Aperçu : Workflow de demande d'initiation de projet pour PM² et d'autres normes (Enterprise add-on)
Ceux qui travaillent selon des normes de gestion de projet, telles que PM² ou PMflex, s’appuient sur des exigences très spécifiques lors de la création de nouveaux projets. La demande de lancement d’un nouveau projet prend donc souvent beaucoup de temps et est sujette à des erreurs : *Quelle version de la feuille de calcul contient réellement les données actualisées ? Dans de nombreuses organisations, cette demande de lancement de projet sert de base formelle pour l’approbation, la budgétisation et l’établissement des priorités.
En tant que gestionnaire de portefeuille de projets, vous souhaitez permettre aux initiateurs de projets de créer et de traiter facilement des demandes d’initiation de projets dans une plateforme unique de gestion de projets et de portefeuilles. C’est pourquoi nous voulons significativement simplifier le processus d’initiation de projet avec OpenProject : nous développons actuellement un assistant qui guide les utilisateurs étape par étape à travers le flux de travail d’initiation de projet.
Dans cet article de blog, vous découvrirez exactement comment ce flux de travail simplifiera le travail des gestionnaires de portefeuille et de toutes les personnes impliquées dans la création de nouveaux projets. N’oubliez pas qu’il s’agit d’une prévision d’une fonctionnalité encore en cours de développement et qu’elle est donc susceptible d’être modifiée.
Important
Cette fonctionnalité est actuellement prévue pour la version 17.1 en février 2026, en tant que module complémentaire Enterprise dans le plan Premium. Veuillez consulter notre page de tarification pour en savoir plus sur les différents plans d’OpenProject.
Guidage automatisé pour les processus complexes
Chaque mois, nous lançons de nouvelles fonctionnalités et des modules complémentaires pour OpenProject. D’une part, cela signifie que le logiciel devient plus puissant. Les gestionnaires de projets peuvent travailler plus rapidement, plus efficacement et de manière plus ciblée. D’autre part, nous sommes conscients que les utilisateurs ont besoin d’une orientation claire de la part du logiciel - en particulier lorsque les processus sous-jacents sont complexes, qu’ils soient basés sur PM², PMflex ou d’autres normes de gestion de projet.
Un flux de travail étape par étape peut s’avérer extrêmement utile, en particulier lorsque vous démarrez un projet. L’idée : les gestionnaires de portefeuilles de projets définissent des étapes et des attributs spécifiques dans un modèle. Toute personne qui crée ensuite un nouveau projet suit simplement les étapes prédéfinies. À la fin, un dossier de travail est créé, qui contient toutes les informations nécessaires et est directement attribué à la personne ou au groupe responsable de l’examen de la demande.
Cela garantit que les normes sont respectées, que tout est documenté de manière centralisée et que les utilisateurs peuvent se concentrer sur leur travail et non sur l’outil.
Avantages d’un flux de travail pour les demandes de lancement de projet
Ce qui suit vous semble-t-il familier ? Pour créer une demande d’initiation de projet selon PM² ou PMflex, vous devez chercher dans des feuilles de calcul Excel éparses - ou, pire encore, dans des courriels - et, au bout du compte, vous n’êtes toujours pas sûr de disposer des données les plus récentes et les plus correctes. Et même si toutes les données sont là, elles doivent encore être vérifiées par un gestionnaire de portefeuille ou de programme. Mais comment et quand ?
Ces processus peu clairs font perdre du temps et provoquent des frustrations, ce qui se traduit par des demandes de lancement de projet incomplètes.
Alors, allons-y :
- Prédéfinissez des processus clairs et des attributs requis dans un modèle.
- Activez une fonction qui guide l’utilisateur pas à pas.
- Complétez le flux de travail par une automatisation qui regroupe toutes les informations et lance l’étape suivante.
Notre vision est de rendre cela possible pour les utilisateurs de PM² et PMflex en particulier et de le rendre possible en tant que module complémentaire d’entreprise. Parallèlement, nous souhaitons que les équipes qui utilisent d’autres méthodes - telles que PRINCE2, SAFe, OKR - bénéficient de normes prédéfinies et d’une création de projet guidée.
Conseil
PMflex est la norme de gestion de projet pour l’administration publique en Allemagne. Comme OpenProject fait partie de [openDesk, la suite bureautique et collaborative tout-en-un conçue pour le secteur public allemand] (/opendesk), l’assistant de lancement de projet sera également disponible pour les utilisateurs d’openDesk.
Un processus structuré aide les organisations :
- Réduire la charge cognitive des initiateurs de projets.
- Veillez à ce que toutes les informations obligatoires soient collectées.
- Évitez les erreurs dues à des données obsolètes ou incohérentes.
