Cómo utilizar OpenProject como software de OKR
La gestión de metas en forma de objetivos y resultados clave (OKR) es un marco probado que utilizan empresas de todos los tamaños para alinear la estrategia y la ejecución. Para trabajar con éxito con los OKR, los equipos necesitan un software de OKR flexible y transparente que apoye tanto la planificación estratégica de alto nivel como la gestión de las tareas cotidianas. OpenProject se adapta perfectamente como software de OKR para cumplir este objetivo.
Lea la siguiente guía para saber cómo usted y su organización pueden utilizar el software de OpenProject para gestionar sus OKR en tres pasos.
Perspectivas: Nuestra experiencia con OpenProject como software de OKR
OpenProject es conocido como el mejor software de gestión de proyectos y tareas. Lo que mucha gente aún no sabe es que la herramienta también puede utilizarse maravillosamente para la metodología OKR. En otras palabras, para el establecimiento de metas estratégicas con Objetivos y Resultados Clave. El equipo de OpenProject es un buen ejemplo de cómo funciona en la práctica OpenProject como software de OKR. Desde el primer trimestre de 2025, utilizamos OpenProject para planificar y realizar el seguimiento de nuestras Iniciativas Estratégicas corporativas, Objetivos y Resultados Clave correspondientes.
Hoy, compartimos nuestra experiencia y nuestros aprendizajes, para que pueda beneficiarse de nuestras pruebas y utilizar estas instrucciones para empezar con sus propios OKR de inmediato.
Nota
En este artículo mostraremos algunas capturas de pantalla. Tenga en cuenta que alguna muestran nuestro proyecto OKR real, mientras que otras se basan en datos de demostración. No obstante, el proceso y la estructura reflejan la forma en que trabajamos internamente con los objetivos y los resultados clave.
Aprendizaje 1: responsables de OKR y comprobaciones periódicas
Para empezar a utilizar los OKR en nuestra empresa, seleccionamos y formamos a dos personas, a las que denominamos «responsables de OKR». Son expertos en el marco OKR y saben perfectamente cómo manejar los objetivos y resultados clave, por ejemplo, cuando se trata de formular preguntas como «¿Qué hago con los OKR que no hemos completado en este trimestre?».
Para ello, también asisten a nuestras reuniones periódicas sobre los OKR, en las que responden a preguntas y se mantienen informados sobre cómo avanzan los diferentes equipos de OKR. En los primeros trimestres, programamos estas revisiones semanalmente. Ahora que todos tienen más experiencia en el trabajo con los OKR, algunos equipos cambiaron la frecuencia a reuniones de control quincenales o incluso mensuales.
Aprendizaje 2: equipos de OKR dedicados en un proyecto dedicado
Como utilizamos el software OpenProject para muchos proyectos diferentes, estaba bastante claro que necesitábamos un proyecto OKR dedicado para todos nuestros Objetivos y Resultados Clave. No obstante, este proyecto OKR no está limitado en el tiempo. Cada trimestre se añaden nuevos OKR y, al mismo tiempo, podemos consultar los trimestres anteriores en cualquier momento.
Lo que hemos aprendido: crear equipos OKR dedicados es muy útil. No sólo porque la composición de los equipos OKR puede diferir de nuestra estructura de equipo habitual, sino también porque los equipos OKR pueden requerir permisos diferentes.
Además, creamos una wiki de OKR desde el principio, que los responsables de OKR mantienen actualizada. En él, los empleados pueden encontrar toda la información que necesitan para el trabajo interno con los OKR.
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Guía: cómo utilizar OpenProject como software de OKR en 3 pasos
Estos fueron nuestros aprendizajes más importantes después de tres trimestres trabajando con OKRs en OpenProject. Veamos ahora cómo puede utilizar exactamente la herramienta para los OKR, paso a paso.
Navegación rápida:
Paso 1: configuración del proyecto
Paso 2: incorporación de los OKR
Paso 3: supervisión
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Paso 1: crear un proyecto OKR con una configuración específica
El primer paso en OpenProject es siempre crear un nuevo proyecto, invitar a los miembros y ajustar todas las configuraciones necesarias.
Para un proyecto OKR, necesitará tipos de paquetes de trabajo específicos como:
- Iniciativa estratégica
- Objetivo
- Resultado clave
- Tarea
Estos son los tipos de paquetes de trabajo que utilizamos para gestionar nuestros OKR en OpenProject.
Para los estados, utilizamos los mismos que solemos emplear, por ejemplo, «nuevo», «en curso» o «cerrado». Además, hemos añadido el estado «trasladado al siguiente trimestre», que resulta muy útil si desea continuar con un objetivo o resultado clave en los meses siguientes. De esta manera, los responsables solo tienen que actualizar el estado y cambiar la versión, por ejemplo, de «Objetivos 2025 T3» a «Objetivos 2025 T4».
Como ya se ha mencionado, aconsejamos crear grupos OKR para los diferentes equipos, de modo que cada uno, por ejemplo el responsable de OKR, pueda asignar paquetes de trabajo a los equipos específicos. Esto permite a los equipos individuales ver de un vistazo qué OKR les pertenecen y decidir entre ellos quién es responsable de qué Objetivo o tiene asignada qué tarea.
