Vista previa: Flujo de trabajo de solicitud de inicio de proyecto para PM² y otras normas (complemento para empresas)
Los que trabajan según las normas de gestión de proyectos, como PM² o PMflex, se basan en requisitos muy específicos a la hora de crear nuevos proyectos. Por ello, una solicitud de inicio de un nuevo proyecto suele llevar mucho tiempo y ser propensa a errores: ¿Qué versión de la hoja de cálculo contiene realmente los datos actualizados? ¿Y qué información necesito para presentar la solicitud? En muchas organizaciones, esta solicitud de inicio de proyecto sirve de base formal para la aprobación, presupuestación y priorización.
Como gestor de la cartera de proyectos, desea que los iniciadores de proyectos puedan crear y procesar fácilmente las solicitudes de iniciación de proyectos en una única plataforma para la gestión de proyectos y carteras. Por eso queremos simplificar significativamente el proceso de iniciación de proyectos con OpenProject: actualmente estamos desarrollando un asistente que guía a los usuarios paso a paso a través del flujo de trabajo de iniciación de proyectos.
En este artículo del blog, podrá descubrir exactamente cómo este flujo de trabajo simplificará la labor de los gestores de carteras y de todas las personas implicadas en la creación de nuevos proyectos. Tenga en cuenta que se trata de una previsión de una función aún en desarrollo y que, por tanto, está sujeta a cambios.
[!IMPORTANTE] Actualmente está previsto que esta función se lance con la versión 17.1 en febrero de 2026, como complemento Enterprise en el plan Premium. Consulte nuestra página de precios para obtener más información sobre los distintos planes de OpenProject.
Guía automatizada para procesos complejos
Todos los meses lanzamos nuevas funciones y complementos Enterprise para OpenProject. Por un lado, esto significa que el software es cada vez más potente. Los gestores de proyectos pueden trabajar de forma más rápida, eficaz y específica. Por otro lado, somos conscientes de que los usuarios necesitan una orientación clara por parte del software, especialmente cuando los procesos subyacentes son complejos, ya se basen en PM², PMflex u otras normas de gestión de proyectos.
Especialmente cuando se inician proyectos, un flujo de trabajo paso a paso puede resultar extremadamente útil. La idea: los gestores de la cartera de proyectos definen pasos y atributos específicos en una plantilla. Cualquiera que cree entonces un nuevo proyecto sólo tiene que seguir los pasos predefinidos. Al final, se crea un paquete de trabajo que contiene toda la información necesaria y se asigna directamente a la persona o grupo responsable que revisa la solicitud.
Esto garantiza que se cumplan las normas, que todo se documente de forma centralizada y que los usuarios puedan centrarse en su trabajo real en lugar de en la herramienta.
Ventajas de un flujo de trabajo para las solicitudes de iniciación de proyectos
¿Le suena familiar lo siguiente? Para crear una solicitud de iniciación de proyecto según PM² o PMflex, tiene que buscar en hojas de cálculo de Excel dispersas -o, peor aún, en correos electrónicos- y, al final, sigue sin estar seguro de si dispone de los datos más recientes y correctos. E incluso si todos los datos están ahí, sigue siendo necesario que los compruebe un gestor de cartera o de programa. Pero, ¿cómo y cuándo?
Estos procesos poco claros cuestan tiempo y provocan frustración, lo que se traduce en solicitudes de iniciación de proyectos incompletas.
Así que vamos:
- Predefina procesos claros y atributos requeridos en una plantilla.
- Habilite una función que guíe al usuario paso a paso.
- Complete el flujo de trabajo con una automatización que agrupe toda la información e inicie el siguiente paso.
Nuestra visión es hacer esto posible para los usuarios de PM² y PMflex en particular y habilitarlo como complemento Enterprise. Al mismo tiempo, también queremos que los equipos que utilizan otros métodos - como PRINCE2, SAFe, OKR - se beneficien de normas predefinidas y de una creación guiada de proyectos.
Consejo
PMflex es la norma de gestión de proyectos para la administración pública en Alemania. Dado que OpenProject forma parte de openDesk, la suite de oficina y colaboración todo en uno adaptada al sector público alemán, el asistente de inicio de proyectos también estará disponible para los usuarios de openDesk.
Un proceso estructurado ayuda a las organizaciones:
- Reducir la carga cognitiva de los iniciadores de proyectos.
- Asegúrese de que se recoge toda la información obligatoria.
- Evite errores causados por datos obsoletos o incoherentes.
