PRINCE2 con OpenProject

A la hora de gestionar proyectos complejos, resulta útil utilizar una metodología de gestión de proyectos como guía. PRINCE2 es una de las metodologías más populares y utilizadas que existen. OpenProject es una popular herramienta compatible con PRINCE2 que ofrece las ventajas del software de código abierto al tiempo que resulta rentable. Descubramos exactamente cómo los gestores de proyectos pueden aplicar PRINCE2 con OpenProject.

Nota

Publicado originalmente en 2018, este artículo se ha revisado exhaustivamente para reflejar los últimos cambios tanto en PRINCE2 como en OpenProject. El marco PRINCE2 se actualizó a la versión 7 en septiembre de 2023 (https://www.prince2.com/eur/blog/prince2-7-has-launched), añadiendo nuevas prioridades como la sostenibilidad, la gestión centrada en las personas y la integración digital/de datos. Al mismo tiempo, OpenProject ha introducido funciones clave, como mejoras en las reuniones, comparación de líneas de base y nuevos permisos, que hacen que la aplicación de los flujos de trabajo de PRINCE2 sea más fácil y potente.

Navegación por el artículo

Si ya conoce el marco PRINCE2, puede pasar directamente a la sección práctica sobre el uso de OpenProject.

• ¿Qué es PRINCE2 y cómo funciona?
• Implementación de PRINCE2 con OpenProject

¿Qué es PRINCE2 y cómo funciona?

PRINCE2 (o Projects in Controlled Environments) ofrece un proceso estructurado para los proyectos y proporciona recomendaciones para cada fase del proyecto. Es una de las principales metodologías de gestión de proyectos (junto al PMBOK (del Project Management Institute)) y se utiliza en más de 150 países.

PRINCE2 proporciona una estructura clara para los proyectos y se basa en 7 principios, 7 prácticas (antes conocidas como temas) y 7 procesos según la descripción de PRINCE2.com. Echemos un vistazo a esos aspectos básicos antes de sumergirnos en el software OpenProject.

7 principios

PRINCE2 se basa en siete principios que representan obligaciones orientativas y buenas prácticas.

Los 7 principios son:

• Justificación empresarial continuada: un proyecto debe tener sentido desde el punto de vista empresarial (uso justificado de tiempo y recursos, clara rentabilidad de la inversión).
• Aprender de la experiencia: hay que tener en cuenta los proyectos anteriores. Los equipos de proyecto utilizan para ello un registro de lecciones.
• Definir funciones, responsabilidades y relaciones: los responsables de la toma de decisiones en el proyecto están claramente definidos. Todos los participantes en el proyecto saben lo que hacen ellos y los demás. Las «relaciones» se han añadido posteriormente a PRINCE2, ya que las dependencias son una parte importante de la gestión de proyectos.
• Gestión por excepción: solo se informa a la junta del proyecto si hay o puede haber un problema. Mientras el producto funcione bien, no hay mucha intervención por parte de los gerentes.
• Gestionar por etapas: las tareas difíciles se dividen en partes más manejables, o etapas de gestión.
• Centrarse en los productos: todo el mundo sabe de antemano qué se espera del producto. Los requisitos del producto determinan la actividad laboral.
• A la medida del proyecto: la metodología PRINCE2 puede adaptarse y escalarse. Los proyectos que se ajustan en función de las necesidades reales obtienen mejores resultados en general que los proyectos que utilizan PRINCE2 de forma dogmática. Anteriormente conocido como «A la medida del entorno».

7 prácticas

Además de estos 7 principios, hay 7 prácticas, anteriormente denominadas «temas», que se abordan de forma continua a lo largo del proyecto. Proporcionan orientación sobre cómo debe gestionarse el proyecto. Se establecen al principio del proyecto y luego se supervisan continuamente para mantener el proyecto en marcha:

