Impulsar la adopción por parte de los usuarios y liderar el cambio al pasar de Jira a OpenProject

Cuando las organizaciones deciden migrar de Jira a OpenProject, la atención inicial suele centrarse en aspectos técnicos como la transferencia de datos o la asignación de casos de uso. Aunque estos elementos son esenciales, siempre observo que el mayor reto no es tecnológico. El verdadero factor de éxito es la capacidad de la organización para navegar por las iniciativas de cambio y guiar a las personas en su viaje hacia el cambio.

Co-crear la futura forma de trabajar

En OpenProject, abordamos las migraciones sabiendo que su éxito depende de una gestión meditada del cambio. En lugar de imponer un nuevo sistema, trabajamos con las organizaciones para co-crear su futuro dentro de OpenProject. Esto comienza con:

• Identificar a las partes interesadas y comprender su forma de trabajar, sus necesidades, procesos y dolores.
• Mapear los casos de uso que dan forma a su trabajo diario.
• Traducir los flujos de trabajo existentes a OpenProject siempre que sea posible y,
• Explorar juntos las necesidades subyacentes, cuando no existe un equivalente directo.

En OpenProject abordamos el desarrollo de productos con una mentalidad muy centrada en el usuario. Siempre que guío a las empresas en el proceso de migración de Jira a OpenProject, intento implicar a los usuarios reales desde el principio. Voy a la isla de mis usuarios e intento comprender sus necesidades. Me refiero a “necesidades” y no a soluciones. No es responsabilidad de los usuarios, sino de nuestros equipos de producto, definir una solución basada en las necesidades de los usuarios. Mediante métodos de prototipado rápido, nuestros equipos proporcionan soluciones tangibles y las validan con los usuarios. Este proceso iterativo y colaborativo fomenta la apropiación, genera confianza y crea de forma natural defensores internos de la nueva plataforma. Nos ayuda a definir soluciones que respondan realmente a las necesidades de los usuarios.

El desarrollo de nuestros productos es totalmente transparente. Puede leer cada uno de los criterios de aceptación que definimos para nuestras historias de usuario. Buscamos activamente la opinión de nuestros usuarios. Utilizar un producto de código abierto le da la oportunidad de dar forma al producto junto con nosotros. Nuestra comunidad importa.

Liderar el cambio del código cerrado al código abierto

También reconocemos la importancia del liderazgo del cambio a lo largo de la transición. Los líderes del cambio con éxito escuchan con intención, mantienen la curiosidad y tratan los comentarios como aportaciones valiosas. Crear seguridad psicológica permite a los usuarios compartir abiertamente sus preocupaciones e ideas.

Para reforzar aún más la adopción, solemos fomentar el desarrollo de redes internas de campeones. Identificar a los primeros adoptadores y capacitarlos para que apoyen a sus compañeros genera impulso en todos los equipos. Implicar desde el principio a los responsables de la toma de decisiones garantiza la alineación y un patrocinio sostenido. Liderar el cambio es un deporte de equipo, no importa si hablamos de un equipo de 50 personas o de una organización de 150 000 personas.

En caso de que desee profundizar en el tema de liderar el cambio del código cerrado al código abierto, recientemente exploré este tema en una charla en FOSDEM.

Iniciar la transición en la práctica

Una forma práctica de iniciar la transición es a través de una prueba de concepto (PdC) con equipos seleccionados, que idealmente representen a grupos objetivo clave.

Para comprender lo que significa realmente pasar de Jira a OpenProject, a menudo recomendamos un análisis de casos de uso. Mediante la asignación de escenarios clave de Jira a sus equivalentes de OpenProject, las organizaciones obtienen transparencia sobre las soluciones potenciales, las lagunas y definen estrategias de mitigación. Este enfoque estructurado transforma la planificación de la migración en un proceso constructivo, tangible y orientado a la búsqueda de soluciones. La retroalimentación de estos procesos es esencial para la planificación de nuestra hoja de ruta y ofrece a las organizaciones la posibilidad de co-crear OpenProject junto con nosotros en función de sus necesidades.

Guiamos a los usuarios en su viaje hacia el cambio, entre otras cosas, ofreciéndoles sesiones personalizadas de incorporación y formación. Las sesiones de formación breves y centradas suelen ser suficientes. Apoyamos a las organizaciones también con formatos de capacitación a medida, combinando la formación de administradores sobre configuración y flujos de trabajo con sesiones a nivel de equipo para el uso diario y formación basada en roles cuando sea necesario.

A medida que los procesos y las necesidades se aclaran, guiamos a los equipos en la traducción de los flujos de trabajo y las necesidades de Jira a OpenProject. A lo largo de esta fase, los canales de asistencia y los servicios de ayuda con capacidad de respuesta garantizan que las preguntas se resuelvan rápidamente y que la confianza siga creciendo.

Conclusión: De la prueba de concepto a la adopción segura, pasando por la migración

El cambio puede dar miedo. En última instancia, el éxito de una migración no se define por la transferencia de datos completada, sino por el momento en que los equipos se sienten seguros y productivos en su nuevo espacio de trabajo. Al dar prioridad a la cocreación, la capacitación específica y la comunicación transparente, ayudamos a las organizaciones a convertir una iniciativa de cambio potencialmente difícil en una oportunidad para reforzar aún más la colaboración en equipo y aprovechar plenamente el valor de OpenProject y del código abierto.

Puede co-crear el futuro de la tecnología si contribuye a los productos de código abierto. Sobre todo si es usted quien decide, puede hacer que se produzca el cambio. Inicie la transición al código abierto, pero prepárela bien. No tiene por qué hacerlo y no debería hacerlo solo. Co-crea el futuro junto con nosotros y sus colegas. La soberanía digital no se construye sólo con código: se construye con personas que creen en ella.

Y recuerde… No sólo está migrando software: está construyendo democracia y libertad para las generaciones futuras.