5 pasos para empezar con la colaboración en vivo en Documentos
Los equipos colaboran a diario en ideas, estrategias y textos, pero cuando esto ocurre fuera de la herramienta del proyecto, el contexto se pierde y la coordinación lleva más tiempo del necesario. Con OpenProject 17.0, la colaboración en tiempo real ahora está integrada directamente en el módulo Documentos (instalaciones en la nube y en contenedores), pero solo si el módulo está activado en su proyecto.
En este artículo, aprenderá por qué merece la pena activar el módulo Documentos, cómo funciona la colaboración en vivo en OpenProject y cómo empezar a utilizarlo en sólo unos minutos.
Empiece a colaborar en vivo
Habilitar el módulo Documentos es un pequeño paso que puede tener un impacto inmediato en la forma de colaborar de su equipo de proyecto. En lugar de utilizar herramientas separadas o intercambiar versiones de documentos, los equipos pueden crear y editar documentos juntos directamente en OpenProject.
Los casos de uso típicos incluyen:
- Intercambio de ideas en tiempo real.
- Alineación de estrategias, conceptos u objetivos de proyectos.
- Redacción de directrices, propuestas o documentación interna.
- Recogida de aportaciones y comentarios de las múltiples partes interesadas.
Importante
La colaboración en documentos en tiempo real está disponible a partir de la versión 17.0 y se habilita automáticamente para las instalaciones en contenedores y alojadas en la nube. Las instalaciones empaquetadas (DEB/RPM) requieren una configuración manual adicional. Consulte nuestra guía de administración del sistema para más detalles.
Vea este vídeo para comprender cómo sacar provecho de Documentos de OpenProject con la colaboración en vivo: Este vídeo está actualmente disponible solo en inglés.
Cómo utilizar el módulo Documentos de OpenProject para la edición en tiempo real
Imagine un equipo de marketing que quiere alinear su estrategia para el año. Es necesario que varias personas aporten ideas, perfeccionen la redacción y acuerden las prioridades, idealmente sin intercambiar archivos ni pasar de una herramienta a otra. El módulo Reuniones ayuda a recopilar ideas y a alinear los temas de forma estructurada, pero a veces los equipos simplemente necesitan un documento compartido para realizar una lluvia de ideas de forma colaborativa, sin necesidad de organizarlo todo como una reunión.
Con el módulo Documentos activado, el equipo puede crear un documento compartido en su proyecto y empezar a trabajar en él conjuntamente en tiempo real. Todo el mundo ve los cambios al instante, los comentarios pueden abordarse en el acto y el documento evoluciona de forma colaborativa en lugar de a través de múltiples versiones.
A continuación encontrará un sencillo ejemplo de cómo los administradores de proyectos pueden empezar e introducir la colaboración en vivo en tan sólo unos pasos.
1. Active el módulo Documentos en su proyecto
Como administrador del proyecto, abra las configuraciones del proyecto y active el módulo Documentos. Este es el único paso necesario para poner la colaboración en vivo a disposición de los miembros de su proyecto. Una vez activado, todos los usuarios con los permisos adecuados pueden crear y editar documentos juntos en tiempo real.
2. Cree tipos para estructurar sus documentos
Para mantener los documentos organizados, puede definir tipos de documentos como Estrategia, Conceptos o Documentación interna. Esto es especialmente útil cuando hay varios equipos o temas implicados. Los tipos facilitan a los miembros del proyecto la búsqueda y reutilización posterior de los documentos y pueden ajustarse a medida que crece su proyecto.
3. Cree su primer documento
Cree un nuevo documento y póngale un título claro, por ejemplo Estrategia de marketing 2026. El documento se abre directamente en el editor y los cambios se guardan automáticamente mientras trabaja. A partir de este momento, varios usuarios pueden editar el documento al mismo tiempo sin ninguna configuración adicional.
4. Comparta el documento con su equipo
Sólo tiene que compartir el enlace del documento con los miembros de su proyecto. Todas las personas con acceso al proyecto pueden abrir el documento y empezar a contribuir inmediatamente. No se requieren invitaciones por separado ni ajustes externos para compartir: los permisos del proyecto se aplican automáticamente.
5. Explore el editor y vincule los paquetes de trabajo en el texto
Utilice el editor para estructurar su contenido, añadir listas o títulos y hacer referencia a los paquetes de trabajo pertinentes directamente en el texto del documento. Esto ayuda a conectar las ideas y las decisiones con las tareas a las que se refieren. Para conocer opciones de edición más avanzadas, puede obtener más información sobre la tecnología subyacente del editor en la documentación de BlockNote.
Consejo
Utilice el módulo de noticias para correr la voz y animar a los miembros del proyecto a que también prueben la colaboración en tiempo real en Documents.
Active la colaboración en vivo en su equipo
Ya está dedicando tiempo a leer sobre la colaboración en tiempo real: activar el módulo Documentos en su proyecto le llevará menos de un minuto. Active el módulo Documentos, cree un primer documento e invite a su equipo a trabajar juntos en él.
Si busca más detalles sobre configuraciones o permisos específicos, nuestra documentación es el mejor lugar para empezar. La Guía de usuario explica cómo trabajar con los documentos, mientras que la Guía de administración del sistema cubre la configuración técnica y las opciones de configuración.
