Noticias de la mesa de productos: Colaboración en tiempo real en Documentos
A partir de la versión 17.0 -prevista actualmente para enero de 2026-, OpenProject introduce un módulo Documentos completamente rediseñado con capacidades de colaboración en tiempo real. Esto supone un importante paso adelante en la forma en que los equipos pueden trabajar juntos dentro de OpenProject, ya que permite a varios usuarios editar documentos simultáneamente y ver los cambios de los demás a medida que se producen.
Por qué necesitábamos este cambio
Los equipos de proyecto trabajan de forma cada vez más distribuida y asíncrona. Tanto si se trata de una tormenta de ideas, de redactar los requisitos del proyecto, de redactar informes de situación o de planificar la siguiente fase de trabajo, la colaboración está en el centro de lo que hace que los proyectos tengan éxito. Sin embargo, los flujos de trabajo tradicionales de edición de documentos suelen crear fricciones: los archivos se duplican, las versiones se desincronizan y los miembros del equipo luchan por saber qué versión es la más actual. La edición paralela provoca conflictos, pérdida de datos y frustración.
En OpenProject, siempre intentamos encontrar formas de ayudar a nuestros usuarios a comunicarse y colaborar de mejor manera. Creemos que los equipos quieren trabajar juntos en tiempo real, ver quién más está contribuyendo y tener la confianza de que sus ediciones no se perderán ni se sobrescribirán. Esta es precisamente la razón por la que trabajamos en las actualizaciones del módulo Documentos.
[!IMPORTANTE] Tenga en cuenta que los cambios descritos en este artículo están previstos para la versión 17.0, que actualmente está programada para el 14 de enero de 2026.
Colaboración en tiempo real en OpenProject
El módulo Documentos rediseñado aporta a OpenProject una verdadera colaboración en tiempo real. Cuando abra un documento, podrá ver quién más lo está editando activamente. Sus cursores aparecen en la página, mostrando exactamente dónde se encuentran y qué cambios están realizando, a medida que teclean.
La colaboración en tiempo real no consiste simplemente en poder ver los cambios de otros usuarios. También se trata de eliminar las barreras que ralentizan a los equipos: se acabó esperar a que alguien termine de editar para poder hacer su aportación, se acabó fusionar versiones contradictorias, se acabó rebuscar entre archivos adjuntos de correo electrónico o unidades compartidas para encontrar la última versión de un documento. El documento más actual está siempre en un mismo lugar, y todo el mundo trabaja a partir de la misma fuente de verdad.
Novedades en Documentos
El nuevo módulo Documentos representa tanto una mejora significativa de la experiencia del usuario como un cambio tecnológico fundamental:
Edición colaborativa en tiempo real: Varios usuarios pueden editar el mismo documento simultáneamente. Podrá ver quién está conectado, dónde están sus cursores y qué están cambiando en tiempo real. La compleja gestión de conflictos se realiza automáticamente en segundo plano, garantizando que no se pierdan las ediciones de nadie.
Moderno editor de texto enriquecido: Los documentos utilizan ahora BlockNote, un moderno editor de texto enriquecido de código abierto que hace que la escritura y el formateo sean sencillos e intuitivos. Añadir contenido enriquecido como imágenes, vídeos, archivos de audio o bloques de código es muy sencillo.
Referencias dinámicas a paquetes de trabajo: Ahora puede incluir referencias a paquetes de trabajo directamente dentro de los documentos utilizando los comandos /op o /workpackage. Estas referencias se actualizan dinámicamente, de modo que si cambia el nombre, el estado o el tipo de un paquete de trabajo, éstos se reflejan automáticamente en el documento. Esto también facilita el enlace a características o la referencia a errores sin tener que copiar y pegar manualmente información que podría quedar obsoleta.
Archivos adjuntos: Adjunte archivos a cualquier documento para proporcionar contexto adicional, materiales de apoyo o recursos relacionados. Todo permanece organizado en un solo lugar.
Diseño y usabilidad mejorados: Se ha rediseñado toda la interfaz centrándose en la claridad y la facilidad de uso, con especial atención a proporcionar una experiencia de edición sin distracciones.
Eche un vistazo a este breve Gif de previsualización que muestra las características mencionadas anteriormente:
Previsualización de OpenProject 17.0: Cuatro editores activos en el módulo Documentos, añadir una imagen de corazón al documento, vincular paquetes de trabajo y escribir y editar texto de forma colaborativa.
Fundamentos técnicos
Hacer posible la colaboración en tiempo real requirió un trabajo sustancial en la base técnica del módulo Documentos. Hemos adoptado dos potentes tecnologías de código abierto: BlockNote como nuestro editor de texto enriquecido y Hocuspocus como nuestro conjunto de herramientas de colaboración en tiempo real.
BlockNote proporciona la experiencia de edición con la que los usuarios interactúan directamente. Es extensible, moderno y está diseñado pensando en la colaboración. Un aspecto especialmente emocionante de la utilización de BlockNote es que nuestros nuevos componentes de referencia de paquetes de trabajo están construidos para ser genéricos y reutilizables, de forma que otras herramientas que utilicen BlockNote también puedan beneficiarse de estos mismos componentes. Por ejemplo, Docs, de la francesa LaSuite y la alemana openDesk, se basa en BlockNote. XWiki también está probando una integración con BlockNote, que permitirá a los usuarios de estas herramientas llamar a nuestra extensión BlockNote para añadir enlaces dinámicos a los paquetes de trabajo de OpenProject en su texto. La combinación de la plataforma de gestión del conocimiento XWiki y las capacidades de gestión del trabajo de OpenProject es especialmente potente como sustituto del paquete Jira-Confluence de Atlassian. Estas integraciones crean una experiencia más coherente para los usuarios que trabajan con distintas herramientas en su espacio de trabajo digital.
