Documente e imprima reuniones: Tareas, resultados y actas: todo en un único software
Todo proyecto implica reuniones periódicas: ¿Cuál es la situación actual? ¿Quién es responsable de cada tarea? Especialmente en las instituciones públicas, es crucial documentar las decisiones de las reuniones de forma clara y a prueba de auditorías. Totalmente transparente, tanto interna como externamente.
Con OpenProject, esto no supone ningún esfuerzo: Puede preparar reuniones con solo unos clics, vincular tareas y crear un registro estructurado con responsabilidades, resultados y una lista de participantes.
¿Ha terminado la reunión? Exporte e imprima su reunión directamente desde el sistema, con un formato PDF claro. De este modo, tendrá todas las decisiones y responsabilidades en blanco y negro, preparadas para expedientes, auditorías o consultas de los ciudadanos.
Documentar las decisiones
¿Cuál es la base de casi cualquier reunión? Reunir diferentes perspectivas y tomar decisiones. En realidad, esto suele parecer bastante diferente. Las reuniones se alargan, los participantes no están seguros de por qué están allí y, al final, todos están tan confusos como cuando empezaron.
Su equipo necesita reuniones que sean transparentes y directas de principio a fin. El software adecuado le guía en cada paso y le proporciona una estructura clara. Obtenga más información sobre todas las funciones del módulo de reuniones de OpenProject: Reuniones periódicas o puntuales, vinculación de paquetes de trabajo, integración con el calendario y mucho más.
¿Cómo puedo registrar las decisiones directamente durante una reunión?
Con OpenProject, puede registrar las decisiones en el mismo momento en que empieza la reunión. Nada se pierde, y todos los participantes (y los que no pudieron unirse) ven inmediatamente lo que se ha acordado.
Para ello, establezca el estado de la reunión en «En curso». Esto activa automáticamente un botón + Resultado debajo de cada punto del orden del día. Cualquier participante puede hacer clic en él para registrar las decisiones en el acto.
También puede reorganizar los puntos del orden del día arrastrándolos y soltándolos en cualquier momento. Si algunos puntos resultan irrelevantes, simplemente
- páselos al final a la lista de pendientes,
- elimínelos,
- o en una serie de reuniones recurrentes, muévalos a la siguiente reunión.
El resultado es un registro claro y rastreable que recoge sus decisiones exactamente como se tomaron.
Asigne responsabilidades
Para que las decisiones se apliquen, las responsabilidades deben estar muy claras. En OpenProject, usted define directamente en la reunión quién es responsable de cada punto del orden del día.
Esto también evita esos momentos incómodos en los que nadie inicia la conversación porque nadie se siente responsable; en su lugar, todo el mundo puede ver el nombre y el avatar de la persona responsable junto a cada punto del orden del día.
Esto reduce las preguntas y la coordinación duplicada. Los proyectos se desarrollan mejor porque todo el mundo conoce su área de responsabilidad y los siguientes pasos están claros.
¿Cómo asigno responsabilidades directamente en una reunión?
El módulo de reuniones de OpenProject ofrece dos formas de añadir puntos al orden del día y definir responsabilidades:
-
Puede añadir un paquete de trabajo existente (como una tarea o una incidencia), que normalmente ya tiene una persona asignada.
-
Puede crear un nuevo punto del orden del día y anotar a la persona responsable directamente en el texto. Por supuesto, también puede vincular varios paquetes de trabajo en un mismo punto.
En ambos casos, puede añadir una persona responsable en la parte superior derecha del punto del orden del día. Usted decide si esta persona solo presenta el tema o también se encarga del seguimiento posterior.
Todo en las actas: su única fuente de verdad
Todos los puntos de la reunión se recopilan automáticamente en un registro estructurado. Esta es su única fuente fiable de la verdad, sin hojas de Excel ni archivos de Word dispersos. Con OpenProject, usted sigue trabajando en las tareas y documentándolas exactamente cuando se debaten. Se acabaron las notas a modo de recordatorio incompletas o vagas.
¿Qué incluye automáticamente el registro de la reunión?
Su reunión de OpenProject lo reúne todo: orden del día, resultados, tareas, documentos, responsabilidades, participantes, además de la fecha y la hora. Todo en un solo lugar, disponible para todos los implicados.