- Normalice el inicio de los proyectos en todos los departamentos.
- Incorpore más fácilmente a nuevos empleados.
- Mejorar la transparencia para los revisores y los responsables implicados en el proceso de aprobación.
- Automatice el traspaso a los gestores de carteras o programas.
- Conserve la documentación en un lugar central.
Veamos en qué está trabajando actualmente el equipo de OpenProject para hacer posible esta idea de un asistente para la iniciación de proyectos.
Avance de funciones: flujo de trabajo de iniciación de proyectos (complemento para empresas)
El complemento previsto para la empresa permitirá a los iniciadores de proyectos recorrer el proceso en cuatro pasos.
1. Seleccione una plantilla para crear un proyecto
Elija la plantilla adecuada de proyecto, programa o cartera definida por su gestor de cartera para asegurarse de que se incluyen todos los atributos y pasos necesarios.
Imagen: Maqueta de previsualización que muestra la interfaz para seleccionar diferentes plantillas para iniciar la solicitud de inicio de proyecto en OpenProject.
2. Rellene los requisitos predefinidos
Introduzca la información necesaria de forma clara y guiada. Los campos mostrados dependen de la plantilla elegida y garantizan que se recojan todos los datos obligatorios.
Imagen: Maqueta de previsualización que muestra la interfaz para rellenar varios requisitos de la solicitud de inicio de proyecto, como Fechas, Información técnica o Base jurídica.
3. Envíe la solicitud de iniciación del proyecto para activar las automatizaciones
Una vez cumplimentados todos los campos obligatorios, envíe la solicitud de iniciación. El flujo de trabajo agrupa automáticamente toda la información y la envía al revisor responsable.
Imagen: Maqueta de vista previa que muestra la interfaz para enviar una solicitud de inicio de proyecto en OpenProject.
4. Compruebe el estado y el artefacto exportado en el paquete de trabajo
Tras el envío, OpenProject crea automáticamente un paquete de trabajo además del proyecto que acaba de crear. Con este paquete de trabajo, puede hacer un seguimiento del estado de la solicitud de iniciación. Además, OpenProject generará un artefacto a partir de su información en forma de PDF y lo añadirá al paquete de trabajo recién creado.
Para este paso, aún no tenemos una maqueta que mostrar, pero el paquete de trabajo creado podría tener este aspecto:
Imagen: Paquete de trabajo de demostración de una solicitud de iniciación de proyecto en OpenProject, con descripción escrita automáticamente, archivo PDF cargado (el artefacto) y comentario de ‘System’.
Ejemplo de la práctica: Cómo mejorará este asistente el trabajo diario
Imagínese a Anna, coordinadora de proyectos en el departamento de informática de una administración municipal alemana de tamaño medio. Hasta ahora, su jornada laboral empezaba a menudo de la misma manera: buscando la versión correcta de un archivo de inicio de proyecto. Una versión se guardó en una unidad compartida, otra se adjuntó a un correo electrónico y una tercera fue actualizada por un colega “justo la semana pasada”, pero nadie recordaba dónde.
Cuando por fin encontró el archivo adecuado, el siguiente reto fue averiguar qué campos eran obligatorios. Algunos proyectos requerían información adicional, otros no. Y si faltaba algo, el gestor de la cartera devolvía la solicitud días después con comentarios como “Por favor, actualice la sección 3.2” o “Falta la justificación de la planificación presupuestaria”.
Con el nuevo flujo de trabajo de iniciación de proyectos en OpenProject, se espera que este proceso sea mucho más sencillo. Anna selecciona la plantilla correcta, sigue los pasos predefinidos y rellena sólo los campos relevantes para el tipo de proyecto. Sin adivinanzas, sin confusión de versiones, sin idas y venidas.
Cuando presenta la solicitud, toda la información se agrupa automáticamente y se asigna al revisor responsable, lo que hace que el proceso sea transparente, estructurado y mucho más rápido. Y como el flujo de trabajo se alinea con la fase de iniciación del proyecto PMflex, su organización puede garantizar que cada nuevo proyecto comience con una documentación completa y estandarizada.
Outlook
El flujo de trabajo de iniciación del proyecto es el primer paso hacia una serie de procesos guiados en OpenProject. Tras completar esta función, tenemos previsto dar soporte a asistentes adicionales alineados con PMflex para facilitar aún más la gestión estructurada de proyectos, programas y carteras, especialmente para la administración pública y las grandes organizaciones con procesos estandarizados.
Esperamos poder compartir más información a medida que avance el desarrollo.
