Pré-visualização: Fluxo de trabalho de solicitação de início de projeto para PM² e outras normas (complemento Enterprise)

As pessoas que trabalham segundo padrões de gestão de projetos, como PM² ou PMflex, baseiam-se em requisitos muito específicos ao criar projetos. Por isso, um novo pedido de início de projeto costuma ser demorado e propenso a erros: Que versão da folha de cálculo contém realmente os dados atualizados? Que informações preciso de fornecer para enviar a solicitação? Em muitas organizações, esta solicitação de início de projeto serve como base formal para aprovação, definição de orçamento e priorização.

Como gestor de carteiras de projetos, pretende permitir que os iniciadores criem e processem facilmente pedidos de início de projeto numa única plataforma de gestão de projetos e carteiras. É por isso que queremos simplificar significativamente o processo de início do projeto com o OpenProject: estamos a desenvolver um assistente que orienta os utilizadores passo a passo pelo fluxo de trabalho de início do projeto.

Neste artigo do blogue, pode descobrir exatamente como este fluxo de trabalho irá simplificar o trabalho dos gestores de carteiras e de todos os envolvidos na criação de novos projetos. Tenha em mente que esta é uma pré-visualização de uma funcionalidade ainda em desenvolvimento, e como tal, sujeita a alterações.

Importante

Esta funcionalidade está planeada para ser lançada com a versão 17.1 em fevereiro de 2026, como complemento Enterprise no plano Premium. Consulte a nossa Página de preços para mais informações sobre os diferentes planos OpenProject.

Orientação automatizada para processos complexos

Todos os meses, lançamos novas funcionalidades e complementos Enterprise para o OpenProject. Por um lado, isto significa que o software está a tornar-se mais robusto. Os gestores de projetos podem trabalhar mais rapidamente, com mais eficácia e de forma mais direcionada. Por outro lado, estamos conscientes de que os utilizadores precisam de uma orientação clara do software — especialmente quando os processos subjacentes são complexos, seja com base no PM², PMflex ou noutras normas de gestão de projetos.

Especialmente ao iniciar projetos, um fluxo de trabalho passo a passo pode ser extremamente útil. A ideia: os gestores de carteiras de projetos definem passos e atributos específicos num modelo. Qualquer pessoa que crie um projeto apenas precisa de seguir os passos predefinidos. No final, é criado um pacote de trabalho com todas as informações necessárias, e é atribuído diretamente à pessoa ou grupo responsável que analisa o pedido.

Isto garante que as normas são cumpridas, que toda a documentação é centralizada e que os utilizadores podem concentrar-se no seu trabalho real, em vez de se preocuparem com a ferramenta.

Benefício de um fluxo de trabalho para pedidos de iniciação de projetos

O seguinte parece-lhe familiar? Para criar um pedido de início de projeto segundo PM² ou PMflex, é necessário pesquisar em folhas de cálculo Excel dispersas — ou, pior ainda, em e-mails — e, no final, ainda não se tem certeza se os dados são os mais recentes e corretos. E mesmo que todos os dados estejam lá, ainda precisam de ser verificados por um gestor de carteiras ou de programa. Mas como e quando?

Estes processos pouco claros custam tempo e causam frustração, resultando em pedidos de iniciação de projetos incompletos.

Então vamos lá:

• Definir antecipadamente processos claros e atributos necessários num modelo.
• Ativar uma funcionalidade que orienta o utilizador passo a passo.
• Completar o fluxo de trabalho com automatização que agrupa todas as informações e inicia o passo seguinte.

A nossa visão é tornar isto possível para os utilizadores do PM² e PMflex, em particular, e disponibilizá-lo como complemento Enterprise. Ao mesmo tempo, queremos que as equipas que utilizam outros métodos - como PRINCE2, SAFe, OKR - beneficiem de normas predefinidas e da criação de projetos orientados.

Dica

PMflex é a norma de gestão de projetos para a administração pública na Alemanha. Como o OpenProject faz parte do openDesk, o pacote completo de escritório e colaboração feito sob medida para o sector público alemão, o assistente de início de projeto também estará disponível para os utilizadores do openDesk.

Um processo estruturado ajuda as organizações:

• Reduza a carga cognitiva dos iniciadores de projetos.
• Garanta que todas as informações obrigatórias são recolhidas.
• Evite erros causados por dados desatualizados ou inconsistentes.
• Normalize o início dos projetos em todos os departamentos.
• Integre novos funcionários mais facilmente.
• Melhore a transparência para os revisores e decisores envolvidos no processo de aprovação.
• Automatize a transferência para os gestores de carteiras ou de programas.
• Mantenha a documentação num local central.

