bas dans le backlog,
• les supprimer,
• ou, dans une série de réunions récurrentes, les reporter à la réunion suivante.

Le résultat est un compte rendu clair et traçable qui capture vos décisions exactement telles qu’elles ont été prises.

Attribuez des responsabilités

Pour mettre en œuvre les décisions, les responsabilités doivent être parfaitement claires. Dans OpenProject, vous définissez directement pendant la réunion qui est responsable de chaque point de l’ordre du jour.

Cela évite aussi ces moments gênants où personne ne lance la discussion, car personne ne se sent responsable. Chacun peut voir le nom et l’avatar de la personne en charge à côté de chaque point.

Cela réduit les questions et la coordination en double. Les projets se déroulent plus facilement, car chacun connaît son domaine de responsabilité et les prochaines étapes sont claires.

Comment attribuer des responsabilités directement pendant une réunion ?

Le module des réunions d’OpenProject propose deux façons d’ajouter des points à l’ordre du jour et de définir des responsabilités :

1. Vous pouvez ajouter un lot de travaux existant (comme une tâche ou un ticket), qui a généralement déjà une personne assignée.

2. Vous pouvez créer un nouveau point à l’ordre du jour et indiquer la personne responsable directement dans le texte. Bien sûr, vous pouvez aussi lier plusieurs lots de travaux à un même point.

Dans les deux cas, vous pouvez ajouter une personne responsable en haut à droite du point à l’ordre du jour. Vous décidez si cette personne se contente de présenter le sujet ou si elle est aussi chargée du suivi.

Tout est dans le compte rendu, qui est votre source unique de vérité

Tous les points de la réunion sont automatiquement rassemblés dans un compte rendu structuré. C’est votre source unique et fiable de vérité, sans feuilles Excel dispersées ni fichiers Word. Avec OpenProject, vous continuez à travailler sur les tâches et à les documenter exactement au moment où elles sont discutées. Dites adieu aux notes prises de mémoire, incomplètes ou approximatives.

Que contient automatiquement le compte rendu de la réunion ?

Votre réunion dans OpenProject rassemble tout : ordre du jour, résultats, tâches, documents, responsabilités, participants, ainsi que la date et l’heure. Tout est regroupé au même endroit et accessible à toutes les personnes concernées.

Vous conservez vos processus habituels tout en gagnant en efficacité : rédigez directement le compte rendu à partir de l’ordre du jour et ajoutez simplement les résultats. Cela vous permet de gagner du temps et reflète fidèlement le contenu de votre réunion.

Pourquoi un compte rendu central est-il si important ?

Avec un document unique et toujours à jour, vous établissez une source unique de vérité claire. Dites adieu aux anciennes versions perdues dans les e-mails ou les feuilles de calcul.

Même les personnes qui n’ont pas pu assister à la réunion peuvent facilement voir ce qui a été discuté et décidé. Un seul clic sur le lot de travaux lié suffit souvent pour consulter tous les détails et l’ensemble des échanges.

Quels autres outils me faut-il pour mes réunions ?

OpenProject couvre presque tout, de l’ordre du jour jusqu’au compte rendu final. Le seul outil supplémentaire dont vous avez besoin est un logiciel pour la visioconférence ou la conférence téléphonique, si vous organisez des réunions en ligne ou en mode hybride. Idéalement, choisissez-en un qui permette le partage d’écran et l’affichage de la réunion dans OpenProject en même temps.

Conseil

Nous sommes passionnés par l’open source et c’est pourquoi notre propre équipe utilise le logiciel libre BigBlueButton pour les visioconférences. Il s’intègre parfaitement à OpenProject.

À quoi sert la fonction de calendrier ?

L’e-mail d’invitation généré automatiquement contient un fichier ICS. Cela permet aux participants d’ajouter la réunion à leur calendrier personnel d’un simple clic, qu’ils utilisent Outlook, Thunderbird ou un autre outil compatible avec iCal.

Vous pouvez aussi télécharger le rendez-vous directement à partir de la réunion pour l’ajouter manuellement à votre calendrier. Même si OpenProject intègre son propre calendrier, nous savons que pour de nombreuses équipes, le calendrier principal est celui qui rassemble tout. C’est pourquoi nous facilitons l’intégration.

Noir sur blanc : exportez et imprimez vos comptes rendus

Une fois la réunion terminée, vous pouvez exporter et imprimer vos comptes rendus immédiatement. Ainsi, toutes les décisions et responsabilités sont clairement documentées, noir sur blanc, auditables et prêtes à être archivées.

Comment imprimer le compte rendu de ma réunion ?

Quelques clics suffisent pour exporter le compte rendu au format PDF. Vous pouvez choisir d’y inclure :

• une liste des participants (au-dessus de l’ordre du jour),
• une liste des pièces jointes (à la fin),
• les entrées du backlog,
• ou les résultats.

Vous pouvez également ajouter un texte de pied de page personnalisé. Cliquez sur Télécharger et vous obtiendrez un document formaté de manière professionnelle, prêt à être imprimé ou archivé numériquement.

Pourquoi est-ce important pour les archives et les audits ?

Un procès-verbal prêt à l’audit est essentiel, en particulier dans les institutions publiques et les organisations soumises à des exigences strictes en matière de documentation écrite. Cela vous permet de prouver à tout moment qui a décidé quoi et quand.

Même si les personnes concernées sont prêtes pour utiliser des processus numériques, les exigences en coulisses impliquent souvent encore l’usage du papier. Et avec OpenProject, vous pouvez satisfaire cette exigence de manière fluide.

Conclusion : pourquoi OpenProject est particulièrement utile pour les réunions dans les projets publics

Avec OpenProject, vous documentez en permanence les décisions, les tâches et les responsabilités, de manière transparente, traçable, prête à l’audit et accessible à toutes les personnes concernées. Cela vous aide non seulement à répondre aux exigences en matière de documentation, mais rend aussi vos projets plus organisés et vos équipes plus efficaces dans leur collaboration.

Dans les institutions publiques, il est particulièrement important de documenter complètement les processus et de pouvoir prouver à tout moment qui a décidé quoi. OpenProject rend cela possible sans rupture de support, sans feuilles Excel dispersées ni fichiers Word. À la place, vous disposez d’une plateforme centrale qui relie sans accroc la planification, l’exécution et le suivi de vos réunions.

Cela permet de garder vos projets transparents et vérifiables en permanence. Vous pouvez vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde, depuis la première décision jusqu’au document imprimé qui consigne chaque résultat avec clarté.

En savoir plus sur OpenProject pour le secteur public, y compris plusieurs études de cas.