Como utilizar o OpenProject como software OKR
A gestão de objetivos sob a forma de Objetivos e Resultados-chave (OKRs) é um quadro comprovado utilizado por empresas de todas as dimensões para alinhar a estratégia e a execução. Para trabalhar com sucesso com os OKRs, as equipas precisam de um software de OKR flexível e transparente, que suporte tanto o planeamento estratégico de alto nível como a gestão diária de tarefas. O OpenProject é perfeitamente adequado como software OKR para atingir este objetivo.
Leia o seguinte guia para saber como você e a sua organização podem utilizar o software OpenProject para gerir os seus OKRs em três passos.
Dados: A nossa experiência com o OpenProject como software OKR
O OpenProject é conhecido como o melhor software de gestão de projetos e tarefas. O que muitas pessoas ainda não se aperceberam é que a ferramenta também pode ser utilizada de forma maravilhosa para a metodologia OKR. Por outras palavras, para a definição de metas estratégicas com objetivos e resultados-chave. A equipa do OpenProject é um bom exemplo de como o OpenProject funciona na prática como software OKR. Desde o primeiro trimestre de 2025 que temos utilizado o OpenProject para planear e acompanhar as nossas Iniciativas Estratégicas corporativas, Objetivos e Resultados-chave correspondentes.
Hoje, partilhamos a nossa experiência e as nossas aprendizagens, para poder beneficiar dos nossos testes e utilizar estas instruções para começar imediatamente a utilizar os seus próprios OKR.
Nota
Neste artigo, mostraremos algumas capturas de ecrã. Tenha em atenção que alguns deles mostram efetivamente o projeto real OKR da nossa empresa, enquanto outros se baseiam em dados de demonstração. No entanto, o processo e a estrutura apresentam como trabalhamos internamente com os objetivos e os resultados-chave.
Aprendizagem 1: OKR masters e reuniões de controlo regulares
Para começar com os OKRs na nossa empresa, selecionámos e formámos dois dos chamados OKR masters. São especialistas na estrutura OKR e sabem melhor do que ninguém como lidar com Objetivos e Resultados-chave, por exemplo, quando se trata de formulações ou perguntas como “O que faço com os OKRs que não concluímos neste trimestre?”.
Para tal, também participam nas nossas reuniões de controlo regulares de OKR - para responder a perguntas e ficar a par da evolução das diferentes equipas de OKR. Nos primeiros trimestres, agendámos estas reuniões de controlo semanalmente. Agora que todos têm mais experiência em trabalhar com OKRs, algumas equipas alteraram a frequência para reuniões de controlo quinzenais ou mesmo mensais.
Aprendizagem 2: Equipas OKR dedicadas num projeto dedicado
Como utilizamos o software OpenProject para muitos projetos diferentes, ficou claro que precisávamos de um projeto OKR dedicado a todos os nossos Objetivos e Resultados-chave No entanto, este projeto OKR não está limitado no tempo. Todos os trimestres são adicionados novos OKRs e, em simultâneo, pode consultar os trimestres anteriores em qualquer altura.
O que aprendemos: A criação de equipas OKR dedicadas é muito útil. Não só porque a composição das equipas OKR pode diferir da nossa estrutura habitual de equipas, mas também porque as equipas OKR podem exigir permissões diferentes.
Além disso, criámos um OKR wiki logo no início, que os OKR masters mantêm atualizado. Nela, os colaboradores podem encontrar toda a informação de que necessitam para o trabalho interno com OKRs.
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Guia: Como utilizar o OpenProject como software OKR em 3 passos
Estas foram as nossas aprendizagens mais importantes após três trimestres de trabalho com OKRs no OpenProject. Vejamos agora como pode utilizar exatamente a ferramenta para OKRs, passo a passo.
Navegação rápida:
Passo 1: Configurar o projeto
Passo 2: Adicionar OKRs
Passo 3: Monitorização
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Passo 1: Crie um projeto OKR com definições específicas
O primeiro passo no OpenProject é sempre criar um novo projeto, convidar membros - e ajustar todas as definições necessárias.
Para um projeto OKR, precisará de tipos de pacotes de trabalho específicos, como:
- Iniciativa estratégica
- Objetivo
- Principal resultado
- Tarefa
Estes são os tipos de pacotes de trabalho que usamos para gerir os nossos OKRs no OpenProject.
Para estados, baseamo-nos nos mesmos que utilizamos normalmente, por exemplo, “novo”, “em curso” ou “encerrado”. Além disso, adicionámos o estado “movido para o próximo trimestre”, que é muito útil se quiser continuar um objetivo ou resultado-chave nos meses seguintes. Desta forma, os responsáveis só têm de atualizar o estado e alterar a versão, por exemplo, de “Objetivos 2025 Q3” para “Objetivos 2025 Q4”.
Como mencionado acima, aconselhamos a criação de grupos OKR para diferentes equipas, para que todos, por exemplo, o OKR master, possam atribuir pacotes de trabalho a equipas específicas. Isto permite que as equipas identifiquem rapidamente os OKRs que lhes dizem respeito e definam, entre si, quem é responsável por cada objetivo ou a que tarefa está associado.
