L’intégration avec Nextcloud
À partir d’OpenProject 12.2, vous pouvez utiliser Nextcloud comme stockage de fichiers intégré dans OpenProject.
Cette intégration vous permet de :
- Associer des fichiers et des dossiers stockés dans Nextcloud à des lots de travaux dans OpenProject
- Visualiser, ouvrir et télécharger les fichiers et le dossier liés à un lot de travaux via l’onglet Fichiers
- Afficher tous les lots de travaux associés à un fichier
- Voir les notifications d’OpenProject via le tableau de bord Nextcloud
Remarque : Cette intégration nécessite au minimum la version 22 de Nextcloud (ou supérieure) et la version 12.2 d’OpenProject (ou supérieure). Pour pouvoir utiliser Nextcloud comme stockage de fichiers dans votre projet, l’administrateur de votre instance doit d’abord avoir complété la Configuration de l’intégration Nextcloud.
| Sujet | Description |
|---|---|
| Connecter vos comptes OpenProject et Nextcloud | Comment connecter vos comptes Nextcloud et OpenProject pour pouvoir utiliser cette intégration |
| Associer des fichiers et des dossiers à des lots de travaux | Comment associer des fichiers et des dossiers à des lots de travaux et visualiser et télécharger des fichiers associés |
| Dissocier des fichiers et des dossiers | Comment supprimer l’association entre un lot de travaux et un fichier ou un dossier Nextcloud |
| Autorisations et contrôle d’accès | Qui a accès aux fichiers associés et qui n’y a pas accès |
| Erreurs possibles et résolution des problèmes | Erreurs courantes et comment les résoudre |
Connecter vos comptes OpenProject et Nextcloud
Pour commencer à utiliser cette intégration, vous devez d’abord connecter vos comptes OpenProject et Nextcloud. Pour ce faire, ouvrez tout lot de travaux dans un projet où un stockage de fichiers Nextcloud a été ajouté et activé par un administrateur et suivez ces étapes :
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Accédez à l’onglet Fichiers et, sous l’en-tête « Nextcloud », cliquez sur Nextcloud login (Se connecter à Nextcloud).
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Un écran Nextcloud vous demandera de vous connecter avant d’accorder à OpenProject l’accès à votre compte Nextcloud. Vous verrez également un avertissement de sécurité, que vous pouvez ignorer puisque vous cherchez effectivement à connecter les deux comptes. Cliquez sur Log in (Se connecter) et entrez vos informations d’identification Nextcloud.
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Une fois que vous êtes connecté à Nextcloud, cliquez sur Grant access (Autoriser l’accès) pour confirmer que vous autorisez OpenProject à accéder à votre compte Nextcloud.
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Vous serez alors redirigé vers OpenProject, où il vous sera également demandé d’accorder à Nextcloud un accès en lecture et en écriture à votre compte OpenProject via l’API. Cette opération est nécessaire pour que l’intégration fonctionne. Cliquez sur Autoriser.
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Le processus unique de connexion de vos deux comptes est terminé. Vous serez alors redirigé vers le lot de travaux d’origine, dans lequel vous pourrez visualiser et ouvrir tous les fichiers Nextcloud déjà associés, ou commencer à en associer de nouveaux.
Remarque : Pour déconnecter l’association entre vos comptes OpenProject et Nextcloud, allez sur Nextcloud et naviguez vers Settings → OpenProject. Là, cliquez sur le bouton Disconnect from OpenProject (Déconnecter d’OpenProject). Pour associer à nouveau les deux comptes, il suffit de suivre à nouveau les instructions ci-dessus.
Associer des fichiers et des dossiers à des lots de travaux
Dans OpenProject
Cette vidéo vous donnera un aperçu de la façon de lier les fichiers existants et de télécharger de nouveaux fichiers depuis OpenProject vers Nextcloud (anglais seulement) :
Cette vidéo est disponible en anglais.
En plus d’énumérer les fichiers directement attachés à un lot de travaux, l’onglet Fichiers affiche vos fichiers Nextcloud qui sont liés au lot de travaux actuel. En survolant un fichier lié avec votre souris, vous aurez le choix entre ouvrir ou télécharger le fichier, afficher le dossier parent dans Nextcloud ou supprimer le lien.
