Pré-visualização: Fluxo de trabalho de pedido de início de projeto para PM² e outras normas (Complemento para empresas)

Aqueles que trabalham de acordo com as normas de gestão de projectos, como PM² ou PMflex, baseiam-se em requisitos muito específicos quando criam novos projectos. Por conseguinte, um pedido de início de um novo projeto é muitas vezes moroso e sujeito a erros: *Que versão da folha de cálculo contém realmente os dados actualizados? Em muitas organizações, este pedido de início de projeto serve de base formal para a aprovação, orçamentação e definição de prioridades.

Como gestor de portfólio de projectos, pretende permitir que os iniciadores de projectos criem e processem facilmente pedidos de iniciação de projectos numa única plataforma de gestão de projectos e portfólios. É por isso que queremos simplificar significativamente o processo de iniciação do projeto com o OpenProject: estamos atualmente a desenvolver um assistente que guia os utilizadores passo a passo através do fluxo de trabalho de iniciação do projeto.

Neste artigo do blogue, pode descobrir exatamente como este fluxo de trabalho irá simplificar o trabalho dos gestores de carteiras e de todos os envolvidos na criação de novos projectos. Tenha em atenção que se trata de uma visualização de uma funcionalidade ainda em desenvolvimento e, por conseguinte, sujeita a alterações.

[!IMPORTANTE] Esta funcionalidade está atualmente planeada para ser lançada com a versão 17.1 em fevereiro de 2026, como suplemento Enterprise no plano Premium. Por favor, consulte a nossa Página de preços para saber mais sobre os diferentes planos OpenProject.

Orientação automatizada para processos complexos

Todos os meses, lançamos novas funcionalidades e add-ons empresariais para o OpenProject. Por um lado, isto significa que o software está a tornar-se mais poderoso. Os gestores de projectos podem trabalhar mais rapidamente, com mais eficácia e de forma mais direcionada. Por outro lado, estamos conscientes de que os utilizadores necessitam de uma orientação clara do software - especialmente quando os processos subjacentes são complexos, quer se baseiem em PM², PMflex ou noutras normas de gestão de projectos.

Especialmente quando inicia projectos, um fluxo de trabalho passo-a-passo pode ser extremamente útil. A ideia: os gestores de carteiras de projectos definem etapas e atributos específicos num modelo. Qualquer pessoa que crie um novo projeto segue simplesmente os passos predefinidos. No final, é criado um pacote de trabalho que contém todas as informações necessárias e é atribuído diretamente à pessoa ou grupo responsável que analisa o pedido.

Isto garante que as normas são cumpridas, que tudo é documentado centralmente e que os utilizadores podem concentrar-se no seu trabalho real em vez de na ferramenta.

Benefício de um fluxo de trabalho para pedidos de iniciação de projectos

O que se segue parece-lhe familiar? Para criar um pedido de iniciação de projeto de acordo com PM² ou PMflex, tem de procurar em folhas de cálculo Excel dispersas - ou, pior ainda, em e-mails - e, no final, ainda não tem a certeza se tem os dados mais recentes e corretos. E mesmo que todos os dados estejam lá, ainda precisam de ser verificados por um gestor de carteira ou de programa. Mas como e quando?

Estes processos pouco claros custam tempo e causam frustração, resultando em pedidos de iniciação de projectos incompletos.

Então vamos lá:

• Defina previamente processos claros e atributos necessários num template.
• Active uma funcionalidade que guia o utilizador passo a passo.
• Complete o fluxo de trabalho com automatização que agrupa todas as informações e inicia o passo seguinte.

A nossa visão é tornar isto possível para os utilizadores do PM² e do PMflex em particular e permitir a sua utilização como complemento empresarial. Ao mesmo tempo, queremos que as equipas que utilizam outros métodos - como [PRINCE2] (/blog/prince2-with-openproject/), [SAFe] (/docs/use-cases/safe-framework/), [OKR] (/okr-software) - beneficiem de normas predefinidas e da criação de projectos orientados.

Dica

PMflex é a norma de gestão de projectos para a administração pública na Alemanha. Uma vez que o OpenProject faz parte do [openDesk, o pacote de escritório e de colaboração tudo-em-um concebido para o sector público alemão] (/opendesk), o assistente de iniciação de projectos estará também disponível para os utilizadores do openDesk.