Conservará sus procesos habituales al tiempo que gana en eficiencia: elabore las actas directamente a partir de los puntos del día y añada simplemente los resultados. Esto ahorra tiempo y crea un reflejo fiel de la reunión.
¿Por qué es tan importante un registro central?
Con un único documento, siempre actualizado, usted establece con claridad una única fuente de la verdad. Se acabaron las versiones obsoletas enterradas en correos electrónicos u hojas de cálculo.
Incluso quienes no pudieron asistir a la reunión pueden ver fácilmente lo que se debatió y decidió. A menudo, basta con hacer clic en el paquete de trabajo vinculado para ver todos los detalles y todo el hilo de comunicación.
¿Qué otras herramientas necesito para mis reuniones?
OpenProject lo cubre casi todo: desde el orden del día hasta las tareas y las actas finales. La única herramienta adicional que necesita es un software para la videoconferencia o la conferencia telefónica propiamente dicha si se va a reunir en línea o en un entorno híbrido. Lo ideal sería utilizar uno en el que pueda compartir su pantalla y ver la reunión en OpenProject al mismo tiempo.
Consejo
Nos apasiona el código abierto, por eso nuestro propio equipo utiliza el software de aula virtual de código abierto BigBlueButton en las reuniones por vídeo. Combina perfectamente con OpenProject.
¿Cómo ayuda la función de calendario?
El correo electrónico de invitación generado automáticamente contiene un archivo ICS. Esto permite a los participantes añadir la reunión a su calendario personal con un solo clic, tanto si utilizan Outlook, Thunderbird o cualquier otra herramienta compatible con iCal.
También puede descargar la cita directamente desde la reunión para añadirla manualmente a su calendario. Aunque OpenProject incluye su propio calendario, sabemos que para muchos equipos, el calendario principal es donde todo confluye. Por eso facilitamos la integración.
Negro sobre blanco: exporte e imprima sus actas
Cuando termine la reunión, podrá exportar e imprimir sus actas de inmediato. De este modo, todas las decisiones y responsabilidades quedan claramente documentadas: negro sobre blanco, a prueba de auditorías y preparadas para sus expedientes.
¿Cómo imprimo las actas de mis reuniones?
Con solo unos clics podrá exportar las actas en formato PDF. Puede elegir si desea incluir
- la lista de participantes (encima del orden del día),
- la lista de adjuntos (al final),
- entradas de backlog,
- o resultados.
También puede añadir un texto de pie de página personalizado. Haga clic en Descargar, y obtendrá un documento con formato profesional, listo para imprimir o archivar digitalmente.
¿Por qué es importante esto para los registros y las auditorías?
Un protocolo impreso y listo para la auditoría es esencial, especialmente en instituciones públicas y organizaciones con estrictos requisitos de documentación escrita. Le permite demostrar en todo momento quién decidió qué y cuándo.
Aunque la gente esté preparada para los procesos digitales, los requisitos entre bastidores a menudo siguen exigiendo papel. Y con OpenProject, puede proporcionarlo sin problemas.
Conclusión: Por qué OpenProject es especialmente valioso en las reuniones de proyectos públicos
Con OpenProject, documentará permanentemente las decisiones, tareas y responsabilidades, de forma transparente, preparadas para auditorías y accesibles para todo el mundo. Esto no solo le ayuda a cumplir los requisitos de documentación, sino que también hace que sus proyectos estén más organizados y que sus equipos colaboren con mayor eficacia.
En las instituciones públicas, es especialmente importante documentar completamente los procesos y poder demostrar en todo momento quién decidió qué. OpenProject lo hace posible sin interrupciones de medios, sin hojas de Excel ni archivos de Word dispersos. En su lugar, dispondrá de una plataforma central que conecta a la perfección la planificación, la ejecución y el seguimiento de sus reuniones.
Esto hace que sus proyectos sean transparentes y verificables en todo momento. Puede estar seguro de que todo el mundo está en la misma página, desde la primera decisión hasta el registro impreso que documenta claramente cada resultado.
Obtenga más información sobre OpenProject para el sector público, incluidos varios estudios de casos.
