Documentar e imprimir reuniões: Tarefas, resultados e actas - tudo num único software

Todos os projetos implicam reuniões regulares: Qual é o estado atual? Quem é responsável por cada tarefa? Especialmente nas instituições públicas, é crucial documentar as decisões das reuniões de forma clara e preparada para auditorias. Totalmente transparente, tanto a nível interno como externo.

Com o OpenProject é fácil: Pode preparar reuniões com poucos cliques, vincular tarefas e criar um registo estruturado com responsabilidades, resultados e uma lista de participantes.

A reunião terminou? Exporte e imprima a sua reunião diretamente do sistema, formatada como um PDF claro. Desta forma, tem todas as decisões e responsabilidades a preto e branco - prontas para processos, auditorias ou inquéritos dos cidadãos.

Documentar decisões

Qual é o cerne de quase todas as reuniões? Reunir diferentes perspetivas e tomar decisões. Na prática, as coisas são muitas vezes diferentes. As reuniões prolongam-se, os participantes não sabem bem porque estão ali, e no final, todos estão tão confusos como quando começaram.

A sua equipa precisa de reuniões transparentes e diretas do princípio ao fim. O software correto guia-nos a cada passo e fornece uma estrutura clara. Mais informações sobre todas as funcionalidades do módulo de reuniões do OpenProject: Reuniões recorrentes ou únicas, ligação de pacotes de trabalho, integração de calendários e muito mais.

Como posso registar decisões diretamente durante uma reunião?

Com o OpenProject, pode registar as decisões durante a reunião. Nada se perde, e todos os participantes (e quem não pode participar) veem imediatamente o que foi acordado.

Para tal, defina o estado da reunião para “Em curso”. Isto ativa automaticamente um botão +Resultado por baixo de cada ponto da agenda. Qualquer participante pode clicar nele para registar decisões no local.

Também pode reorganizar os pontos da ordem de trabalhos arrastando e largando em qualquer altura. Se alguns pontos se revelarem irrelevantes, basta

• transferi-los para o backlog no final,
• eliminá-los,
• ou numa série de reuniões recorrentes, empurrá-los para a reunião seguinte.

O resultado é um registo claro e possível de acompanhar, que capta as suas decisões exatamente como foram tomadas.

Atribua responsabilidades

Para que as decisões sejam implementadas, as responsabilidades devem ser muito claras. No OpenProject, pode definir logo na reunião quem é responsável por cada ponto da ordem de trabalhos.

Isto evita aqueles momentos embaraçosos em que ninguém inicia a conversa porque ninguém se sente responsável. Em vez disso, todos veem o nome e o avatar da pessoa responsável ao lado de cada ponto da ordem de trabalhos.

Isto reduz o número de perguntas e a coordenação duplicada. Os projetos correm melhor porque todos sabem qual é a sua área de responsabilidade, e os passos seguintes são claros.

Como atribuo responsabilidades diretamente numa reunião?

O módulo de reunião do OpenProject oferece duas formas de adicionar pontos à ordem de trabalhos e definir responsabilidades:

1. Pode adicionar um pacote de trabalho existente (como uma tarefa ou uma instância), que normalmente já tem uma pessoa atribuída.

2. Pode criar um novo ponto da ordem de trabalhos e anotar a pessoa responsável diretamente no texto. Naturalmente, também pode ligar vários pacotes de trabalho num ponto.

Em ambos os casos, pode adicionar uma pessoa responsável no canto superior direito do ponto da ordem de trabalhos. Decida se essa pessoa apenas apresenta o tema ou se também é responsável pelo acompanhamento posterior.

Tudo nas actas - a sua única fonte de verdade

Todos os pontos da reunião são automaticamente reunidos num registo estruturado. Esta é a sua fonte única e fiável da verdade - sem folhas de Excel ou ficheiros Word dispersos. Com o OpenProject, continua a trabalhar em tarefas e a documentá-las exatamente quando são discutidas. Não precisa de tomar notas incompletas ou vagas com base na memória.

O que é que a acta da reunião inclui automaticamente?

A sua reunião OpenProject agrupa tudo: ordem de trabalhos, resultados, tarefas, documentos, responsabilidades, participantes, data e hora. Tudo num só lugar, disponível para todos os envolvidos.