Lier des fichiers existants
Pour lier un fichier Nextcloud au lot de travaux en cours, vous pouvez soit :
- sélectionner un fichier à partir de votre ordinateur, qui sera téléchargé sur Nextcloud et lié à ce lot de travaux
- sélectionner un fichier existant dans Nextcloud
Télécharger et lier de nouveaux fichiers
Si le fichier que vous voulez lier n’a pas encore été téléchargé sur Nextcloud, vous pouvez le faire en cliquant sur le lien Télécharger des fichiers.
Vous serez alors invité à sélectionner le(s) fichier(s) sur votre ordinateur que vous voulez télécharger sur Nextcloud.
Autrement, vous pouvez aussi simplement glisser un fichier ou un dossier stocké sur votre ordinateur dans cette zone (sous le nom de votre stockage de fichiers Nextcloud) et le déposer dans la zone de dépôt qui apparaît.
Une fois que vous avez sélectionné ou déposé les fichiers que vous souhaitez télécharger, vous serez invité à sélectionner un dossier sur Nextcloud dans lequel ils seront stockés.
Vous pouvez cliquer sur les dossiers que vous voyez pour y accéder. Un fil d’Ariane vous montre où vous êtes dans la hiérarchie des dossiers.
Pour naviguer d’un niveau vers le haut ou pour revenir au début, cliquez simplement sur le parent concerné dans le fil d’Ariane.
Info : Si vous avez navigué particulièrement en profondeur (plus de 4 niveaux), les niveaux intermédiaires peuvent être masqués afin d’économiser de l’espace. Vous serez néanmoins toujours en mesure de revenir au parent immédiat pour revenir en arrière.
Pour enregistrer les fichiers que vous avez téléchargés dans le dossier actuellement ouvert, cliquez sur le bouton Choisir l’emplacement.
Le fichier sélectionné est téléchargé vers votre instance Nextcloud et il est lié au lot de travaux actuel. Il apparaît sous le nom du stockage de fichiers.
Télécharger, ouvrir des dossiers et supprimer des liens
Si vous souhaitez dissocier un fichier ou un dossier lié, survolez-le dans la liste des fichiers liés et cliquez sur l’icône Dissocier.
De la même façon, pour télécharger et un fichier, survolez et cliquez sur l’icône Télécharger dans la liste des fichiers liés.
Si vous cliquez sur l’icône Dossier, le dossier Nextcloud contenant ce fichier s’ouvrira dans un nouvel onglet.
Dans Nextcloud
Cette vidéo vous donnera une vue d’ensemble sur comment lier les fichiers et dossiers de Nextcloud à OpenProject (en anglais uniquement).
Cette vidéo est disponible en anglais.
Lier les lots de travaux
Sur le fichier ou le dossier que vous souhaitez lier à un lot de travaux, cliquez sur les trois points → Détails.
Dans le panneau latéral Détails, cliquez sur l’onglet OpenProject. Cet onglet vous permet d’associer des lots de travaux dans OpenProject au fichier actuel, et affichera la liste de tous les lots de travaux associés. Si rien n’est encore associé, la liste est alors vide.
Pour associer un fichier à un lot de travaux dans OpenProject pour la première fois, utilisez la barre de recherche pour trouver le bon lot de travaux (vous pouvez rechercher en utilisant un mot figurant dans le titre du lot de travaux, ou simplement entrer l’ID du lot de travaux) et cliquez dessus.
Ce fichier associé apparaîtra alors sous la barre de recherche. Cette opération ajoutera alors automatiquement le fichier à l’onglet Fichiers du ou des lots de travaux correspondants dans OpenProject.
Supprimer les liens
Une fois qu’un lot de travaux est associé à un fichier, il est toujours possible de le dissocier en cliquant sur l’icône Dissocier.
Il vous sera demandé de confirmer que vous souhaitez délier le lien. Cliquez sur Supprimer le lien pour confirmer.
Info : Dissocier un fichier ou un dossier supprime simplement le lien avec ce lot de travaux ; le fichier ou le dossier d’origine ne sera pas supprimé ou affecté de quelque manière que ce soit. Le seul changement est qu’il n’apparaîtra plus dans l’onglet Fichiers sur OpenProject, et le lot de travaux ne sera plus listé dans l’onglet « OpenProject » de ce fichier sur Nextcloud.