• Business Case: esta práctica se utiliza para determinar si un proyecto merece la pena y es realizable. Está relacionada con el principio de Justificación Continuada del Negocio.
• Organización: los gestores del proyecto deben llevar un registro de las funciones y responsabilidades de cada miembro del equipo. Está relacionada con el principio de Definir funciones y responsabilidades.
• Calidad: al comienzo del proyecto, el gestor del proyecto define lo que constituye la calidad del mismo. Está relacionada con el principio Centrarse en los productos.
• Planes: se establece un plan que describe cómo se van a alcanzar los objetivos. Se centra en el coste, la calidad, los beneficios, los plazos y los productos.
• Riesgo: los acontecimientos inciertos durante el proyecto se identifican, evalúan y controlan. Se registran en un registro de riesgos. Los riesgos positivos se denominan oportunidades; los negativos, amenazas.
• Asunto: cómo gestionar las solicitudes de cambio y todo tipo de preocupaciones relacionadas con el proyecto que surjan y requieran resolución. Los problemas no deben ignorarse, pero los cambios sólo deben aplicarse una vez acordados. Esta práctica se denominaba anteriormente «Cambio».
• Progreso: este principio se refiere al seguimiento del proyecto. Permite a los gestores del proyecto verificar y controlar si se está actuando de acuerdo con el plan del proyecto.

7 procesos

Para estructurar la progresión por etapas de un proyecto, existen 7 procesos. Cada uno de los pasos es supervisado por el gestor del proyecto y aprobado por la junta del proyecto:

• 1. Puesta en marcha de un proyecto
  • Cree un mandato de proyecto para responder a las preguntas logísticas sobre el proyecto. Abarca la finalidad del proyecto, quién lo llevará a cabo y cómo ejecutarlo.
  • Del mandato del proyecto se deriva un resumen del proyecto, así como el registro de las lecciones y los debates con los miembros del proyecto.
  • Se asigna un equipo de proyecto.
• 2. Dirección de un proyecto
  • Se trata de un proceso continuo que abarca toda la vida útil del proyecto.
  • La junta del proyecto gestiona actividades como la iniciación, los límites de las etapas, la orientación y el cierre del proyecto.
• 3. Inicio de un proyecto
  • Durante esta etapa, el gestor del proyecto determina lo que hay que hacer para completar el proyecto y esboza cómo se gestionarán los objetivos de rendimiento (coste, tiempo, calidad, beneficios, riesgos, alcance).
• 4. Control de una etapa
  • Los gestores del proyecto dividen el proyecto en paquetes de trabajo/actividades manejables y los asignan a los miembros del proyecto.
  • El gestor del proyecto supervisa e informa del progreso del paquete de trabajo.
• 5. Gestión de la entrega de productos
  • Así se controla la comunicación entre el equipo y el gestor del proyecto.
  • Las actividades incluyen la aceptación, ejecución y entrega de paquetes de trabajo.
• 6. Gestión de los límites de las etapas
  • El gestor del proyecto y la junta revisan cada etapa. La junta decide si continúa el proyecto. El gestor del proyecto registra las lecciones aprendidas con el equipo para la siguiente etapa.
  • Este proceso incluye
    • Planificación de la siguiente etapa
    • Actualización del plan del proyecto
    • Actualización del estudio de viabilidad
    • Informe del final de la etapa o elaboración de un plan de excepción
• 7. Cierre de un proyecto
  • En el proceso final, se cierra el proyecto. Esto incluye el desmantelamiento del proyecto, la identificación de las acciones de seguimiento, la preparación de la evaluación del proyecto y las revisiones de los beneficios, la liberación de los recursos sobrantes y la entrega de los productos al cliente.

Implantación de PRINCE2 con OpenProject

OpenProject es compatible con los siete procesos, los siete principios y las siete prácticas establecidos por la metodología PRINCE2. Veamos exactamente cómo los gestores de proyectos pueden implantar PRINCE2 con OpenProject en 7 pasos:

1. Puesta en marcha de un proyecto: crear un proyecto, activar módulos, crear el Mandato del proyecto, añadir miembros.
2. Dirección de un proyecto: definir roles y permisos, crear puntos de control para la toma de decisiones y realizar un seguimiento de los mismos.
3. Inicio de un proyecto: definir objetivos de rendimiento, establecer presupuestos y asignarlos.
4. Controlar una etapa: crear paquetes de trabajo y relaciones, estimar y evaluar el trabajo.
5. Gestión de la entrega de productos: registrar el tiempo, comunicar y documentar los paquetes de trabajo.
6. Gestión de los límites de las etapas: crear reuniones, establecer etapas y puertas, ver comparaciones de base de referencia.
7. Cierre del proyecto: crear informes en PDF, archivar el proyecto.

