Software de gestão de reuniões para uma comunicação eficaz

Agende, organize e acompanhe as suas reuniões sem esforço com a nossa solução de gestão de reuniões de código aberto.

Organize reuniões melhores

Gestão de reuniões fluida para uma colaboração eficaz

As reuniões são o coração do trabalho de equipa eficaz, impulsionando a colaboração e alinhando objetivos. Para projetos complexos e dinâmicos, é crucial ter um processo de reunião estruturado e eficiente. Com o OpenProject, as equipas podem adaptar-se rapidamente, obter informações valiosas e melhorar continuamente em cada sessão. Crie reuniões únicas ou séries de reuniões para simplificar a colaboração da equipa e poupar tempo.

Descubra como as funcionalidades de gestão de reuniões do OpenProject o ajudam a agendar reuniões, criar agendas e documentar decisões de forma eficiente. Atribua responsabilidades aos membros da equipa, assegurando que cada tarefa tem um proprietário claro. Integre facilmente as reuniões no seu calendário e envie convites aos participantes com apenas alguns cliques. A nossa funcionalidade de atas de reuniões ajuda a acompanhar as discussões e as ações de seguimento, garantindo que cada conversa resulta num progresso tangível e mantém os seus projetos no caminho certo.

Crie agendas estruturadas no OpenProject para manter as suas reuniões focadas e organizadas. Divida as ordens de trabalhos em secções e pontos claros, facilitando a orientação das discussões e a cobertura de todos os pontos-chave. Ligue os pontos da ordem de trabalhos diretamente aos pacotes de trabalho para ligar tarefas, responsabilidades e atualizações de projetos de forma fluida. Isto garante que a sua equipa se mantém alinhada e que todas as reuniões conduzem a um progresso significativo.

Saiba mais sobre o agendamento de reuniões no OpenProject

Convide os membros da equipa diretamente por e-mail, facilitando a participação de todos na conversa. Com apenas alguns cliques, pode notificar os participantes das próximas reuniões, garantindo que as principais partes interessadas estão sempre informadas. Cada convite contém todos os detalhes essenciais da reunião, para que os membros da equipa saibam o que esperar. Isto mantém a comunicação clara e aumenta o envolvimento desde o início.

Leia o tutorial sobre gestão de reuniões no OpenProject

Reuniões recorrentes

Mantenha-se organizado com a criação automática de reuniões

Gerir reuniões regulares de forma eficiente é crucial para manter os projetos sob controlo. As nossas reuniões recorrentes eliminam o incómodo de agendar manualmente reuniões repetidas, assegurando a consistência e o alinhamento entre as equipas. Configure facilmente séries de reuniões com base num modelo, personalize a frequência das suas reuniões recorrentes e deixe o sistema tratar da criação de cada ocorrência — para que se possa concentrar em discussões produtivas.

Mantenha um fluxo de reuniões estruturado ligando pacotes de trabalho ao seu modelo de série de reuniões. As próximas reuniões para esta série de reuniões serão configuradas com base neste modelo. Mantenha as suas reuniões recorrentes estruturadas e adaptáveis, utilizando modelos que podem ser ajustados em qualquer altura. Modifique os detalhes conforme necessário para refletir a evolução das prioridades e especifique as ocorrências de reuniões dentro da série, garantindo flexibilidade sem perder a consistência.

Saiba como criar ordens de trabalho de reuniões estruturadas

Inclua reuniões no seu sistema de calendário existente para manter uma agenda unificada. Isto garante que todas as sessões planeadas se enquadram de forma fluida no fluxo de trabalho da sua equipa, eliminando o risco de marcações duplas ou perdidas. Os membros da equipa podem ver todas as horas e tópicos das reuniões num só local, permitindo-lhes gerir o seu tempo de forma mais eficaz. Um calendário simplificado ajuda toda a equipa a manter-se alinhada e concentrada nas prioridades.

Saiba como integrar reuniões no seu calendário

Ligue os pacotes de trabalho diretamente às reuniões

Ligue os pontos da ordem de trabalhos diretamente a pacotes de trabalho específicos, facilitando a referência a tarefas e marcos do projeto durante as discussões. Isto garante que todas as reuniões estão alinhadas com os objetivos mais amplos do seu projeto, mantendo as conversas produtivas e dentro do tema. Ao estabelecer uma ligação direta aos pacotes de trabalho, as equipas podem aprofundar os detalhes e tomar decisões baseadas em dados com facilidade. Esta funcionalidade permite uma transição mais suave do planeamento para a ação, garantindo que nenhuma tarefa é esquecida.

