Herramienta gratuita de planificación de contenidos: consejos prácticos para los equipos de marketing que utilizan OpenProject
Equipos de marketing, conocemos sus dificultades. Su planificación de contenidos merece algo mejor que notas adhesivas y herramientas dispersas. A veces, todo lo que se necesita es una estructura inteligente y la herramienta adecuada para convertir el caos en claridad. Personalice OpenProject para planificar su contenido de manera eficiente en un solo lugar: es gratuito, de código abierto y diseñado para la colaboración en equipo. Desde debatir una nueva estrategia hasta entregar contenidos para su revisión, gestione su trabajo de marketing de forma clara y precisa. Y sea el buque insignia de su organización.
Este artículo le ofrece consejos y conocimientos prácticos sobre cómo utilizamos nuestra propia herramienta en OpenProject: para la planificación de contenidos, calendarios de redes sociales, coordinación de campañas y mucho más.
¿Busca una herramienta de planificación de contenidos excelente y de bajo coste?
Los equipos de marketing pequeños se enfrentan especialmente a retos como:
- ¿Cómo planificamos y organizamos nuestros contenidos de forma eficaz?
- ¿Cómo se puede hacer que quede claro qué contenido aún necesita revisión y cuál está listo para publicarse?
- ¿Qué debemos hacer con las ideas de contenido que aún no están listas para programarse?
- ¿Cómo podemos asegurarnos de que todo el equipo tenga una visibilidad completa de los planes de contenido y las responsabilidades?
- ¿Cómo coordinamos con otros departamentos, como Ventas o Producto, sin interminables cadenas de correos electrónicos o comentarios perdidos?
- ¿Cómo podemos colaborar con autónomos o socios externos sin conceder acceso a todo?
Y sobre todo: ¿cómo mantener todo en un mismo lugar, sin pagar por otra herramienta más?
OpenProject es gratuito y de código abierto
¿Quizá ya ha intentado resolver estos retos con herramientas como Trello, Asana o Notion, pero ninguna de ellas se adapta exactamente a su flujo de trabajo? ¿Quizá les falta transparencia, son difíciles de personalizar o simplemente cuestan demasiado?
OpenProject es una potente alternativa a estas herramientas de planificación de contenidos y proyectos. Es gratuito y de código abierto, lo que significa que no hay que pagar derechos de licencia en la edición Community, se tiene control total sobre los datos y se disfruta de la máxima flexibilidad. Puede adaptar su configuración para que se ajuste exactamente a la forma de trabajar de su equipo de marketing.
OpenProject facilita la gestión de todo tipo de contenido en un solo lugar, desde artículos de blog y publicaciones en redes sociales hasta vídeos, diseños y textos escritos, para que todo su proceso de planificación permanezca conectado.
Viene con todas las funciones esenciales para la planificación de contenidos y la colaboración en equipo:
- Tableros ágiles para seguir el estado del contenido desde el borrador hasta la publicación.
- Vistas de calendario para programar las entradas del blog, las campañas y el contenido de las redes sociales.
- Relaciones entre tareas/contenidos (por ejemplo, la publicación en redes sociales de un artículo de blog).
- Gestión de archivos y comentarios para colaborar de forma transparente en un único lugar.
Perspectivas: cómo utilizar OpenProject en un equipo de marketing
Pero concretemos: ¿qué aspecto tiene realmente OpenProject cuando se utiliza como herramienta de planificación de contenidos? En las siguientes secciones, le ofreceremos una visión detallada de cómo nosotros, el equipo de marketing de OpenProject, utilizamos nuestro propio software cada día. Porque conocemos de primera mano las dificultades de la planificación de contenidos. Y sabemos exactamente cómo adaptar OpenProject para organizar y estructurar eficazmente el trabajo de marketing.
OpenProject le ofrece mucha flexibilidad, pero hay que saber aprovecharla al máximo.
Planificación de contenidos con OpenProject
Empecemos por lo básico: en OpenProject, todo comienza con un «proyecto», pero eso no significa que tenga que ser un proyecto clásico con plazos y entregables. Simplemente puede crear uno llamado «Marketing» y utilizarlo como espacio de trabajo para su equipo. En función de su estructura, también puede crear subproyectos como Marketing de contenidos o Marketing de eventos. Si si equipo es pequeño, le recomendamos comenzar con un solo proyecto, lo que permite mantener todo en un solo lugar y facilita la gestión.
