Promover a adoção pelos utilizadores e liderar a mudança ao passar do Jira para o OpenProject

Quando as organizações decidem migrar do Jira para o OpenProject, o foco inicial está frequentemente nos aspectos técnicos, como a transferência de dados ou o mapeamento de casos de utilização. Embora estes elementos sejam essenciais, observo constantemente que o maior desafio não é tecnológico. O verdadeiro fator de sucesso é a capacidade da organização para navegar em iniciativas de mudança e orientar as pessoas na sua jornada de mudança.

Co-criação da futura forma de trabalhar

Na OpenProject, abordamos as migrações com o entendimento de que o seu sucesso depende de uma gestão de mudança ponderada. Em vez de impor um novo sistema, trabalhamos com as organizações para co-criar o seu futuro no OpenProject. Isto começa com:

• Identificar as partes interessadas e compreender a sua forma de trabalhar, as suas necessidades, processos e problemas.
• Mapear os casos de utilização que moldam o seu trabalho diário.
• Traduzir os fluxos de trabalho existentes para o OpenProject sempre que possível e,
• Explorar em conjunto as necessidades subjacentes, quando não existe um equivalente direto.

Na OpenProject, abordamos o desenvolvimento de produtos com uma mentalidade muito centrada no utilizador. Sempre que oriento as empresas no processo de migração do Jira para o OpenProject, tento sempre envolver os utilizadores reais desde o início. Vou à ilha dos meus utilizadores e tento compreender as suas necessidades. Refiro-me a “necessidades” e não a soluções. Não é da responsabilidade do utilizador, mas sim das nossas equipas de produto, definir uma solução baseada nas necessidades dos utilizadores. Através de métodos de prototipagem rápida, as nossas equipas fornecem soluções tangíveis e validam-nas com os utilizadores. Este processo iterativo e colaborativo promove a apropriação, gera confiança e cria naturalmente defensores internos para a nova plataforma. Ajuda-nos a definir soluções que respondem realmente às necessidades dos utilizadores.

O desenvolvimento dos nossos produtos é totalmente transparente. Pode ler cada um dos critérios de aceitação que definimos para as nossas histórias de utilizador. Procuramos ativamente obter feedback dos nossos utilizadores. A utilização de um produto de código aberto dá-lhe a oportunidade de moldar o produto em conjunto connosco. A nossa comunidade é importante.

Liderar a mudança de fonte fechada para fonte aberta

Também reconhecemos a importância da liderança da mudança durante a transição. Os líderes de mudança bem sucedidos ouvem com intenção, mantêm-se curiosos e tratam o feedback como um contributo valioso. A criação de segurança psicológica permite que os utilizadores partilhem abertamente as suas preocupações e ideias.

Para reforçar ainda mais a adoção, encorajamos normalmente o desenvolvimento de redes internas de defensores. Identificar os primeiros utilizadores e dar-lhes a possibilidade de apoiarem os seus pares cria uma dinâmica entre as equipas. O envolvimento precoce dos decisores garante o alinhamento e o patrocínio sustentado. Liderar a mudança é um desporto de equipa, independentemente de se tratar de uma equipa de 50 pessoas ou de uma organização de 150 000 pessoas.

Caso pretenda aprofundar o tema da mudança de código fechado para código aberto, explorei recentemente este tema numa palestra na FOSDEM.

Iniciar a transição na prática

Uma forma prática de iniciar a transição é através de uma prova de conceito (PoC) com equipas selecionadas, idealmente representando os principais grupos-alvo.

Para compreender o que significa realmente passar do Jira para o OpenProject, recomendamos frequentemente uma análise de casos de utilização. Ao mapear os principais cenários do Jira para os seus equivalentes no OpenProject, as organizações ganham transparência nas potenciais soluções, lacunas e definem estratégias de mitigação. Esta abordagem estruturada transforma o planeamento da migração num processo construtivo, tangível e orientado para a solução. O feedback destes processos é essencial para o planeamento do nosso roteiro e dá às organizações a possibilidade de co-criarem o OpenProject em conjunto connosco, com base nas suas necessidades.

Orientamos os utilizadores no seu percurso de mudança, entre outros, fornecendo sessões de integração e formação personalizadas. Normalmente, são suficientes sessões de formação curtas e específicas. Apoiamos as organizações também com formatos de capacitação personalizados, combinando a formação de administradores em configuração e fluxos de trabalho com sessões a nível de equipa para utilização diária e formação baseada em funções, quando necessário.

À medida que os processos e as necessidades se tornam mais claros, orientamos as equipas na tradução dos fluxos de trabalho e das necessidades do Jira para o OpenProject. Ao longo desta fase, os canais de apoio e os serviços de assistência garantem que as questões são resolvidas rapidamente e que a confiança continua a aumentar.

Conclusão: Desde a prova de conceito, passando pela migração até à adoção confiante

A mudança pode ser assustadora. Em última análise, uma migração bem sucedida não é definida pela transferência de dados concluída, mas pelo momento em que as equipas se sentem confiantes e produtivas no seu novo espaço de trabalho. Ao dar prioridade à co-criação, à capacitação direcionada e à comunicação transparente, ajudamos as organizações a transformar uma iniciativa de mudança potencialmente desafiante numa oportunidade para fortalecer ainda mais a colaboração da equipa e perceber plenamente o valor do OpenProject e do código aberto.

Pode co-criar o futuro da tecnologia se contribuir para produtos de código aberto. Especialmente se for o decisor, pode fazer com que a mudança aconteça. Comece a transição para o código aberto, mas prepare-a bem. Não tem de o fazer e não o deve fazer sozinho. Co-crie o futuro connosco e com os seus colegas. A soberania digital não se constrói apenas com código - constrói-se com pessoas que acreditam nela.

E lembre-se… Não está apenas a migrar software - está a construir democracia e liberdade para as gerações futuras.