Noticias del mostrador de productos: Comentarios internos
Importante
Actualización de mayo de 2025: Los comentarios internos se han publicado con la versión 16.0 y se incluyen en nuestro plan profesional Enterprise.
Con OpenProject 16.0, previsto para el 21 de mayo de 2025, introduciremos una nueva forma de comunicarse con su equipo: los comentarios internos en la pestaña Actividad del paquete de trabajo. En esta entrada del blog hablaremos de por qué hemos desarrollado esta función, cómo puede utilizarla y cómo podría evolucionar en el futuro.
¿Por qué necesitamos comentarios internos?
OpenProject es tanto una herramienta para la comunicación en equipo como para la gestión de proyectos. En oficinas públicas, hospitales, universidades y pequeñas y grandes empresas, los equipos utilizan OpenProject para gestionar el intercambio de información.
La mayor parte de esta información está contenida en proyectos individuales y nuestros usuarios a veces trabajan en varios proyectos, cada uno con un conjunto limitado de usuarios con diferentes roles. Cada uno de estos roles viene con un conjunto diferente de permisos. Por ejemplo, los administradores del proyecto suelen tener acceso total y sin restricciones al proyecto, los miembros del proyecto podrían tener la capacidad de crear solo ciertos tipos de paquetes de trabajo o ejecutar ciertos cambios de estado, mientras que los colaboradores externos (ajenos al proyecto) solo podrían leer y escribir comentarios. Este enfoque permite un control de acceso detallado.
En la versión 13.1 de OpenProject, introdujimos compartir paquetes de trabajo. Esto hizo posible invitar a usuarios que no son miembros del proyecto a paquetes de trabajo individuales de forma limitada, con derechos solo para ver, ver y comentar, o incluso modificar el paquete de trabajo compartido.
Compartir es especialmente útil cuando necesita implicar a la gente en ámbitos muy específicos y reducidos. Pueden ser colaboradores externos, clientes, proveedores u observadores. Sin embargo, hasta ahora, cualquiera que pudiera ver un paquete de trabajo también podía ver todos los comentarios en la pestaña Actividad. Esto puede no ser siempre lo ideal. Puede haber ocasiones en las que un equipo central pueda querer discutir cosas relacionadas con un paquete de trabajo de forma confidencial entre ellos y mantener esa conversación separada de lo que es visible para todas las demás partes interesadas.
Ahí es donde entran en juego los comentarios internos.
Comunicación interna
Los comentarios internos permiten a los miembros principales del proyecto limitar la visibilidad de determinados comentarios a un grupo selecto que constituye un subconjunto más reducido de miembros del proyecto.
Para utilizar esta función, un administrador de proyecto podrá habilitar comentarios internos para su proyecto. Por defecto, estos comentarios internos solo son visibles para el rol de administrador del proyecto. Para ampliar quién puede ver estos comentarios, los administradores de instancias pueden conceder un nuevo conjunto de permisos (para ver, escribir y editar comentarios internos) a cualquier número de roles.
Los usuarios que tengan estas funciones dentro de su proyecto verán entonces una casilla de verificación bajo el cuadro de comentarios denominada «Comentario interno»:
Si marca esta casilla, ese comentario se convertirá en un comentario interno. El color de fondo del cuadro de comentarios cambiará para indicarlo.
Una vez publicado, el comentario también se marcará en el mismo color, junto con un icono de candado, para distinguirlo de los comentarios normales.
Los usuarios que no dispongan de los permisos necesarios no podrán ver estos comentarios, ni que se han publicado nuevos comentarios. No serán visibles ni en la pestaña Actividad ni en otros lugares donde se informa de la actividad de los usuarios, como las páginas de actividad de los usuarios y de los proyectos.
Casos de uso
Los comentarios internos pueden facilitar una comunicación más eficiente dentro de un proyecto. Permiten a los equipos garantizar que toda la información relevante permanece en un solo lugar (#maintain-a-single-source-of-truth), facilitan la comunicación en múltiples niveles cuando intervienen clientes o proveedores externos (#collaborate-with-an-external-client-or-supplier) y también resultan útiles en situaciones de asistencia técnica (#use-openproject-as-a-helpdesk-tool).
Mantener una única fuente de verdad
Un proyecto puede incluir a diferentes partes interesadas y no todas ellas deben tener acceso a toda la información. Lo ideal sería que todas las discusiones sobre un mismo tema o paquete de trabajo se realizaran en el mismo lugar, pero como actualmente no hay controles de visibilidad, las conversaciones confidenciales deben realizarse en otro lugar. A menudo se trata de un paquete de trabajo independiente (en un proyecto diferente), una sala de chat Matrix o un correo electrónico. Todo ello genera ineficiencias al introducir duplicidad de información y puntos ciegos.
Con los comentarios internos, toda la información y las partes interesadas pueden reunirse en un paquete de trabajo que se considera la única fuente de verdad y, sin embargo, los miembros principales del proyecto pueden comunicarse entre sí.
Colaborar con un cliente o proveedor externo
Los proyectos suelen implicar a clientes o proveedores externos. Se les puede invitar a un proyecto o a un paquete de trabajo individual con roles específicos y limitados. Esto reduce la necesidad de organizarse fuera del contexto del proyecto utilizando diferentes herramientas incompatibles.
Sin embargo, es posible que el equipo central del proyecto desee mantener parte de sus conversaciones en privado y limitarlas a un grupo más reducido, por ejemplo, cuando se trate de tarifas, negociaciones, información financiera confidencial o información contextual. Con los comentarios de visibilidad restringida, el equipo central puede mantener una conversación de alto nivel dentro de los paquetes de trabajo a la que los clientes externos o los proveedores no pueden acceder.
Usar OpenProject como herramienta de asistencia técnica
La implementación de comentarios internos también es un paso adelante para convertir OpenProject en una herramienta de asistencia técnica eficaz. Los equipos de atención al cliente pueden escribir notas internas que solo ellos pueden ver, junto con comentarios públicos y respuestas que el cliente puede leer y a los que puede responder.
Esto se complementará en el futuro con otras funciones importantes del servicio de asistencia, como la posibilidad de configurar OpenProject para crear automáticamente paquetes de trabajo basados en los correos electrónicos entrantes a determinadas direcciones y permitir responder a los comentarios por correo electrónico.
Sus comentarios
Estamos emocionados por el lanzamiento de los comentarios internos este mes de mayo con la versión 16.0.
Como empresa de software de código abierto, valoramos las ideas y los comentarios de nuestra comunidad de usuarios. Si tiene alguna opinión sobre estos cambios o desea solicitar alguna función, no dude en unirse a nuestra instancia de Community y compartir sus opiniones.
Nos gustaría agradecer a ZenDiS por patrocinar esta función. Esperamos que esté deseando recibir esta actualización tanto como nosotros estamos deseando lanzarla.