Vamos ver no que a equipa do OpenProject trabalha para concretizar essa ideia de um assistente de início de projeto.

Pré-visualização da funcionalidade: fluxo de trabalho de iniciação de projetos (complemento Enterprise)

O complemento Enterprise previsto permitirá aos iniciadores de projetos navegar pelo processo em quatro passos.

1. Selecione um modelo para criar um projeto

Escolha o modelo correto de projeto, programa ou carteira definido pelo seu gestor de carteiras, para garantir que todos os atributos e passos necessários são incluídos.

*Imagem: Maquete de pré-visualização, que apresenta a interface para selecionar diferentes modelos, para iniciar o pedido de iniciação do projeto no OpenProject.

2. Preencha os requisitos predefinidos

Introduza as informações necessárias de forma clara e orientada. Os campos apresentados dependem do modelo escolhido e asseguram que todos os dados obrigatórios são recolhidos.

*Imagem: Maquete de pré-visualização que apresenta a interface para preencher vários requisitos para o pedido de iniciação do projeto, tais como datas, informações técnicas ou base jurídica.

3. Apresente o pedido de iniciação do projeto para acionar as automatizações

Quando todos os campos obrigatórios estiverem preenchidos, envie o pedido de iniciação. O fluxo de trabalho agrupa automaticamente todas as informações e envia-as para o revisor responsável.

*Imagem: Maquete de pré-visualização que apresenta a interface para enviar um pedido de iniciação de projeto no OpenProject.

4. Verifique o estado e o artefacto exportado no pacote de trabalho

Após o envio, o OpenProject cria automaticamente um pacote de trabalho para além do projeto que acabou de criar. Com este pacote de trabalho, pode acompanhar o estado do pedido de iniciação. Adicionalmente, o OpenProject irá gerar um artefacto a partir da sua informação sob a forma de um PDF e adicioná-lo ao pacote de trabalho recentemente criado.

Para este passo, ainda não temos uma maquete para apresentar, mas o pacote de trabalho criado pode ter o seguinte aspeto:

*Imagem: Pacote de trabalho de demonstração de um pedido de iniciação de projeto no OpenProject, com descrição escrita automaticamente, ficheiro PDF carregado (o artefacto) e comentário de ‘System’.

Exemplo prático: como este assistente vai melhorar o trabalho diário

Imagine a Anna, uma coordenadora de projetos no departamento de TI de uma administração municipal de médio porte na Alemanha. Até agora, o seu dia de trabalho começava muitas vezes da mesma forma: à procura da versão correta de um ficheiro de iniciação ao projeto. Uma versão foi guardada numa unidade partilhada, outra foi anexada a um e-mail e uma terceira foi atualizada por um colega “ainda na semana passada”, mas ninguém se lembrava onde.

Quando finalmente encontrou o ficheiro certo, o próximo desafio foi descobrir que campos eram obrigatórios. Alguns projetos exigiam informações adicionais, outros não. E se faltasse alguma coisa, o gestor da carteira enviava o pedido de volta dias depois com comentários como “Atualizar a secção 3.2” ou “Falta a justificação para o planeamento orçamental”.

Com o novo fluxo de trabalho de início de projetos no OpenProject, espera-se que esse processo se torne muito mais fácil. Anna seleciona o modelo correto, segue os passos predefinidos e preenche apenas os campos relevantes para o tipo de projeto. Sem suposições, sem confusão de versões, sem idas e vindas.

Quando ela envia a solicitação, todas as informações são automaticamente agrupadas e atribuídas ao revisor responsável, tornando o processo transparente, estruturado e significativamente mais rápido. E como o fluxo de trabalho está alinhado com a fase de início do projeto PMflex, a sua organização pode garantir que todos os novos projetos começam com documentação completa e padronizada.

Perspetiva

O fluxo de trabalho de início do projeto é o primeiro passo para uma série de processos guiados no OpenProject. Após concluir esta funcionalidade, planeamos oferecer suporte a assistentes adicionais alinhados ao PMflex, para tornar a gestão estruturada de projetos, programas e carteiras ainda mais simples, especialmente para a administração pública e grandes organizações com processos padronizados.

Estamos ansiosos por partilhar mais informações à medida que o desenvolvimento avança.