Ahora es el momento de definir sus paquetes de trabajo. En OpenProject, los paquetes de trabajo son los bloques de construcción y pueden ser de tipos como tarea, objetivo de campaña, artículo de blog o publicación en redes sociales. Aquí es donde realmente brilla la flexibilidad de OpenProject: usted define los tipos que tienen sentido para su trabajo de marketing, y elige los valores de estado que reflejan su flujo de trabajo.
Por ejemplo, un artículo de blog podría pasar por los siguientes estados: Nuevo → Por programar → Programado → En curso → Necesita revisión → Cerrado.
Para que su configuración sea aún más precisa, puede utilizar roles como Asignado y Responsable para aclarar las responsabilidades, por ejemplo, quién está revisando actualmente un trabajo y quién es el responsable final de su entrega. Y si su equipo necesita información adicional para mantenerse alineado, puede definir campos personalizados para realizar un seguimiento de aspectos como los objetivos de la campaña, el público objetivo o los canales de publicación. Todo es totalmente personalizable para adaptarse al flujo de trabajo de su equipo.
Vista de tabla o vista de pizarra: trabaje como prefiera su equipo
En OpenProject, puede trabajar en distintas vistas en función del estilo de su equipo:
La vista Tabla muestra sus tareas de contenido en un formato familiar similar al de una hoja de cálculo. Es ideal para editar en bloque, filtrar, agrupar y personalizar columnas, como el estado, la fecha de finalización o la persona asignada.
La vista Pizarra le permite organizar el contenido en un diseño ágil al estilo Kanban. Es perfecto para la planificación visual y los cambios mediante arrastrar y soltar entre estados como En curso, Necesita revisión o Publicado.
Puede cambiar de una vista a otra en cualquier momento, y cada vista puede personalizarse para mostrar exactamente lo que su equipo de marketing necesita.
Con esta estructura en marcha, su equipo de marketing estará preparado para gestionar todo tipo de flujos de trabajo de contenidos, desde las entradas del blog hasta la gestión de las redes sociales y la planificación de eventos.
Gestión de artículos de blog
Ya le hemos dado algunas ideas en nuestro artículo sobre gestión de blogs más arriba. Recorramos el proceso completo, desde la idea hasta la publicación.
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A una persona se le ocurre una idea y crea un nuevo paquete de trabajo de tipo Artículo de blog. Añade todas sus ideas en la descripción y @menciona a sus colegas o jefes de equipo en la pestaña Actividad para debatir si esta idea está lista para seguir adelante y cuándo.
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La persona mencionada responde y actualiza el estado de Nuevo a Para programar. También asigna el paquete de trabajo a la persona responsable de su redacción y publicación.
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Cuando se escribe el artículo, el estado se establece en Necesita revisión y el asignado se cambia al colega que hará la revisión. Esto deja claras las responsabilidades en cada etapa.
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Cuando el artículo esté listo para ser publicado, deberá fijarse una fecha. Si ha configurado un calendario (filtrando por tipo de artículo de blog), el artículo se mostrará ahora allí.
He aquí una visión del calendario de artículos del blog en OpenProject:
Consejo
Suscríbase a su calendario OpenProject desde su aplicación de calendario externa. De este modo, siempre verá cuándo están programados los artículos del blog. Esto no solo es práctico para su equipo, sino también para los departamentos de ventas, asistencia técnica u otros que deseen obtener una visión general rápida del contenido próximo.
- Una vez publicado el artículo, el paquete de trabajo se marca como Cerrado. Esto lo elimina de sus listas de trabajo abiertas, pero sigue existiendo para futuras referencias o seguimiento del rendimiento.
Por supuesto, es posible que ahora quiera compartir su nuevo contenido para que todo el mundo lo vea. Para ello, veamos cómo gestionar las publicaciones en redes sociales con OpenProject.
Gestión de las redes sociales
Una vez que su contenido esté listo, es hora de darlo a conocer al mundo, y las redes sociales suelen ser el siguiente paso. Con OpenProject, puede planificar y coordinar sus publicaciones en las redes sociales con la misma precisión que sus contenidos de formato largo.