Hocuspocus se encarga de la compleja sincronización en tiempo real y de la resolución de conflictos que tiene lugar entre bastidores. Cuando varios usuarios editan simultáneamente, Hocuspocus garantiza que los cambios se fusionen correctamente, que no se pierdan ediciones y que la experiencia de edición siga siendo fluida.
Estas tecnologías forman una base sólida para la edición colaborativa en el módulo Documentions hoy, y potencialmente en otras áreas de OpenProject en el futuro.
De cara al futuro
El nuevo módulo Documentos es el primer paso de una visión más amplia de la colaboración en tiempo real en OpenProject. Sin embargo, también es un banco de pruebas. Estamos utilizando Documentos para perfeccionar nuestra tecnología, probar nuestra infraestructura y aprender cómo colaboran nuestros usuarios en la práctica.
Una vez que la tecnología sea estable y hayamos acumulado experiencia en el mundo real, tenemos previsto introducir la colaboración en tiempo real en otras áreas de OpenProject en las que pueda aportar valor. Los paquetes de trabajo son un próximo candidato obvio. Nuestro objetivo es que pueda ver a sus colegas editando descripciones de paquetes de trabajo o actualizando campos personalizados en tiempo real, con la misma experiencia que tiene ahora en Documentos.
Cómo acceder al nuevo módulo Documentos
Para usuarios de Cloud: Si dispone de una suscripción a OpenProject Cloud, el nuevo módulo Documentos está disponible a partir de la versión 17.0. No necesita hacer nada. Hocuspocus y todas las demás dependencias ya están instaladas y configuradas. Sólo tiene que asegurarse de que el módulo Documentos está activado para cada proyecto en el que desee utilizarlo, y podrá empezar a colaborar inmediatamente.
Para usuarios locales: La forma de acceder a los nuevos Documentos depende de su tipo de instalación:
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Instalaciones en contenedores (Kubernetes, Docker o cartas Helm): Todo funciona fuera de la caja. Hocuspocus se instala y configura automáticamente por usted y la colaboración en tiempo real está activada por defecto.
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Instalaciones basadas en paquetes (paquetes DEB/RPM): Tendrá que instalar manualmente dependencias como Hocuspocus y configurarlas para permitir la colaboración en tiempo real.
Qué ocurre con los documentos existentes
Todos los documentos creados antes de la versión 17.0 siguen siendo accesibles exactamente igual que antes, utilizando el editor de texto basado en CKEditor. Estos documentos no admiten la colaboración en tiempo real, pero son totalmente funcionales y no se modifican. Puede seguir utilizándolos como siempre.
A partir de la versión 17.0, todos los documentos de nueva creación utilizan BlockNote y admiten la colaboración en tiempo real (si la colaboración en tiempo real está correctamente configurada y habilitada). Esto significa que en su instancia de OpenProject coexistirán documentos de estilo antiguo y de estilo nuevo. Los documentos más antiguos llevarán una etiqueta “Legado” para facilitar su identificación.
[!IMPORTANTE] Si la colaboración en tiempo real está activada y los usuarios crean nuevos documentos, pero la colaboración en tiempo real se desactiva posteriormente (ya sea manualmente o debido a problemas de acceso al servidor de Hocuspocus), esos documentos dejarán de estar accesibles. Somos conscientes de que esto puede provocar la pérdida de acceso a los datos, por lo que le recomendamos encarecidamente que no desactive la colaboración en tiempo real después de haberla activado.
Si la colaboración en tiempo real no está habilitada -por ejemplo, porque Hocuspocus no está disponible-, los documentos nuevos seguirán utilizando el estilo antiguo con CKEditor, sin funciones de colaboración en tiempo real.
Sus comentarios
Por supuesto, aún queda mucho trabajo por hacer antes de que dispongamos de colaboración en tiempo real en todo OpenProject. Le agradeceríamos mucho que nos ayudara a conseguirlo.
Sus comentarios nos ayudarán a comprender qué estamos haciendo bien, qué podemos mejorar y en qué debemos centrarnos. ¿Tener edición en tiempo real en OpenProject cambia su forma de trabajar? ¿Lo utilizará en sus propios proyectos? ¿Cómo podemos mejorarlo?
Como empresa de código abierto, desarrollamos en abierto y valoramos las aportaciones de nuestra comunidad de usuarios. Si tiene alguna opinión sobre el nuevo módulo Documentos, preguntas sobre su funcionamiento o ideas sobre cómo podemos mejorarlo aún más, nos encantaría conocerla. Únase a nuestra instancia comunitaria y comparta sus comentarios.
Créditos
Nos gustaría dar las gracias al equipo detrás de BlockNote - Yousef El-Dardiry, Nick Perez y Matthew Lipski - por crear un editor de texto enriquecido de código abierto tan excelente. Gracias también al equipo de Hocuspocus por proporcionar la sólida infraestructura de colaboración en tiempo real que lo hace posible.
También nos gustaría agradecer a los equipos de diseño, desarrollo y control de calidad de OpenProject su duro trabajo para hacer todo esto posible.
