5 passos para começar a colaborar em tempo real em Documentos

As equipas colaboram em ideias, estratégias e textos diariamente, mas quando isso acontece fora da ferramenta de projeto, o contexto perde-se e a coordenação demora mais tempo do que o necessário. Com o OpenProject 17.0, a colaboração em tempo real agora está integrada diretamente no módulo Documentos (instalações em nuvem e em contentores), mas somente se o módulo estiver ativado no seu projeto.

Neste artigo, ficará a saber por que razão vale a pena ativar o módulo Documentos, como funciona a colaboração em direto no OpenProject e como começar a utilizá-lo em apenas alguns minutos.

Comece a utilizar a colaboração em tempo real

A ativação do módulo Documentos é um pequeno passo que pode ter um impacto imediato na forma como a sua equipa de projeto colabora. Em vez de utilizar ferramentas separadas ou trocar versões de documentos, as equipas podem criar e editar documentos em conjunto diretamente no OpenProject.

Os casos de utilização típicos incluem:

• Criar ideias em conjunto e em tempo real.
• Alinhamento de estratégias, conceitos ou objetivos de projetos.
• Redigir diretrizes, propostas ou documentação interna.
• Recolha de contributos e feedback de várias partes interessadas.

Importante

A colaboração em documentos em tempo real está disponível a partir da versão 17.0, e é ativada automaticamente para instalações em contentor e alojadas na nuvem. As instalações em pacote (DEB/RPM) requerem uma configuração manual adicional. Consulte o nosso guia de administração do sistema para mais pormenores.

Veja este vídeo para compreender como beneficiar do OpenProject Documents com a colaboração em tempo real: Este vídeo está atualmente disponível apenas em inglês.

Como utilizar o módulo Documentos do OpenProject para edição em tempo real

Imagine uma equipa de marketing que quer alinhar a sua estratégia para o ano. É necessário que várias pessoas contribuam com ideias, aperfeiçoem a redação e cheguem a acordo sobre as prioridades, idealmente sem trocar ficheiros ou alternar entre ferramentas. O módulo Reuniões ajuda a recolher ideias e a alinhar tópicos de forma estruturada, mas, por vezes, as equipas precisam apenas de um documento partilhado para criar ideias em colaboração, sem organizar tudo como uma reunião.

Com o módulo Documentos ativado, a equipa pode criar um documento partilhado no seu projeto e começar a trabalhar nele em conjunto e em tempo real. Todos podem ver as alterações instantaneamente, os comentários podem ser tratados no local, e o documento evolui de forma colaborativa em vez de passar por várias versões.

Abaixo está um exemplo simples de como os administradores de projetos podem começar e introduzir a colaboração em tempo real em poucos passos.

1. Ativar o módulo Documentos no seu projeto

Como administrador do projeto, abra as definições do projeto e ative o módulo Documentos. Este é o único passo necessário para tornar a colaboração em tempo real disponível para os membros do seu projeto. Uma vez ativado, todos os utilizadores com as permissões adequadas podem criar e editar documentos em conjunto e em tempo real.

2. Crie tipos para estruturar os seus documentos

Para manter os documentos organizados, pode definir tipos de documentos como Estratégia, Conceitos ou Documentação interna. Isto é especialmente útil quando estão envolvidas várias equipas ou tópicos. Os tipos facilitam a localização e reutilização posterior de documentos pelos membros do projeto, e podem ser ajustados à medida que o seu projeto cresce.

3. Crie o seu primeiro documento

Crie um novo documento e dê-lhe um título claro, por exemplo, Estratégia de marketing 2026. O documento abre-se diretamente no editor e as alterações são guardadas automaticamente enquanto trabalha. A partir deste momento, vários utilizadores podem editar o documento em simultâneo, sem qualquer configuração adicional.

4. Partilhe o documento com a sua equipa

Basta partilhar a ligação do documento com os membros do seu projeto. Todas as pessoas com acesso ao projeto podem abrir o documento e começar a contribuir imediatamente. Não são necessários convites separados ou definições de partilha externa - as permissões do projeto aplicam-se automaticamente.

5. Explore o editor e ligue os pacotes de trabalho no texto

Utilize o editor para estruturar o seu conteúdo, adicionar listas ou títulos e referir-se a pacotes de trabalho relevantes diretamente no texto do documento. Isto ajuda a relacionar ideias e decisões com as tarefas com as quais estão relacionadas. Para obter opções de edição mais avançadas, pode obter mais informações sobre a tecnologia subjacente do editor na documentação BlockNote.

Dica

Utilize o módulo de notícias para espalhar a palavra e encorajar os membros do projeto a experimentar também a colaboração em tempo real no Documentos.

Ative a colaboração em tempo real na sua equipa

Já dedica algum tempo a ler sobre a colaboração em tempo real - ativar o módulo Documentos no seu projeto demora menos de um minuto. Ative o módulo Documentos, crie um primeiro documento e convide a sua equipa para trabalhar nele em conjunto.

Se procura mais detalhes sobre configurações ou permissões específicas, a nossa documentação é o melhor lugar para começar. O Guia do utilizador explica como trabalhar com documentos, enquanto o Guia do administrador do sistema cobre as opções técnicas de instalação e configuração.