Mantém os seus processos familiares enquanto ganha eficiência: crie actas diretamente a partir da ordem de trabalhos e basta adicionar os resultados. Isto poupa tempo e cria um verdadeiro reflexo da sua reunião.

Porque é que um registo central é tão importante?

Com um documento único e sempre atualizado, estabelece uma clara fonte única de verdade. Acabaram-se as versões desatualizadas enterradas em e-mails ou folhas de cálculo.

Mesmo quem não esteve presente na reunião pode facilmente ver o que foi discutido e decidido. Muitas vezes, basta um clique no pacote de trabalho ligado para ver todos os pormenores e todo o fio de comunicação.

De que outras ferramentas necessito para as reuniões?

O OpenProject cobre quase tudo - da ordem de trabalhos às tarefas e às actas finais. A única ferramenta adicional de que necessita é software para a videoconferência ou conferência telefónica se for uma reunião online ou num ambiente híbrido. Idealmente, deve utilizar algo que permita partilhar o ecrã e apresentar a reunião no OpenProject ao mesmo tempo.

Dica

Somos apaixonados pelo código aberto - é por isso que a nossa própria equipa utiliza o software de sala de aula virtual de código aberto BigBlueButton para reuniões de vídeo. Combina na perfeição com o OpenProject.

Qual é o objetivo da função de calendário?

O e-mail de convite gerado automaticamente contém um ficheiro ICS. Isto permite aos participantes adicionar a reunião ao seu calendário pessoal com um único clique - quer utilizem o Outlook, o Thunderbird ou qualquer outra ferramenta com suporte para iCal.

Em alternativa, pode descarregar o compromisso diretamente da reunião para o adicionar manualmente ao seu calendário. Apesar do OpenProject incluir o seu próprio calendário, sabemos que para muitas equipas, o calendário principal é onde tudo se junta. É por isso que facilitamos a integração.

Preto no branco - exporte e imprima as suas actas

Quando a reunião terminar, pode exportar e imprimir as suas actas imediatamente. Desta forma, todas as decisões e responsabilidades são claramente documentadas - preto no branco, prontas para auditorias e para os seus ficheiros.

Como imprimo as actas das minhas reuniões?

Em poucos cliques, exporte as actas como PDF. Pode escolher se quer incluir

• uma lista de participantes (acima da ordem de trabalhos),
• uma lista de anexos (no final),
• entradas de backlog,
• ou resultados.

Também pode adicionar um texto de rodapé personalizado. Clique em Descarregar e obterá um documento formatado de forma profissional, pronto para imprimir ou arquivar digitalmente.

Porque é que isto é importante para os registos e as auditorias?

Um protocolo impresso e pronto para auditoria é essencial, especialmente em instituições públicas e organizações com requisitos rigorosos de documentação escrita. Permite-lhe provar, em qualquer altura, quem decidiu o quê e quando.

Embora as pessoas estejam preparadas para os processos digitais, os requisitos nos bastidores continuam muitas vezes a exigir papel. E com o OpenProject, pode fornecê-lo sem problemas.

Conclusão: Porque é que o OpenProject é especialmente valioso para reuniões em projetos públicos

Com o OpenProject, documenta permanentemente decisões, tarefas e responsabilidades - transparente, pronto para auditoria e acessível a todos. Isto não só ajuda a cumprir os requisitos de documentação, como também torna os projetos mais organizados, e as equipas colaboram de forma mais eficaz.

Nas instituições públicas, é particularmente importante documentar completamente os processos e poder provar em qualquer altura quem decidiu o quê. O OpenProject torna isto possível sem qualquer quebra de suporte, sem folhas de Excel ou ficheiros Word dispersos. Em vez disso, tem uma plataforma central que liga perfeitamente o planeamento, a execução e o acompanhamento das suas reuniões.

Mantém os projetos transparentes e verificáveis em qualquer altura. Pode ter a certeza de que todos estão na mesma página - da primeira decisão ao registo impresso que documenta claramente todos os resultados.

Mais informações sobre o OpenProject para o sector público, incluindo vários estudos de caso.