Capacitar o sector público com o OpenProject: Uma alternativa de código aberto para a gestão de projectos
Numa altura em que a soberania digital e a transparência são essenciais para as instituições governamentais, o OpenProject oferece um software seguro e de código aberto de gestão de projectos e colaboração de equipas adaptado às necessidades do sector público.
Quer se trate de projectos de infra-estruturas com muitos recursos ou de implementações de políticas com vários intervenientes, as administrações públicas de toda a Europa já estão a tirar partido das suas funcionalidades flexíveis, como pacotes de trabalho, diagramas de Gantt, quadros ágeis, controlo de tempo e custos, wikis e gestão de reuniões. Isto ajuda-os a profissionalizar os fluxos de trabalho, mantendo o controlo total sobre os seus dados.
OpenProject em implementações no sector público
Muitas instituições públicas já utilizam o OpenProject para gerir os seus projectos e organizar as suas equipas. Implementaram uma vasta gama de casos de utilização. Falámos pessoalmente com alguns dos nossos clientes e gostaríamos de lhe dar uma breve visão geral de como utilizam o OpenProject para atingir os seus objectivos.
A cooperação federal no domínio da informática (FITKO)
No âmbito do openDesk, a FITKO utiliza o OpenProject para a coordenação centralizada da normalização das TI e para preparar e realizar as reuniões do conselho de planeamento das TI. As principais vantagens incluem gestão de reuniões, fluxos de trabalho de documentação, integração com a Nextcloud para ligar pacotes de trabalho e documentos e colaboração segura com vários intervenientes.
Leia o estudo de caso: FITKO e OpenProject
Gabinete do distrito Enzkreis
No Gabinete Distrital de Enzkreis, o OpenProject apoia grandes projectos como a implementação da Bundesteilhabegesetz e iniciativas de mudança interna. Quais são os seus pontos fortes para esta organização? Visualização em gráficos de Gantt, troca de informações em tempo real, agendas e atas de reuniões eficientes e @-menções para facilitar a comunicação.
Leia o estudo de caso: Gabinete Distrital de Enzkreis e OpenProject
Cidade de Constança
Através de funcionalidades como Gantt charts, Kanban boards e planeamento integrado de recursos, a Constance transformou a sua gestão de construção e manutenção de instalações em processos colaborativos, transparentes e responsáveis e gere o seu gabinete de ordem pública sem problemas numa única plataforma.
Leia o estudo de caso: Cidade de Constança e OpenProject
Cidade de Chemnitz
Enquanto centro de centenas de projectos públicos e culturais, Chemnitz trabalha com o OpenProject para gerir vários projectos com modelos normalizados, o que acelerou o planeamento de projectos em 80%. Beneficia da sua versão auto-hospedada no local para manter a sua soberania de dados.
Leia a entrevista: Cidade de Chemnitz e OpenProject
Cidade de Colónia
A cidade de Colónia está a gerir um enorme portfólio de projectos no OpenProject e está a contribuir ativamente como patrocinador para a gestão do portfólio de projectos, a integração do Nextcloud e as funcionalidades de agendamento e relatórios de progresso.
Parlamento do Estado de Brandeburgo
O OpenProject desempenha um papel central na promoção da governação digital e da transparência no Parlamento do Estado de Brandeburgo. Com os seus flexíveis quadros ágeis, gestão de reuniões e fluxos de trabalho, o parlamento coordena iniciativas, processos legislativos e implementação de estratégias digitais. As equipas simplificam o planeamento, acompanham as tarefas e colaboram sem problemas entre departamentos, mantendo ao mesmo tempo a soberania total dos dados através da auto-hospedagem.
Explore a forma como o OpenProject apoia o sector público e ajuda os clientes a ter sucesso.
Da estratégia à execução: Como o PMFlex orienta o sucesso do sector público
O OpenProject não trata apenas de projectos individuais. Alinha-se perfeitamente com as metodologias estruturadas do sector público, como o PMFlex. PMFlex é uma adaptação - flexível - da [norma europeia PM² para a gestão de projectos] (/pm2). Como solução abrangente de gestão estratégica, liga os objectivos estratégicos a indicadores-chave de desempenho específicos e permite um controlo completo ao nível do portfólio, programa e projeto.
