Notícias do serviço de produtos: Comentários internos
Importante
Atualização de maio de 2025: Os comentários internos foram lançados com a versão 16.0 e estão incluídos no nosso plano profissional Enterprise.
Com o OpenProject 16.0, lançado a 21 de maio de 2025, apresentamos uma nova forma de comunicar com a sua equipa: comentários internos no separador Atividade do pacote de trabalho. Esta publicação do blogue explica porque desenvolvemos esta funcionalidade, como pode utilizá-la, e como poderá evoluir no futuro.
Porque precisamos de comentários internos?
O OpenProject é uma ferramenta tanto para a comunicação entre equipas como para a gestão de projetos. Em repartições públicas, hospitais, universidades e pequenas e grandes empresas, as equipas utilizam o OpenProject para gerir o intercâmbio de informações.
A maior parte destas informações está contida em projetos individuais, e os nossos utilizadores trabalham por vezes em vários projetos, cada um com um conjunto limitado de utilizadores com funções diferentes. Cada uma destas funções tem um conjunto diferente de permissões. Por exemplo, os administradores do projeto costumam ter acesso total e sem restrições ao projeto, os membros do projeto podem ter a capacidade de criar apenas determinados tipos de pacotes de trabalho ou executar determinadas alterações de estado, enquanto os colaboradores externos (não pertencentes ao projeto) podem apenas poder ler e escrever comentários. Esta abordagem permite um controlo de acesso pormenorizado.
Na versão 13.1 do OpenProject, apresentámos a [partilha de pacotes de trabalho] (../share-work-packages/). Possibilitou convidar utilizadores que não são membros do projeto para pacotes de trabalho individuais numa capacidade limitada, com direitos para ver apenas, ver e comentar, ou mesmo modificar o pacote de trabalho partilhado.
A partilha é especialmente útil quando precisa de envolver pessoas em âmbitos muito específicos e pequenos. Podem ser colaboradores externos, clientes, fornecedores ou observadores. No entanto, até agora, qualquer pessoa que pudesse ver um pacote de trabalho também podia ver todos os comentários no separador Atividade. Isto pode nem sempre ser o ideal. Pode haver alturas em que uma equipa principal queira discutir assuntos relacionados com um pacote de trabalho confidencialmente entre si, e manter essa conversa separada do que é visível para todas as outras partes interessadas.
É aí que entram os comentários internos.
Comunicação interna
Os comentários internos permitem que os membros principais do projeto limitem a visibilidade de determinados comentários a um grupo selecionado, que é um subconjunto mais pequeno de membros do projeto.
Para utilizar esta funcionalidade, um administrador de projeto pode ativar comentários internos no seu projeto. Por defeito, estes comentários internos só são visíveis para a função de administrador do projeto. Para alargar quem pode ver estes comentários, os administradores da instância podem conceder um novo conjunto de permissões (para ver, escrever e editar comentários internos) a qualquer número de funções.
Os utilizadores que têm estas funções no seu projeto verão uma caixa de verificação por baixo da caixa de comentários com a designação “Comentário interno”:
Se selecionar esta opção, transformará esse comentário num comentário interno. A cor de fundo da caixa de comentários será alterada para o indicar.
Uma vez publicado, o comentário também será marcado com a mesma cor, com um ícone de cadeado para o distinguir dos comentários normais.
Os utilizadores sem as permissões necessárias não poderão ver estes comentários, nem que foram publicados novos comentários. Não serão visíveis nem no separador Atividade nem nos outros locais onde a atividade do utilizador é comunicada, como as páginas de atividade do utilizador e de atividade do projeto.
Casos de utilização
Os comentários internos podem permitir uma comunicação mais eficiente no âmbito de um projeto. Podem garantir às equipas que todas as informações relevantes estão num único local, facilitar a comunicação a vários níveis quando estão envolvidos clientes ou fornecedores externos e também são úteis em cenários de helpdesk.
Manter uma única fonte de verdade
Um projeto pode incluir várias partes interessadas, e nem todas devem ter acesso a todas as informações. Idealmente, todas as discussões em torno de um único tópico ou pacote de trabalho deveriam ocorrer no mesmo local, mas como não existem controlos de visibilidade, as conversas confidenciais têm de ocorrer noutro local. Trata-se frequentemente de um pacote de trabalho separado (num projeto diferente), de uma sala de conversação Matrix ou de um e-mail. Todos estes fatores geram ineficiências ao criarem duplicação de informação e ângulos mortos.
Com os comentários internos, todas as informações e partes interessadas podem ser reunidas num pacote de trabalho, que é considerado a única fonte de verdade, e os principais membros do projeto podem comunicar apenas entre si.
Colaborar com um cliente ou fornecedor externo
Os projetos envolvem frequentemente clientes ou fornecedores externos. Podem ser convidados para um projeto ou pacote de trabalho individual com funções específicas e limitadas. Reduz a necessidade de organização fora do contexto do projeto, com diferentes ferramentas incompatíveis.
No entanto, a equipa principal do projeto pode querer manter algumas das suas conversas privadas e limitadas a um grupo mais pequeno, por exemplo, ao discutir tarifas, negociações, informações financeiras sensíveis ou informações contextuais. Com comentários de visibilidade restrita, a equipa principal pode ter uma conversa de meta-nível dentro dos pacotes de trabalho a que os clientes ou fornecedores externos não podem aceder.
Utilizar o OpenProject como ferramenta de helpdesk
A implementação de comentários internos é também um passo para transformar o OpenProject numa ferramenta de helpdesk capaz. As equipas de apoio ao cliente podem escrever notas internas que só elas podem ver, juntamente com comentários e respostas públicas que o cliente pode ler e reagir.
Isto será complementado no futuro com outras funcionalidades importantes do helpdesk, tais como a capacidade de configurar o OpenProject para automaticamente [criar pacotes de trabalho com base em e-mails recebidos] (https://community.openproject.org/wp/60505) para determinados endereços e permitir responder a comentários via e-mail.
O seu feedback
Estamos contentes por lançar comentários internos em maio na versão 16.0.
Enquanto empresa de software de código aberto, valorizamos as ideias e o feedback da nossa comunidade de utilizadores. Se tiver opiniões sobre estas alterações ou se tiver pedidos de funcionalidades, não hesite em juntar-se à nossa instância de Community e partilhar as suas ideias.
Gostaríamos de agradecer à ZenDiS pelo patrocínio desta funcionalidade. Esperamos que queira tanto esta atualização como nós queremos lançá-la.
