Dar prioridade ao que interessa: Como o realce de atributos ajuda as equipas em crescimento a manter o foco
Quer seja uma equipa de cinco ou de cinquenta pessoas, à medida que a sua organização cresce, também cresce o número de projetos, tarefas e prioridades. A certa altura, os pacotes de trabalho que antes cabiam num quadro tornam-se um mar de cartões, e manter o foco é um desafio.
Foi por isso que criámos a funcionalidade Realce de atributos: ajuda a ver imediatamente o que mais precisa da sua atenção. Neste artigo, apresentamos um cenário que pode ser comparado, e como este complemento do Enterprise pode ajudar a manter o foco e a aumentar a escala com êxito.
Após o crescimento, é necessário mudar a forma de trabalhar
As coisas estão a correr bem. A sua organização está a crescer. Mais clientes, mais projetos, mais membros da equipa. Mas com o crescimento surge a complexidade. O que costumava ser um backlog simples é agora uma lista de vários projetos com dezenas, talvez centenas de tarefas em aberto. E, de repente, já não tem a certeza do que é urgente, do que está bloqueado ou do que está em espera há semanas.
O seu sistema não mudou, mas as suas necessidades sim. E isso é bom, porque significa que está na altura de investir em novas formas de manter alinhada a sua equipa em crescimento.
Limpe a sua tabela de pacotes de trabalho ao destacar a prioridade, o estado ou a data de conclusão
Tomemos como exemplo a tabela de pacotes de trabalho da sua equipa.
Já filtrou os resultados deste mês, mas a lista ainda é longa. Deteta tarefas com datas de entrega próximas, algumas marcadas com alta prioridade, e uma que acabou de ser atualizada. Mas são necessários alguns minutos a arrastar e ler para ficar com uma ideia completa.
É aí que entra o Realce de atributos. Este complemento do Enterprise permite realçar visualmente valores específicos na sua tabela de pacotes de trabalho utilizando cores: as tarefas em atraso podem ficar vermelhas, os elementos de alta prioridade podem destacar-se a laranja, e os diferentes valores de estado podem aparecer em tons claramente distinguíveis.
Com uma simples vista de olhos, a sua equipa pode saber imediatamente:
- O que está atrasado,
- O que está marcado com prioridade alta ou urgente,
- O que está resolvido ou em curso.
Importante
A funcionalidade Realce de atributos faz parte dos complementos Enterprise no OpenProject. Pode encontrar mais informações sobre este assunto na nossa documentação.
Como funciona o realce de atributos
Imaginemos que a sua equipa utiliza o atributo Prioridade e um fluxo de trabalho de estado personalizado. Pode realçar atributos individuais em linha (estado, prioridade, data de conclusão) ou aplicar um realce em toda a linha com base em estado, tipo ou prioridade.
Depois de configurar isto na vista de tabela do pacote de trabalho, a sua equipa vê estas indicações visuais automaticamente, sem ter de abrir cada tarefa individualmente.
Dica
É possível configurar as cores utilizadas para cada prioridade e estado na Administração do sistema. Aprender a ajustar às prioridades e aos estados.
Vejamos um exemplo de tabela de pacotes de trabalho, e o seu aspeto com diferentes atributos realçados. Tenha em atenção que pode alterar as cores dos atributos dos pacotes de trabalho, e que estes podem ter um aspeto diferente no modo escuro ou no modo claro.
1. Sem realce de atributos
![Tabela de pacotes de trabalho no OpenProject, sem atributos realçados].(openproject-attribute-highlighting-none.png){: .image-screenshot }
*Imagem 1: Uma tabela de pacotes de trabalho no OpenProject, sem atributos realçados.
2. Estado, prioridade e data de conclusão destacados em linha
*Imagem 2: Uma tabela de pacotes de trabalho no OpenProject, com estado, prioridade e data de conclusão destacados em linha.
3. Realçado por estado
*Imagem 3: Uma tabela de pacotes de trabalho no OpenProject, realçada por estado.
4. Realçado por tipo
*Imagem 4: Uma tabela de pacotes de trabalho no OpenProject, realçada por tipo.
5. Realçada por prioridade
*Imagem 5: Uma tabela de pacotes de trabalho no OpenProject, realçada por prioridade.
Outras funcionalidades úteis para dar prioridade aos pacotes de trabalho
O realce de atributos funciona melhor em combinação com outras funcionalidades de priorização. Eis algumas ferramentas para apoiar a sua equipa crescente:
-
Prioridades do pacote de trabalho
Atribuir Baixa, Normal ou Alta para indicar a importância. -
Fluxos de trabalho de estado
Definir que transições de estado são possíveis e por quem, ajudando a estruturar os processos de análise e aprovação. -
Alertas e lembretes de datas
Notificar automaticamente os responsáveis ou observadores quando se aproxima uma data de entrega. -
Versões
Agrupar pacotes de trabalho numa versão comum para alinhar a entrega e os prazos das tarefas. -
Campos personalizados
Adicione informações estruturadas a pacotes de trabalho que podem ser utilizadas para filtragem, realce ou agrupamento.
Cada uma destas funcionalidades ajuda a estruturar a complexidade, e em conjunto ajudam a manter o foco.
Mantenha o foco no crescimento
O crescimento é emocionante, mas só é sustentável se as ferramentas o acompanharem. Funcionalidades como realce de atributos podem fazer a diferença: não muda a forma de trabalhar, mas facilita ver o que é importante.
Com uma equipa em crescimento e mais responsabilidades, a capacidade de focar rapidamente é essencial. Permita que o OpenProject ajude a dar o próximo passo.