Tableau de bord Nextcloud
En plus des actions concernant les fichiers individuels, vous pouvez également choisir d’afficher le widget OpenProject sur votre tableau de bord Nextcloud afin de garder un œil sur vos notifications OpenProject. 
Navigation et recherche dans Nextcloud
Il existe deux fonctionnalités supplémentaires liées à l’intégration que vous pouvez activer dans Nextcloud. Dans vos paramètres personnels, sous OpenProject, vous trouverez ces options :
- Enable navigation link (Activer le lien de navigation) permet d’afficher un lien vers votre instance OpenProject dans l’en-tête Nextcloud
- Enable unified search for tickets (Permettre une recherche unifiée des tickets) vous permet de rechercher les lots de travaux d’OpenProject via la barre de recherche universelle dans Nextcloud
Autorisations et contrôle d’accès
Quand un fichier ou un dossier Nextcloud est lié à un lot de travaux, un utilisateur OpenProject qui a accès à ce lot de travaux sera en mesure de :
- Voir le nom du fichier ou du dossier associé
- Voir quand il a été modifié pour la dernière fois (ou créé, s’il n’a pas encore été modifié)
- Voir qui l’a modifié en dernier (ou qui l’a créé, s’il n’a pas encore été modifié)
Cependant, les actions proposées dépendent des autorisations dont dispose un utilisateur OpenProject (ou plus précisément les autorisations du compte Nextcloud lié à cet utilisateur) dans Nextcloud. En d’autres termes, un utilisateur qui n’a pas la permission d’accéder au fichier dans Nextcloud ne pourra pas non plus ** ouvrir, télécharger, modifier ou dissocier le fichier dans OpenProject.
Erreurs possibles et résolution des problèmes
Pas l’autorisation nécessaire pour voir ce fichier
Si vous n’arrivez pas à consulter les détails d’un fichier ou si vous n’êtes pas en mesure d’ouvrir certains des fichiers liés à un lot de travaux, il est possible que votre compte Nextcloud ne dispose pas des autorisations nécessaires. Dans ce cas, vous pourrez voir le nom, l’heure de la dernière modification et le nom de l’utilisateur qui l’effectuée, mais vous ne pourrez pas effectuer d’autres actions. Pour ouvrir ou accéder à ces fichiers, veuillez contacter votre administrateur Nextcloud ou le créateur du fichier pour qu’ils puissent vous accorder les autorisations nécessaires.
L’utilisateur n’est pas connecté à Nextcloud
Si vous voyez les mots “Connexion au Nextcloud” où vous verrez normalement une liste de fichiers liés dans l’onglet Fichiers dans OpenProject, c’est que vous vous êtes déconnecté (ou que vous avez été automatiquement déconnecté) de Nextcloud. Il se peut également que vous soyez connecté avec un compte différent de celui que vous avez configuré pour utiliser avec OpenProject.
Dans ce cas, vous serez toujours en mesure de voir la liste des fichiers liés, mais sans pouvoir effectuer une quelconque action. Pour restaurer toutes les fonctionnalités, connectez-vous simplement à votre compte Nextcloud.
Erreur de connexion
Si vous voyez la mention « Pas de connexion Nextcloud » dans l’onglet Fichiers dans OpenProject, votre instance OpenProject a des difficultés à se connecter à votre instance Nextcloud. Cela peut être dû à un certain nombre de raisons différentes. Votre meilleure solution est de prendre contact avec l’administrateur de vos instances OpenProject et Nextcloud pour identifier et résoudre le problème.
Erreur de récupération de fichier
En de rares occasions, il est possible que l’intégration ne soit pas en mesure de récupérer tous les détails de tous les fichiers associés. Une simple actualisation de la page devrait résoudre le problème. Si l’erreur persiste, veuillez contacter l’administrateur de vos instances OpenProject et Nextcloud.
Les notifications de projet ne s’affichent pas dans Nextcloud
Si les notifications OpenProject ne sont pas correctement affichées dans Nextcloud, accédez à Paramètres d’administration → Paramètres de base → Tâches d’arrière-plan et assurez-vous que Cron est sélectionné.