Dica
Ainda estamos a experimentar campos personalizados para pacotes de trabalho OKR. Uma ideia é criar um campo personalizado para o nível de confiança, ao nível do objetivo e do resultado-chave. Os responsáveis podem então atualizar regularmente o Nível de Confiança para indicar até que ponto acreditam que o Objetivo ou Resultado-Chave será alcançado no final do trimestre — por exemplo, definindo-o como 0,7 se estimarem uma probabilidade de 70%.
Passo 2: Iniciar as iniciativas estratégicas, os objetivos e os principais resultados para o trimestre seguinte
Agora que tudo está pré-definido, pode começar o passo 2: definir Iniciativas Estratégicas, Objetivos e Resultados-chave específicos para cada trimestre. Este passo baseia-se na visão, na missão e nos objetivos anuais da empresa, garantindo que cada novo OKR contribui diretamente para a estratégia global. Normalmente, Iniciativas e Objetivos Estratégicos são definidos e aprovados ao nível da gestão, enquanto os Resultados-chave correspondentes e as tarefas relacionadas são depois discutidos e aperfeiçoados em colaboração com cada equipa.
Relações entre pacotes de trabalho
Naturalmente, estes pacotes de trabalho devem estar ligados de forma inteligente. No OpenProject, utilize simplesmente relações pai-filho para mostrar as dependências entre uma Iniciativa Estratégica, os seus Objetivos e Resultados-chave:
Mais informações sobre as relações entre pacotes de trabalho no OpenProject.
Atributos e descrições do pacote de trabalho
Após ter criado todos os pacotes de trabalho relevantes para o trimestre e de ter estabelecido todas as relações, pode ser útil editar em massa esses pacotes para adicionar mais informações:
- Defina as datas de início e de fim do trimestre.
- Defina a versão, por exemplo, para o 4.º trimestre de 2025, para que possa filtrar com base nela.
- Se necessário, ajuste as prioridades.
Além destes atributos gerais, é sempre útil adicionar descrições do pacote de trabalho e, se trabalhar com estimativas e progresso, preencha os campos para Trabalho - dependendo do seu modo de relatório de progresso (que é definido a nível da instância).
Passo 3: Monitorizar e agendar reuniões regulares de OKR
Quando tudo estiver configurado no OpenProject, pode começar o verdadeiro trabalho. Para acompanhar o progresso dos seus OKR, pode filtrar e guardar tabelas de pacotes de trabalho, quadros ou gráficos de Gantt.
Tabelas de pacotes de trabalho
Eis uma captura de ecrã real das nossas tabelas internas de pacotes de trabalho OKR:
Pode ver as tabelas de pacotes de trabalho guardadas para todas as equipas de diferentes trimestres, bem como tabelas específicas de cada equipa. A nível de gestão, é útil ter uma visão filtrada de todas as Iniciativas Estratégicas em todos os trimestres.
Quadros
Algumas equipas preferem trabalhar com quadros em vez de visualizações de tabela. Para os OKRs, um quadro pai-filho é útil para apresentar os objetivos e os resultados-chave correspondentes:
Este tipo de visualização de quadro funciona bem para check-ins (bi)semanais de OKR para monitorizar e discutir o progresso de cada objetivo.
Reuniões
No que toca a OKR, os check-ins regulares são essenciais não só para a equipa, mas também a nível da gestão ou principal de OKR. É aqui que entra em ação uma das funcionalidades mais populares do OpenProject: o módulo Reuniões. Estabeleça uma série de reuniões recorrentes com base num modelo e terá um espaço dedicado para analisar regularmente o progresso dos seus objetivos e resultados-chave.
Com poucos cliques, pode adicionar à agenda, incluir comentários e registar um resultado durante a reunião. Não podia ser mais conveniente, tudo é apresentado de forma clara, com ligações diretas aos pacotes de trabalho e convites por e-mail enviados aos participantes. Já está.
Síntese e estatísticas
Utilize a página de síntese do projeto para ver rapidamente quais os resultados-chave em risco, encerrados ou transferidos para o trimestre seguinte. Aqui está um exemplo da página de síntese do OKR da empresa OpenProject:
Nota
OpenProject é um software OKR frequentemente atualizado, com novas versões todos os meses. Para o futuro, planeamos melhorar a nossa configuração, experimentando painéis de controlo ainda mais detalhados e maior automatização. Consulte o nosso roteiro para ver o que planeamos lançar a seguir!
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Com tudo configurado, a sua equipa pode agora tirar o máximo partido do OpenProject como software de OKR, alinhando objetivos, acompanhando resultados e assegurando a responsabilização.
O OpenProject ajuda as equipas a implementar OKRs sem mudar de ferramenta. Com tipos de pacotes de trabalho flexíveis e acompanhamento intuitivo, pode alinhar a estratégia e a execução num único local. Você e a sua equipa também trabalham com OKRs? Experimente o OpenProject agora e veja como o software OKR construído em código aberto pode agilizar o seu alinhamento estratégico.