- Normaliser le lancement des projets dans tous les services.
- Intégrez plus facilement les nouveaux employés.
- Améliorer la transparence pour les évaluateurs et les décideurs impliqués dans le processus d’approbation.
- Automatisez le transfert aux gestionnaires de portefeuille ou de programme.
- Conservez la documentation dans un endroit central.
Voyons ce sur quoi l’équipe d’OpenProject travaille actuellement pour concrétiser cette idée d’un assistant d’initiation de projet.
Aperçu des fonctionnalités : workflow d’initiation de projet (Enterprise add-on)
Le module complémentaire prévu pour les entreprises permettra aux initiateurs de projets de naviguer dans le processus en quatre étapes.
1. Sélectionnez un modèle pour créer un projet
Choisissez le bon modèle de projet, de programme ou de portefeuille défini par votre gestionnaire de portefeuille pour vous assurer que tous les attributs et étapes nécessaires sont inclus.
Image : Maquette de prévisualisation montrant l’interface permettant de sélectionner différents modèles pour commencer la demande d’initiation de projet dans OpenProject.
2. Remplir les exigences prédéfinies
Saisissez les informations nécessaires sous une forme claire et guidée. Les champs affichés dépendent du modèle choisi et garantissent que toutes les données obligatoires sont collectées.
Image : Maquette de prévisualisation montrant l’interface permettant de remplir plusieurs exigences pour la demande de lancement de projet, telles que les dates, les informations techniques ou la base juridique.
3. Soumettre la demande de lancement du projet pour déclencher les automatismes
Une fois que tous les champs requis sont remplis, soumettez la demande d’initiation. Le flux de travail regroupe automatiquement toutes les informations et les envoie au réviseur responsable.
Image : Maquette de prévisualisation montrant l’interface de soumission d’une demande d’initiation de projet dans OpenProject.
4. Vérifier le statut et l’artefact exporté sur le paquet de travail
Après la soumission, OpenProject crée automatiquement un work package en plus du projet que vous venez de créer. Ce lot de travail vous permet de suivre l’état d’avancement de la demande d’ouverture. En outre, OpenProject générera un artefact à partir de vos informations sous la forme d’un PDF et l’ajoutera au paquet de travail nouvellement créé.
Pour cette étape, nous n’avons pas encore de maquette à montrer, mais le paquet de travail créé pourrait ressembler à ceci :
*Image : Lot de travail de démonstration d’une demande d’initiation de projet dans OpenProject, avec une description rédigée automatiquement, un fichier PDF téléchargé (l’artefact) et un commentaire de ‘System’.
Exemple tiré de la pratique : Comment cet assistant améliorera le travail quotidien
Imaginez Anna, coordinatrice de projet au sein du service informatique d’une ville allemande de taille moyenne. Jusqu’à présent, sa journée de travail commençait souvent de la même manière : elle cherchait la bonne version d’un dossier d’initiation de projet. Une version a été sauvegardée sur un disque partagé, une autre a été jointe à un courriel et une troisième a été mise à jour par un collègue “juste la semaine dernière” - mais personne ne se souvient de l’endroit où elle a été mise à jour.
Lorsqu’elle a enfin trouvé le bon fichier, le défi suivant a été de déterminer quels champs étaient obligatoires. Certains projets nécessitaient des informations supplémentaires, d’autres non. Et s’il manquait quelque chose, le gestionnaire de portefeuille renvoyait la demande quelques jours plus tard avec des commentaires tels que “Veuillez mettre à jour la section 3.2” ou “Justification manquante pour la planification budgétaire”.
Avec le nouveau processus d’initiation de projet dans OpenProject, ce processus devrait devenir beaucoup plus facile. Anna sélectionne le bon modèle, suit les étapes prédéfinies et ne remplit que les champs correspondant au type de projet. Pas de devinettes, pas de confusion de versions, pas de va-et-vient.
Lorsqu’elle soumet sa demande, toutes les informations sont automatiquement regroupées et attribuées à l’examinateur responsable, ce qui rend le processus transparent, structuré et nettement plus rapide. Et comme le flux de travail s’aligne sur la phase d’initiation de projet de PMflex, son organisation peut s’assurer que chaque nouveau projet démarre avec une documentation complète et standardisée.
Perspectives
Le processus d’initiation du projet est la première étape d’une série de processus guidés dans OpenProject. Une fois cette fonctionnalité achevée, nous prévoyons de prendre en charge d’autres assistants alignés sur PMflex afin de faciliter encore davantage la gestion structurée des projets, des programmes et des portefeuilles, en particulier pour les administrations publiques et les grandes organisations dotées de processus standardisés.
Nous sommes impatients de vous donner plus d’informations au fur et à mesure de l’avancement du développement.