1. Puesta en marcha de un proyecto

Antes de iniciar cualquier trabajo, PRINCE2 recomienda aclarar si el proyecto es viable y merece la pena seguir adelante. En OpenProject, este paso inicial es rápido e intuitivo: se crea un nuevo espacio para el proyecto, se habilitan los módulos necesarios y se preparan las bases para una colaboración estructurada, la gobernanza y la documentación.

Crear un proyecto

La puesta en marcha de un proyecto en OpenProject comienza con la simple creación de un proyecto. Simplemente haga clic en el botón verde + en la barra de navegación superior y seleccione + Proyecto en el menú desplegable. A continuación, solo tiene que introducir un nombre y hacer clic en Crear.

Activar los módulos necesarios

Ahora el proyecto está creado y puede empezar con algunos ajustes básicos. Vaya a Configuraciones del proyecto → Módulos para asegurarse de que los módulos Wiki, Paquetes de trabajo, Tiempo y costes y, opcionalmente, Reuniones, Foros, Presupuestos y Noticias estén activados. Estos módulos fomentan la transparencia, la colaboración y la documentación, aspectos fundamentales para un enfoque centrado en las personas en PRINCE2 7.

El módulo Wiki es especialmente útil para documentar el mandato del proyecto, las lecciones aprendidas y otros elementos, como los planes de comunicación. Esto se alinea con el énfasis que PRINCE2 pone en la responsabilidad, las personas y el aprendizaje continuo.

Crear un mandato de proyecto en el módulo Wiki

A continuación, seleccione Wiki en el menú lateral de la izquierda y utilícelo para crear el Mandato de proyecto. Asegúrese de pulsar el botón Guardar al final. Si lo desea, puede crear más páginas wiki, como el Registro de lecciones también.

Añadir miembros a su proyecto

Después, vuelva a su proyecto y seleccione Miembros en el menú lateral para añadir a los miembros del proyecto y asignarles funciones.

Si los miembros del proyecto aún no tienen una cuenta OpenProject, puede enviarles una invitación directamente en su proyecto.

Consejo

Si es administrador del sistema, puede invitar a nuevos miembros a su instancia y añadirlos al proyecto después. Haga clic en su avatar en la parte superior derecha y seleccione Administración → Usuarios y permisos. También puede asignar grupos enteros para añadir varios miembros del proyecto a la vez.

2. Dirección de un proyecto

Una vez establecido el proyecto y asignado el equipo, el papel de la junta del proyecto en PRINCE2 es guiar el proyecto y aprobar las decisiones importantes. En OpenProject, puede reflejar esta configuración mediante roles, permisos y puntos de control de decisiones.

Definir funciones y permisos

Puede configurar qué roles tienen permisos para editar, aprobar o sólo ver información en Administración → Usuarios y permisos → Roles y permisos.

Esto le permite asegurarse de que:

• Los gestores del proyecto pueden actualizar los planes y los paquetes de trabajo.
• Los miembros de la junta pueden revisar los progresos y aprobar las etapas principales.
• Los miembros del equipo sólo ven lo que es relevante para ellos.

Si estos permisos están establecidos en la administración del sistema, puede volver a su proyecto, navegar a Miembros en el menú de la izquierda y asignar roles clave como Gestor del proyecto y Miembro de la junta.

Crear puntos de control de las decisiones con hitos y diagramas de Gantt

Utilice Hitos para marcar los límites de las etapas que requieren aprobación. En OpenProject, los hitos son un tipo de paquete de trabajo que tiene una fecha objetivo, pero no una duración como otro tipo de paquetes de trabajo. Para visualizar los hitos y sus paquetes de trabajo conectados, utilice los diagramas de Gantt de OpenProject.

Vaya a Diagramas de Gantt en el menú lateral izquierdo, haga clic en el botón verde + Crear y seleccione Hito en el menú desplegable. También puede añadir observadores (por ejemplo, el grupo «miembros de la junta») para que se les notifique cuando se alcance un hito.

Cree varios puntos de control de decisión (Hitos) junto con fases, tareas y otros tipos de paquetes de trabajo que necesite y cree relaciones y jerarquías.

Seguir las decisiones y aprobaciones

Utilice los campos de estado para indicar cuándo una etapa o un paquete de trabajo está a la espera de la aprobación de la junta. Por ejemplo, establezca el estado en «Pendiente de decisión de la junta» o utilice un campo personalizado con opciones desplegables como «Pendiente», «Aprobado» o «Se requiere excepción».