Utilizando o PMFlex como estrutura, as organizações definem claramente as funções, como as equipas principais de projeto e os comités de direção. Juntamente com as fases e os portões de fase, podendo ainda trabalhar de forma ágil na fase de execução.
Exemplo com PMFlex: ao nível da carteira, do programa e do projeto
As instituições públicas gerem frequentemente iniciativas complexas a vários níveis. Com o OpenProject, estes alinham-se com as estruturas PMFlex:
| NívelPMFlex | Em OpenProject | Como ajuda |
|---|---|---|
| Carteira | Sínteses da carteira (listas de projectos, painéis de controlo, relatórios) | Alinhe as iniciativas com os objectivos políticos e as agendas digitais. |
| **Programa | Vistas agregadas através de projectos principais com subprojectos, visibilidade global do utilizador | Assegura a sinergia entre projectos inter-relacionados e recursos partilhados. |
| **Projeto | Fases, gates, agile boards, pacotes de trabalho, wikis e muito mais | Mantém as equipas no caminho certo, transparentes e preparadas para auditorias. |
Para além das caraterísticas acima mencionadas, o módulo Meetings do OpenProject oferece a possibilidade de discutir tarefas, riscos e estratégias facilmente e de uma forma à prova de auditoria dentro do sistema a todos os níveis. E, claro, o sistema altamente específico de funções e permissões do OpenProject permite que todos os intervenientes façam exatamente o que a sua função exige - nem mais, nem menos.
Desta forma, as organizações públicas podem facilmente acompanhar o progresso dos indicadores PMFlex, preparar-se para revisões formais e documentar os resultados para as partes interessadas e instituições de auditoria - tudo num ambiente seguro e de código aberto.
Principais caraterísticas da Administração Pública
| **Caraterísticas | **Benefícios |
|---|---|
| Pacotes de trabalho | Atribuição clara de tarefas, controlo do estado, visibilidade |
| **Gráficos de Gantt | Planeamento a longo prazo, gestão de dependências |
| **Quadros ágeis | Fluxos de trabalho híbridos, definição flexível de prioridades |
| Controlo de tempo e custos | Controlo orçamental, equilíbrio de recursos |
| Módulo Reuniões | Agendas simplificadas, decisões documentadas |
| Wikis | Base de conhecimentos, documentação partilhada |
| Integração na nuvem | Todos os documentos importantes ligados aos pacotes de trabalho |
Estas funcionalidades, alimentadas pelo OpenProject, reduzem significativamente a sobrecarga administrativa, promovem a colaboração da equipa e a tomada de decisões informada, e ajudam as organizações a manterem-se em conformidade com o RGPD.
A soberania dos dados é mais do que uma palavra de ordem
No OpenProject, a soberania dos dados é um princípio fundamental e não apenas uma palavra de ordem. As organizações do sector público podem escolher entre o alojamento seguro na nuvem num centro de dados europeu certificado ou o controlo total através de instalações autogeridas no local. Ambas as opções garantem a propriedade e o controlo totais dos dados sensíveis, em total conformidade com a regulamentação europeia.
O OpenProject é totalmente de código aberto, licenciado sob a GNU GPL v3. O seu código-fonte está disponível publicamente em GitHub e openCoDE, proporcionando total transparência e auditabilidade. Esta abertura não só reforça a confiança, como também aumenta a segurança, permitindo a deteção precoce e a resolução de potenciais vulnerabilidades.
Sem a dependência de um fornecedor, as organizações podem adaptar e alargar o software conforme necessário. Para aqueles que procuram funcionalidades adicionais e apoio especializado, a OpenProject GmbH oferece pacotes Enterprise acessíveis que são ainda significativamente mais económicos do que soluções proprietárias como o Microsoft Project ou o Atlassian Jira.
Está preparado para a transformação digital?
O OpenProject permite que as organizações públicas se libertem da comunicação em silos, do acompanhamento manual e dos fluxos de trabalho, e dos dispendiosos bloqueios de fornecedores. Ao combinar normas abertas com ferramentas de colaboração robustas, permite uma governação segura, transparente e eficiente.
Tem curiosidade em saber como o OpenProject pode apoiar a sua administração? Entre em contacto connosco e teremos todo o gosto em partilhar mais informações sobre os nossos diferentes casos de utilização.