Pacotes de trabalho ligados diretamente à ordem de trabalhos da reunião no OpenProject

Atribua responsabilidades

Atribua facilmente a responsabilidade por cada ponto da ordem de trabalhos, para que todos saibam quem é responsável pelas principais tarefas e ações de seguimento. A identificação clara das funções durante as reuniões elimina a ambiguidade e permite que os membros da equipa assumam a responsabilidade pelo seu trabalho. Esta funcionalidade também ajuda a manter as reuniões sob controlo, uma vez que cada pessoa sabe qual é o seu papel na evolução dos resultados. Ao definir expectativas claras, pode promover uma cultura de responsabilização e envolvimento proativo.

Atribua apresentadores a cada ponto da ordem de trabalhos no software de gestão de reuniões OpenProject

Anexe documentos

Carregue e gira todos os ficheiros necessários diretamente na página da reunião para garantir que todos têm acesso aos documentos e referências mais recentes. Já não precisa de procurar em e-mails ou unidades partilhadas durante uma discussão — tudo o que precisa está aqui mesmo. Quer se trate de resumos de projetos, relatórios ou diapositivos de apresentações, os membros da equipa podem consultar facilmente os anexos, garantindo conversas mais informadas e eficazes. É uma forma simples de manter tudo num só local e simplificar a colaboração da sua equipa.

Adicione anexos diretamente às ordens de trabalhos de reuniões do OpenProject

Backlogs de reuniões

Utilize o backlog das reuniões para recolher e gerir pontos da ordem de trabalhos em aberto que não foram abordados em reuniões anteriores. Quer a sua reunião seja recorrente ou ocorra uma única vez, esta funcionalidade ajuda a garantir que os tópicos importantes não são esquecidos. Reveja e reatribua facilmente elementos em atraso a agendas futuras, mantendo a visibilidade e a continuidade das suas discussões. É uma forma simples de manter a sua equipa alinhada e concentrada nas prioridades não resolvidas.

Interface do OpenProject que apresenta a ordem de trabalhos e os elementos do backlog de uma reunião recorrente

Transferir pontos da ordem de trabalhos para a reunião seguinte

Mova facilmente os pontos da agenda não resolvidos para a ocorrência seguinte de uma reunião recorrente, garantindo que nada é esquecido. Se um tópico não for discutido, não tem de se preocupar em copiá-lo manualmente - é transportado sem problemas para a reunião seguinte. Isto mantém as suas reuniões organizadas e garante que as discussões importantes acontecem na altura certa. Mantenha-se concentrado na conversa, sabendo que nenhum ponto da agenda será esquecido.

Uma opção de menu pendente para mover um item da agenda para a reunião seguinte em séries de reuniões recorrentes no OpenProject

Pode adicionar os resultados dos elementos da ordem de trabalhos diretamente às reuniões no OpenProject, permitindo-lhe capturar as principais decisões, questões e ações de acompanhamento à medida que a reunião progride. Esta funcionalidade permite documentar detalhes essenciais diretamente na ordem de trabalhos, tanto para reuniões únicas como para reuniões recorrentes, assegurando um registo claro e estruturado das discussões e resultados.

Saiba como documentar os resultados das reuniões nas ordens de trabalhos

Poupe tempo ao copiar reuniões anteriores. Embora a criação de reuniões com agendas idênticas seja mais fácil e mais eficiente utilizando a função Reuniões recorrentes, a cópia continua a ser uma opção útil quando uma ordem de trabalhos de uma reunião específica apenas precisa de ser recriada uma vez ou tem detalhes únicos.

Basta duplicar uma reunião com um único clique, ajustar os detalhes, se necessário, e concentrar-se no que é mais importante — o progresso do seu projeto. É uma forma fácil de manter a consistência e de manter a sua equipa alinhada com os objetivos a longo prazo.

Saiba como copiar reuniões facilmente

Mantenha-se a par de todas as alterações efetuadas numa reunião com o histórico da reunião. Veja quem adicionou ou modificou pontos da ordem de trabalhos, anexos ou notas, e quando as alterações foram efetuadas. Esta transparência permite que os membros da equipa se mantenham atualizados sobre quaisquer ajustes e garante a responsabilidade ao longo do processo. Ao manter uma trilha de auditoria clara, pode facilmente rever alterações anteriores, resolver mal-entendidos e manter um registo completo do progresso das suas reuniões ao longo do tempo.

Ver como funciona o histórico de reuniões