Gestão de instâncias com o OpenProject
Se já está a utilizar o OpenProject com a sua equipa para gerir projetos, poderá querer explorar casos de utilização adicionais. Uma delas é o acompanhamento de instâncias: uma forma flexível de gerir pedidos internos, tarefas de serviço ou apoio ao utilizador juntamente com os seus fluxos de trabalho existentes.
Embora o OpenProject seja principalmente uma ferramenta de gestão de projetos e tarefas, estamos a planear lançar funcionalidades adicionais em 2025 que irão ajudar ainda mais a sua utilização como uma solução de helpdesk leve.
Criação de instâncias
No OpenProject, utiliza os pacotes de trabalho como instâncias. Todos os membros da equipa podem criar instâncias e preencher as informações relevantes. Pode definir um tipo de pacote de trabalho específico, como “Instância” ou “Pedido”, para estruturar esta utilização.
Também pode utilizar a opção para criar automaticamente instâncias a partir de e-mails recebidos. Isto é útil quando os pedidos externos ou problemas são submetidos via e-mail — por exemplo, quando o OpenProject é utilizado como uma ferramenta de helpdesk leve.
Dica
Ainda este ano, planeamos desenvolver uma funcionalidade para o ajudar ainda mais a utilizar o OpenProject como uma ferramenta de helpdesk.
Detalhes da instância
Para recolher todas as informações relevantes, tem diferentes opções para personalizar os seus pacotes de trabalho. Uma delas é personalizar os seus tipos de pacotes de trabalho. Se quiser, pode criar um pacote de trabalho do tipo INSTÂNCIA. Ou pode utilizar o tipo de pacote de trabalho TAREFA para instâncias e adicionar tipos adicionais, como oportunidades de vendas, para os acompanhar de forma diferente. Certifique-se de que os seus formulários de pacotes de trabalho estão configurados com campos para informações requeridas. Personalize os formulários de pacotes de trabalho de acordo com as suas necessidades. Remova todos os campos irrelevantes como, por exemplo, a versão. E pode adicionar campos personalizados aos seus pacotes de trabalho, tais como o tipo de instância para indicar se foi recebido por chamada ou por e-mail, ou a partir do seu website.
Automatize os seus fluxos de trabalho de instâncias
Também pode definir fluxos de trabalho que controlam quais as alterações de estado permitidas e por quem — por exemplo, para separar a revisão interna da resolução externa. Saiba mais no nosso artigo sobre como utilizar transições de estado para fluxos de trabalho personalizados.
Acompanhamento de instâncias
A tabela de pacotes de trabalho mostrar-lhe-á todas as instâncias com os detalhes que pretende que sejam apresentados. Utilize a opção de filtro abrangente para ordenar a lista de instâncias conforme necessário, por exemplo, por prioridade, estado, encarregado ou tipo de instância/pacote de trabalho.
Defina filtros na sua lista de instâncias, escolha os atributos apresentados e guarde-a para os ter sempre à mão com um simples clique.
Dica: também pode utilizar o destaque de atributos (complemento Enterprise) para dar prioridade visual a determinados tipos ou estados de instâncias. Por exemplo, destaque prioridades com diferentes cores de fundo. Leia sobre como priorizar visualmente as instâncias no nosso artigo sobre destaque de atributos
Comunicação sobre instâncias
Na vista detalhada do seu pacote de trabalho, pode adicionar comentários à sua instância. Se mencionar membros da equipa com @nome, estes receberão uma notificação e poderão responder em conformidade.
Defina lembretes para uma data e hora específicas, ou ative alertas de data para notificar automaticamente os membros da equipa quando uma instância estiver vencida ou precisar de atenção (complemento Enterprise). Saiba como configurar lembretes e alertas de data.
Outra nova funcionalidade excelente que o ajuda a comunicar nas instâncias é a utilização de comentários internos (complemento Enterprise): para discussões internas que não devem ser visíveis para colaboradores externos (por exemplo, quando um pacote de trabalho é partilhado). Estes são visíveis apenas para cargos específicos. Leia mais no nosso artigo sobre comentários internos.
Quadro Kanban para trabalhar nas instâncias
Se preferir uma vista de quadro para trabalhar nas suas instâncias e ter uma melhor síntese, pode utilizar os quadros Agile no OpenProject. Escolha um quadro de estado para saber quantas instâncias ainda estão abertas ou acompanhe a sua equipa, visualizando o quadro de encarregados e quantas instâncias cada membro da equipa está a trabalhar.
Relatório de instâncias
Para obter uma síntese rápida de todas as instâncias, a síntese do projeto pode fornecer informações sobre quantas instâncias estão fechadas e quantas ainda estão abertas.
É assim que pode gerir as instâncias no OpenProject em pequena escala, o que pode ser um benefício adicional para a sua gestão de projetos no OpenProject.
É assim que pode gerir as instâncias no OpenProject em pequena ou média escala — uma solução flexível e transparente que complementa os fluxos de trabalho clássicos de gestão de projetos.
Gostaria de ver como as administrações públicas utilizam o OpenProject para a gestão interna de instâncias? Leia o nosso artigo sobre a gestão digital de instâncias em municípios.