Los miembros de la junta pueden dejar comentarios o cambiar el estado directamente en el paquete de trabajo, sin necesidad de utilizar herramientas adicionales ni cadenas de correo electrónico.

3. Inicio de un proyecto

Una vez que la junta del proyecto ha autorizado el inicio, PRINCE2 se centra en planificar cómo se ejecutará, controlará y completará el proyecto. En OpenProject, aquí es donde se sientan las bases: se definen los objetivos de rendimiento, se planifican las fases del proyecto y se estiman los recursos.

Definir los objetivos de rendimiento

Utilice una página Wiki para resumir los objetivos clave del proyecto, como el tiempo, el coste, el alcance, el riesgo, la calidad y los beneficios. De este modo, crea un entendimiento común para todos los involucrados.

Puede incluir el wiki como un widget de texto personalizado en la página resumen del proyecto para que sea visible de un vistazo. Para ello, abra Resumen, haga clic en + Widget y seleccione Texto personalizado. En esta página, también puede visualizar otros objetivos clave de rendimiento para ver toda la información importante cuando acceda a su proyecto.

Establecer y asignar presupuestos

Vaya al módulo Presupuestos para crear un nuevo presupuesto. Introduzca un nombre y defina unidades de coste, como tarifas de mano de obra por hora o costes de material. También puede fijar un importe base. Esto le ayudará a controlar si el proyecto PRINCE2 se mantiene dentro de sus límites financieros en todo momento.

Si ha creado fases o hitos en la fase de dirección, ahora puede asignarles presupuestos. Pulse el icono de información para abrir la vista Detalles y, a continuación, asígnelos a su presupuesto en la sección Costes. Esto garantiza la alineación financiera en todas las etapas.

Más información sobre la gestión de presupuestos en OpenProject.

4. Control de una etapa

En PRINCE2, el gestor del proyecto es responsable de supervisar el progreso dentro de cada etapa y de garantizar que los paquetes de trabajo se entregan de acuerdo con el plan. En OpenProject, puede dividir las fases en paquetes de trabajo más pequeños, asignar responsabilidades y realizar un seguimiento del progreso mediante la tabla de paquetes de trabajo.

Desglosar el trabajo y crear relaciones

Tras establecer las fases y los hitos iniciales, continúe dividiendo las fases en paquetes de trabajo. Para ello, haga clic en los tres puntos situados junto a una fase y seleccione Crear nuevo elemento secundario. Seleccione el tipo Tarea o Paquete de trabajo si ha creado un tipo distinto para ello. Consulte la Guía del usuario de OpenProject sobre cómo crear un nuevo tipo.

Para mostrar las dependencias entre los paquetes de trabajo y crear vínculos lógicos, los usuarios pueden crear diferentes tipos de relaciones entre los paquetes de trabajo, por ejemplo, predecesor, sucesor, elemento secundario, bloques, parte de… o relaciones sin efectos lógicos sobre el paquete de trabajo relacionado.

Estimar el trabajo

Durante el proceso de Control de una etapa en PRINCE2, es crucial realizar un seguimiento del trabajo en curso y responder de forma proactiva a cualquier riesgo de desviación. En OpenProject, la sección Estimaciones y progresos de cada paquete de trabajo ofrece una visión clara del esfuerzo y el estado.

Esta sección incluye:

• Trabajo
• Tiempo invertido
• Trabajo restante
• % completado

Para añadir trabajo, puede abrir un paquete de trabajo y añadir allí la información. O, si desea editar varios paquetes de trabajo uno tras otro, cree una tabla de paquetes de trabajo que muestre columnas para el progreso. Añada la columna Tiempo estimado para proporcionar una estimación del esfuerzo en horas.

Asignar trabajo

A continuación, continúe asignando los paquetes de trabajo a los miembros del proyecto haciendo clic en las celdas de la columna Asignado.

5. Gestión de la entrega de productos

Según PRINCE2, este proceso se centra en la ejecución programada del trabajo y la obtención de resultados de alta calidad. OpenProject lo respalda mediante una colaboración estructurada, un seguimiento del tiempo y una comunicación transparente, todo ello directamente vinculado a cada paquete de trabajo.