Cada puesto social se convierte en su propio paquete de trabajo. Puede establecer el tipo en Redes sociales y utilizar campos personalizados para realizar un seguimiento de los canales (por ejemplo, LinkedIn, X/Twitter, Instagram) o las etiquetas de campaña. Así mantiene el contenido estructurado y filtrable.
Un proceso típico podría ser el siguiente:
- Cree un paquete de trabajo de tipo Publicación en redes sociales para cada publicación prevista en redes sociales. Añada el borrador del contenido directamente en la descripción o adjunte un archivo si es necesario. Asegúrese de añadir una fecha para que su entrada aparezca en el calendario.
- Añada relaciones entre las publicaciones en redes sociales y el contenido al que hacen referencia (por ejemplo, un artículo de blog o una campaña). De esta forma, siempre verá qué actividades sociales pertenecen a qué contenidos principales.
- Asigne responsabilidades y colabore en los comentarios para finalizar sus mensajes. También puede asignar a todo el equipo si aún no sabe quién se encargará de ello.
Gestión de eventos y campañas
En OpenProject, en realidad no realizamos muchas campañas de marketing ni eventos a gran escala, pero sabemos lo importante que puede ser una coordinación estructurada para los equipos que sí lo hacen. Especialmente cuando hay varias partes implicadas, las cosas pueden complicarse rápidamente sin un sistema claro.
Ahí es donde la flexibilidad de OpenProject realmente ayuda: puede crear un subproyecto específico para cada evento o campaña. Esto le permite mantener su planificación estructurada, definir ajustes específicos e incluso invitar a partes interesadas o agencias externas sin darles acceso a todo su espacio de trabajo de Marketing.
Gestión de reuniones
¿Necesita alinear calendarios, asignar tareas o revisar materiales de campaña? Utilice el módulo Reuniones para preparar órdenes del día y capturar los resultados. Esto ayuda no solo con la preparación de eventos, sino también con las revisiones internas periódicas o las reuniones retrospectivas.
Consejo
En OpenProject, utilizamos nuestro propio módulo de Reuniones para reuniones regulares 1:1 entre el jefe de equipo y el gestor de contenidos. El gestor de contenidos sólo tiene que añadir los paquetes de trabajo en los que está trabajando actualmente o que necesita discutir, y una plantilla de reunión garantiza que todas las sesiones sigan una estructura coherente. Esto es lo que entendemos por mantener «todo en un solo sistema».
Colaboración en equipo más allá de su equipo de marketing
OpenProject es la elección perfecta para los equipos de marketing abiertos e inteligentes que desean personalizar una herramienta de planificación de contenidos según sus necesidades exactas. Desde la gestión de los artículos del blog y la planificación de las publicaciones en las redes sociales hasta la coordinación de campañas, eventos y reuniones de equipo, todo permanece en un mismo lugar, estructurado y transparente. Usted define el flujo de trabajo, los tipos de contenido y la configuración de la colaboración.
Los equipos de marketing suelen ser los primeros en estructurar su trabajo, pero rara vez son los primeros en obtener las herramientas que merecen. OpenProject le ayuda a tomar la iniciativa ofreciéndole una herramienta gratuita de planificación de contenidos: agilice sus flujos de trabajo de contenidos, colabore eficazmente con otros equipos y dé ejemplo de trabajo transparente y organizado en toda su organización.
Demuestre cómo es el trabajo en equipo inteligente. Conviértase en el modelo de cómo su empresa hace las cosas.
Comience hoy mismo su prueba gratuita
Probablemente no esté leyendo esto solo por curiosidad. Está gestionando campañas, persiguiendo aprobaciones e intentando poner orden en el caos creativo. Hemos estado en la misma situación, y por eso hemos creado esta configuración para nosotros mismos. Si funciona para nosotros, también podría funcionar para usted.
Usted sabe que todo buen artículo termina con una llamada a la acción, y aquí está la nuestra: comience hoy mismo su prueba gratuita. Sin tarjeta de crédito, sin número de teléfono, sin presiones. Transcurridos 14 días, usted decide si desea continuar, pero creemos que OpenProject hablará por sí mismo.