Consejo
Todavía estamos experimentando con campos personalizados para los paquetes de trabajo OKR. Una idea es configurar un campo personalizado para el Nivel de Confianza, en el nivel Objetivo y en el Nivel de Resultado Clave. A continuación, los responsables pueden actualizar el nivel de confianza con regularidad para saber hasta qué punto están seguros de que el objetivo o resultado clave se alcanzará al final del trimestre; por ejemplo, fijándolo en 0,7 si estiman que la probabilidad es del 70 %.
Paso 2: poner en marcha las iniciativas estratégicas, los objetivos y los resultados clave para el próximo trimestre
Ahora que todo está preestablecido, puede comenzar el paso 2: definir las iniciativas estratégicas, los objetivos y los resultados clave específicos para cada trimestre. Este paso se basa en la visión, la misión y los objetivos anuales de la empresa, garantizando que cada nuevo OKR contribuya directamente a la estrategia global. Normalmente, las Iniciativas y los Objetivos Estratégicos se definen y aprueban a nivel de dirección, mientras que los Resultados Clave correspondientes y las tareas relacionadas se debaten y perfeccionan a continuación en colaboración dentro de cada equipo.
Relaciones entre paquetes de trabajo
Por supuesto, todos estos paquetes de trabajo deben estar vinculados de forma inteligente. En OpenProject, basta con utilizar relaciones principales-secundarias para mostrar las dependencias entre una Iniciativa Estratégica, sus Objetivos y sus Resultados Clave:
Más información sobre las relaciones entre paquetes de trabajo en OpenProject.
Atributos y descripciones del paquete de trabajo
Una vez que haya creado todos los paquetes de trabajo relevantes para el trimestre y haya establecido todas las relaciones, puede ser útil editarlos en bloque para añadir más información:
- Establezca la fecha de inicio y finalización al comienzo y al final del trimestre.
- Establezca la versión, por ejemplo, 4T 2025, para que pueda filtrar por ese criterio.
- Ajuste las prioridades si es necesario.
Aparte de estos atributos generales, siempre es útil añadir descripciones de los paquetes de trabajo y, si trabaja con estimaciones y progreso, rellene los campos de Trabajo, dependiendo de su modo de informe de progreso (que se define a nivel de instancia).
Paso 3: supervisar y programar reuniones periódicas de OKR
Una vez que todo está configurado en OpenProject, puede comenzar el verdadero trabajo. Para seguir el progreso de su OKR, puede filtrar y guardar tablas de paquetes de trabajo, tableros o diagramas de Gantt.
Tablas de paquetes de trabajo
He aquí una captura de pantalla real de nuestras tablas internas de paquetes de trabajo OKR:
Puede ver las tablas de paquetes de trabajo guardadas de todos los equipos para los distintos trimestres, así como las tablas específicas de cada equipo. A nivel de gestión, resulta útil disponer de una vista filtrada de todas las iniciativas estratégicas a lo largo de los trimestres.
Tableros
Algunos equipos prefieren trabajar con tableros en lugar de con vistas de tablas. En el caso de los OKR, resulta útil un tablero primario-secundario para mostrar los Objetivos y sus correspondientes Resultados Clave:
Este tipo de vista del tablero funciona bien para las comprobaciones (bi)semanales de los OKR para supervisar y discutir el progreso de cada Objetivo.
Reuniones
En lo que respecta a los OKR, las revisiones periódicas son esenciales no solo para el equipo, sino también a nivel directivo o de los responsables de los OKR. Aquí es donde entra en juego una de las funciones más populares de OpenProject: el módulo de reuniones. Configure una serie de reuniones periódicas basadas en una plantilla y dispondrá de un espacio específico para revisar regularmente el progreso de sus Objetivos y Resultados Clave.
Con solo unos clics, puede añadirlos a la agenda, incluir comentarios y registrar el resultado durante la reunión. No podría ser más cómodo: todo se presenta de un vistazo, con enlaces directos a los paquetes de trabajo e invitaciones por correo electrónico enviadas a los participantes. Listo.
Resumen y estadísticas
Utilice la página de resumen del proyecto para ver de un vistazo qué resultados clave están en riesgo, se han cerrado o se han trasladado al siguiente trimestre. He aquí un ejemplo de la página de resumen de OKR de la empresa OpenProject:
Nota
OpenProject es un software de OKR que se actualiza con frecuencia. Hay nuevas versiones cada mes. De cara al futuro, tenemos previsto mejorar nuestra configuración probando paneles de control aún más detallados y una mayor automatización. ¡Eche un vistazo a nuestra hoja de ruta para ver lo que tenemos previsto lanzar próximamente!
Comience una prueba para evaluar OpenProject para sus OKR
Con todo configurado, su equipo ya puede aprovechar plenamente OpenProject como software de OKR para alinear objetivos, realizar un seguimiento de los resultados y rendir cuentas.
OpenProject ayuda a los equipos a implantar los OKR sin cambiar de herramienta. Con tipos de paquetes de trabajo flexibles y un seguimiento intuitivo, puede alinear la estrategia y la ejecución en un solo lugar. ¿Usted y su equipo también trabajan con OKR? Pruebe OpenProject ahora y vea cómo el software de OKR construido sobre código abierto puede agilizar su alineación estratégica.