Registrar el tiempo en paquetes de trabajo

Mientras trabajan en el proyecto, los miembros del mismo pueden registrar su tiempo abriendo la vista de detalles del paquete de trabajo, seleccionando el menú Más (tres puntos) y después la entrada Registro de tiempo. Como alternativa, pueden pulsar el botón de seguimiento del tiempo (icono del reloj) en la barra superior. Esto inicia un temporizador. Si vuelve a hacer clic en él, se detendrá el temporizador y se abrirá el modal Registro de tiempo con la duración rellenada previamente.

Comunicar y documentar los paquetes de trabajo

Para facilitar la comunicación dentro del proyecto, OpenProject ofrece el módulo foros, reuniones y noticias.

La pestaña Actividad de cada paquete de trabajo permite a los miembros del equipo y a los gestores del proyecto colaborar y hacer un seguimiento de los cambios. Utilice @menciones, reacciones con emojis y comentarios internos (disponibles como extensión Enterprise) para mantenerse en línea durante toda la fase de entrega. Más información sobre la actividad de los paquetes de trabajo con OpenProject.

Y luego está la gestión de archivos con OpenProject: suba archivos con unos pocos clics a su paquete de trabajo o utilice una de nuestras integraciones para enlazar con Nextcloud, OneDrive (extensión Enterprise) o SharePoint (extensión Enterprise).

6. Gestión de los límites de las etapas

En PRINCE2, cada etapa debe terminar con una revisión y aprobación antes de seguir adelante. En OpenProject, puede apoyar esto estructurando su proyecto en fases e hitos, haciendo un seguimiento del progreso en la sección Estimaciones y progreso y revisando los resultados clave con el equipo.

El progreso de las fases se documenta automáticamente en la sección Actividad de la fase. Además, el progreso se puede configurar directamente, tal y como describimos en la sección sobre cómo controlar una etapa.

Gestionar las reuniones

Para revisar el progreso y tomar decisiones de seguir o no entre etapas, recomendamos encarecidamente utilizar el módulo Reuniones de OpenProject. Le permite preparar agendas estructuradas, asignar paquetes de trabajo para su discusión y documentar directamente las decisiones, todo en un mismo lugar.

Puede utilizar reuniones periódicas (por ejemplo, después de cada etapa) y aplicar plantillas para mantener la coherencia de las revisiones en todos los proyectos. Durante la reunión, los resultados pueden registrarse directamente en la agenda, y las acciones de seguimiento pueden crearse como paquetes de trabajo de inmediato. Esto garantiza la responsabilidad y la trazabilidad de sus decisiones sobre los límites de las etapas.

Consejo

¿Necesita compartir notas de reuniones con partes interesadas externas? Simplemente exporte la reunión como un PDF para distribuir un resumen de los resultados clave.

Ciclo de vida del proyecto con etapas y puertas de etapa

Apoye las transiciones entre etapas con puertas de aprobación: la función ciclo de vida del proyecto de OpenProject, diseñada originalmente para el marco PM², le permite definir fases y puertas. En nuestra edición Enterprise, puede editarlas y crear otras nuevas. Utilice esta función para estructurar visualmente sus etapas PRINCE2 e introducir puntos de control para la aprobación de la dirección antes de continuar.

Comparación de base de referencia

Para evaluar cómo se está comportando con respecto a su plan original, utilice la función Comparaciones de base de referencia. Con un solo clic, puede ver rápidamente qué ha cambiado en las tablas de su paquete de trabajo desde la última instantánea, lo que resulta útil para identificar anomalías antes de pasar a la siguiente fase.

7. Cierre del proyecto

En PRINCE2, cerrar un proyecto significa completar formalmente todo el trabajo, revisar los resultados y entregar los entregables. OpenProject proporciona la estructura y las herramientas de documentación necesarias para apoyar un proceso de cierre transparente y sin problemas.

Informes en PDF

Cuando se hayan completado todas las tareas, fases e hitos, puede documentar el informe final del proyecto en una página wiki, añadir una noticia o crear un nuevo documento. Si termina su proyecto con una reunión, puede descargarla en formato PDF para generar también un informe final.

Archivar el proyecto

Como último paso, puede archivar el proyecto seleccionando Configuración del proyecto y después Archivar. Si cree que en el futuro trabajará en un proyecto con una estructura similar, también puede establecer este proyecto como plantilla.

Consejo

Archivar un proyecto también ayuda a mantener su espacio de trabajo limpio y centrado en el trabajo activo. Puede seguir accediendo a los proyectos cerrados y filtrarlos en su lista de proyectos según sus necesidades.

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