Cómo trabajar con plantillas de proyecto
Using project templates in OpenProject helps your team save time, avoid repetitive setup, and ensure a consistent project structure across your organization.
Veamos cómo puede configurar plantillas de proyecto en OpenProject.
3 steps to create a new project template
En OpenProject, sólo los administradores pueden crear y eliminar plantillas de proyecto. De esa manera, hay un grupo de personas que garantizan la coherencia y supervisan la cantidad y la estructura de las plantillas.
To set up a new project template, you can either create a new project from scratch or convert an existing one into a template. If you want to make sure that all settings are predefined as you need, we suggest creating a new template project.
In short, there are three steps:
- Create a new project.
- Adjust all settings so that the project is a good template.
- Mark the project as template.
We will go through all three steps by using an example use case.
Project templates example use case
Let us use the example of organizing an event, e.g. a conference. Esto es algo que puede ocurrir con frecuencia, por ejemplo, trimestral o anualmente. In order not to have to start from scratch every time and also to help in case different colleagues are organizing conferences, a template can be very useful to save time and build on past experiences.
We’ll walk you through which modules can be pre-configured to get the most value out of templates.
1. Create and name your project template
First, you create a new project by clicking on +Project on the header menu.
Now you see the screen where your template will later appear as well. Select a template to start with prefilled settings or start with a blank project.
Then, you name your project that will later become your template.
Cuando cree su plantilla de proyecto tal y como se ha descrito anteriormente, considere la posibilidad de añadir plantilla a su nombre, para que sea más fácil distinguirla de sus proyectos normales. Your project template will appear e.g. in the project lists so that you would want to be able to see which of the projects serve as templates.
We advise to add a short description that will also appear in the overview of selecting a new project from a template. You can also define whether your new project should be the subproject of another project. For the function of being a template, this is not relevant, but if you use several templates, you could think about organizing them all under a “templates” project.
2. Adjust the project settings
Plantilla de módulos
Now, go to the project settings and activate the relevant modules for your template. For an event template, this could be modules like Activity, Boards, Budgets, Calendars, Documents and more.
Plantilla de paquete de trabajo
Next, set up the work packages needed to manage your project from initiation to closing. De este modo, incluirá relaciones y jerarquías para que le resulte más fácil y rápido iniciar un nuevo proyecto a partir de su plantilla.
Por supuesto, también puede personalizar su formulario de paquete de trabajo en la plantilla para incluir toda la información relevante para su organización. Cada vez que abra un nuevo paquete de trabajo, verá entonces la lista de atributos que había configurado.
Plantilla de tableros ágiles
Si utiliza la vista de tableros para hacer cosas con su equipo, configúrelos también. La configuración de las listas de tableros de acción le proporcionará tableros precargados, ya que extraen automáticamente las entradas de sus paquetes de trabajo.
Plantilla de miembros
Considere la posibilidad de configurar sus miembros para las plantillas de sus proyectos. O bien todo el equipo será siempre el mismo, o bien se establece el núcleo de miembros que con toda seguridad formarán parte de un proyecto como éste. Define roles and permissions, rates and groups.
Plantilla de campos personalizados
Creating custom fields in your project template allows you to have it available for all future projects based on this template. Creamos, por ejemplo, un campo de aprobación para que los gestores puedan aprobar obras de arte o mercancías o similares. Tenga en cuenta que si un campo personalizado está habilitado globalmente, se mostrará automáticamente en un proyecto de plantilla.
Plantilla de atributos del proyecto
If you want to display specific attributes on the project overview page, you can select existing or create new project attributes for your template project.
3. Set your project as template
Solo mostramos los módulos más relevantes para que se haga una idea de las ventajas de las plantillas de proyectos. Por supuesto, también puede configurar otros módulos para su plantilla, como Reuniones o Wiki.
Importante
Please note that due to complexity reasons, the modules Budgets and Time and costs cannot be copied with content for now. Por favor, no los configure en su plantilla, ya que cuando utilice la plantilla, estos módulos aparecerán vacíos en su proyecto recién creado.
Once you’re happy with all settings on your template project, it’s essential to set it as template so that it will appear in the template selection when creating a new project.
To make this project a template, navigate to the project settings to either:
A) Go to information and click on the 3-dot-menu to choose set as template.
B) Or go to templates and enable the button to “set as template”.
En caso de que una plantilla de proyecto ya no sea relevante y no deba seguir utilizándose, este es también el lugar donde puede eliminarla de las plantillas.
Congratulations, you’ve created your first project template in OpenProject. Now, if you click on +Project again, your template will appear in the selection overview:
Project templates help you start faster, stay consistent, and improve project outcomes — especially when your team manages recurring workflows.
Si desea más información sobre las plantillas de proyecto y otras cuestiones relacionadas con OpenProject, consulte nuestra documentación.