Um processo estruturado ajuda as organizações:

• Reduza a carga cognitiva dos iniciadores de projectos.
• Certifique-se de que todas as informações obrigatórias são recolhidas.
• Evite erros causados por dados desactualizados ou inconsistentes.
• Normalize o início dos projectos em todos os departamentos.
• Integre novos funcionários mais facilmente.
• Melhore a transparência para os revisores e decisores envolvidos no processo de aprovação.
• Automatize a transferência para os gestores de carteiras ou de programas.
• Mantenha a documentação num local central.

Vejamos em que é que a equipa do OpenProject está atualmente a trabalhar para permitir esta ideia de um assistente de iniciação de projeto.

Pré-visualização da funcionalidade: fluxo de trabalho de iniciação de projectos (add-on Enterprise)

O add-on Enterprise previsto permitirá aos iniciadores de projectos navegar pelo processo em quatro etapas.

1. Selecione um modelo para criar um projeto

Escolha o modelo correto de projeto, programa ou portfólio definido pelo seu gestor de portfólio para garantir que todos os atributos e passos necessários são incluídos.

*Imagem: Maquete de pré-visualização mostrando a interface para selecionar diferentes modelos para iniciar o pedido de iniciação do projeto no OpenProject.

2. Preencha os requisitos predefinidos

Introduza as informações necessárias de forma clara e orientada. Os campos apresentados dependem do modelo escolhido e asseguram que todos os dados obrigatórios são recolhidos.

*Imagem: Maquete de pré-visualização mostrando a interface para preencher vários requisitos para o pedido de iniciação do projeto, tais como datas, informações técnicas ou base jurídica.

3. Apresente o pedido de iniciação do projeto para acionar as automatizações

Quando todos os campos obrigatórios estiverem preenchidos, envie o pedido de iniciação. O fluxo de trabalho agrupa automaticamente todas as informações e envia-as para o revisor responsável.

*Imagem: Maquete de pré-visualização mostrando a interface para submeter um pedido de iniciação de projeto no OpenProject.

4. Verifique o estado e o artefacto exportado no pacote de trabalho

Após a submissão, o OpenProject cria automaticamente um pacote de trabalho para além do projeto que acabou de criar. Com este pacote de trabalho, pode acompanhar o estado do pedido de iniciação. Adicionalmente, o OpenProject irá gerar um artefacto a partir da sua informação sob a forma de um PDF e adicioná-lo ao pacote de trabalho recentemente criado.

Para esta etapa, ainda não temos uma maquete para mostrar, mas o pacote de trabalho criado pode ter o seguinte aspeto:

*Imagem: Pacote de trabalho de demonstração de um pedido de iniciação de projeto no OpenProject, com descrição escrita automaticamente, ficheiro PDF carregado (o artefacto) e comentário de ‘System’.

Exemplo da prática: Como é que este assistente irá melhorar o seu trabalho diário

Imagine Anna, uma coordenadora de projectos no departamento de TI de uma administração municipal alemã de média dimensão. Até agora, o seu dia de trabalho começava muitas vezes da mesma forma: à procura da versão correta de um ficheiro de iniciação ao projeto. Uma versão foi guardada numa unidade partilhada, outra foi anexada a um e-mail e uma terceira foi actualizada por um colega “ainda na semana passada” - mas ninguém se lembrava onde.

Quando finalmente encontrou o ficheiro certo, o desafio seguinte foi descobrir quais os campos obrigatórios. Alguns projectos exigiam informações adicionais, outros não. E se faltasse alguma coisa, o gestor da carteira enviava o pedido de volta dias depois com comentários como “Por favor, actualize a secção 3.2” ou “Falta a justificação para o planeamento orçamental”.

Com o novo fluxo de trabalho de iniciação de projectos no OpenProject, espera-se que este processo se torne muito mais fácil. Anna seleciona o modelo correto, segue os passos predefinidos e preenche apenas os campos relevantes para o tipo de projeto. Sem adivinhações, sem confusão de versões, sem idas e vindas.

Quando apresenta o pedido, todas as informações são automaticamente agrupadas e atribuídas ao revisor responsável - tornando o processo transparente, estruturado e significativamente mais rápido. E porque o fluxo de trabalho se alinha com a fase de iniciação do projeto PMflex, a sua organização pode assegurar que cada novo projeto começa com documentação completa e normalizada.

Perspectivas

O fluxo de trabalho de iniciação do projeto é o primeiro passo para uma série de processos guiados no OpenProject. Depois de completar esta funcionalidade, planeamos suportar assistentes adicionais alinhados com o PMflex para tornar a gestão estruturada de projectos, programas e portfólios ainda mais fácil - especialmente para a administração pública e grandes organizações com processos padronizados.

Esperamos poder partilhar mais informações à medida que o desenvolvimento for avançando.