Conduire l’adoption par les utilisateurs et conduire le changement lors du passage de Jira à OpenProject

Lorsque les organisations décident de migrer de Jira à OpenProject, l’attention initiale se porte souvent sur des aspects techniques tels que le transfert de données ou le mappage des cas d’utilisation. Bien que ces éléments soient essentiels, je constate régulièrement que le plus grand défi n’est pas d’ordre technologique. Le véritable facteur de réussite est la capacité de l’organisation à gérer les initiatives de changement et à guider les personnes sur le chemin du changement.

Co-créer le futur mode de travail

Chez OpenProject, nous abordons les migrations en sachant que leur succès dépend d’une gestion réfléchie du changement. Plutôt que d’imposer un nouveau système, nous travaillons avec les organisations pour co-créer leur avenir au sein d’OpenProject. Cela commence par :

• Identifier les parties prenantes et comprendre leurs méthodes de travail, leurs besoins, leurs processus et leurs difficultés.
• Cartographier les cas d’utilisation qui façonnent leur travail quotidien.
• Traduire les flux de travail existants dans OpenProject dans la mesure du possible et,
• Explorer ensemble les besoins sous-jacents, lorsqu’il n’existe pas d’équivalent direct.

Chez OpenProject, nous abordons le développement de produits avec un état d’esprit très centré sur l’utilisateur. Lorsque je guide des entreprises dans le processus de migration de Jira vers OpenProject, j’essaie toujours d’impliquer les utilisateurs réels dès le début. Je vais sur l’île de mes utilisateurs et j’essaie de comprendre leurs besoins. Je parle bien de “besoins” et non de solutions. Ce n’est pas à l’utilisateur mais à nos équipes de produits de définir une solution basée sur les besoins des utilisateurs. Grâce à des méthodes de prototypage rapide, nos équipes fournissent des solutions tangibles et les valident auprès des utilisateurs. Ce processus itératif et collaboratif favorise l’appropriation, instaure la confiance et crée naturellement des défenseurs internes de la nouvelle plateforme. Il nous aide à définir des solutions qui répondent réellement aux besoins des utilisateurs.

Le développement de nos produits est totalement transparent. Vous pouvez lire chaque critère d’acceptation que nous définissons pour nos histoires d’utilisateurs. Nous cherchons activement à obtenir un retour d’information de la part de nos utilisateurs. L’utilisation d’un produit open source vous donne la possibilité de façonner le produit avec nous. Notre communauté est importante.

Passer d’une source fermée à une source ouverte

Nous reconnaissons également l’importance de la conduite du changement tout au long de la transition. Les leaders du changement qui réussissent écoutent avec intention, restent curieux et traitent le retour d’information comme un apport précieux. La création d’une sécurité psychologique permet aux utilisateurs de partager ouvertement leurs préoccupations et leurs idées.

Pour renforcer l’adoption, nous encourageons généralement le développement de réseaux de champions internes. Identifier les premiers adoptants et leur donner les moyens de soutenir leurs pairs permet de créer une dynamique au sein des équipes. L’implication des décideurs à un stade précoce garantit l’alignement et un soutien durable. La conduite du changement est un sport d’équipe, qu’il s’agisse d’une équipe de 50 personnes ou d’une organisation de 150 000 personnes.

Si vous souhaitez approfondir le sujet du passage d’une source fermée à une source ouverte, j’ai récemment exploré ce sujet dans un exposé à FOSDEM.

Commencer la transition dans la pratique

Un moyen pratique d’entamer la transition est de faire une démonstration de faisabilité avec des équipes sélectionnées, représentant idéalement des groupes cibles clés.

Pour comprendre ce que signifie réellement le passage de Jira à OpenProject, nous recommandons souvent une analyse de cas d’utilisation. En mettant en correspondance les scénarios clés de Jira avec leurs équivalents OpenProject, les organisations gagnent en transparence sur les solutions potentielles, les lacunes et définissent des stratégies d’atténuation. Cette approche structurée transforme la planification de la migration en un processus constructif, tangible et orienté vers la recherche de solutions. Le retour d’information de ces processus est essentiel pour la planification de notre feuille de route et donne aux organisations la possibilité de co-créer OpenProject avec nous en fonction de leurs besoins.

Nous guidons les utilisateurs dans leur parcours de changement, notamment en leur proposant des sessions d’accueil et de formation personnalisées. Des sessions de formation courtes et ciblées sont généralement suffisantes. Nous soutenons également les organisations avec des formats d’habilitation sur mesure, combinant la formation des administrateurs sur la configuration et les flux de travail avec des sessions au niveau de l’équipe pour l’utilisation quotidienne et une formation basée sur les rôles lorsque cela est nécessaire.

Au fur et à mesure que les processus et les besoins deviennent plus clairs, nous guidons les équipes dans la traduction des flux de travail et des besoins de Jira à OpenProject. Tout au long de cette phase, des canaux de support et des services d’assistance réactifs permettent de répondre rapidement aux questions et de renforcer la confiance.

Conclusion : De la validation du concept à l’adoption en toute confiance, en passant par la migration

Le changement peut faire peur. En fin de compte, une migration réussie ne se définit pas par un transfert de données achevé, mais par le moment où les équipes se sentent confiantes et productives dans leur nouvel espace de travail. En donnant la priorité à la co-création, à l’habilitation ciblée et à la communication transparente, nous aidons les organisations à transformer une initiative de changement potentiellement difficile en une opportunité de renforcer la collaboration entre les équipes et de réaliser pleinement la valeur d’OpenProject et de l’open source.

Vous pouvez co-créer l’avenir de la technologie en contribuant à des produits open source. Surtout si vous êtes le décideur, vous pouvez faire en sorte que le changement se produise. Commencez la transition vers l’open source, mais préparez-la bien. Vous n’êtes pas obligé de le faire et vous ne devriez pas le faire seul. Co-créer l’avenir avec nous et vos collègues. La souveraineté numérique ne se construit pas uniquement avec du code, mais avec des personnes qui y croient.

Et rappelez-vous… Vous ne faites pas que migrer des logiciels, vous construisez la démocratie et la liberté pour les générations futures.