Besprechungen verwalten

Mit dem Modul Besprechungen können Sie in OpenProject Ihre Projektbesprechungen an einer zentralen Stelle verwalten, gemeinsam mit Ihrem Team eine Besprechungsagenda erstellen und Besprechungsprotokolle anlegen, welche alle zentral in dem Bereich Besprechungen dokumentiert werden.

Thema	Inhalt
Besprechungen in OpenProject	Wie können Sie Besprechungen in OpenProject öffnen?
Neue Besprechung erstellen	Wie erstellen Sie eine neue Besprechung in OpenProject?
Besprechung bearbeiten	Wie können Sie in OpenProject eine bestehende Besprechung bearbeiten?
Teilnehmer zur Besprechung hinzufügen	Wie können Sie Teammitglieder in eine Besprechung einladen?
Erstellen und Bearbeiten der Besprechungsagenda	Wie können Sie die Agenda erstellen oder bearbeiten?
Eine Besprechung kopieren (serielle Besprechungen)	Wie können Sie Besprechungen kopieren?

Besprechungen in OpenProject

Dieses Video ist derzeit nur in englischer Sprache verfügbar.

Wenn Sie links im Projektmenü Besprechungen auswählen, erhalten Sie einen Überblick über alle nach Datum sortierten Projekt-Besprechungen. Durch Klicken auf einen der Besprechungsnamen können Sie weitere Details der Besprechung einsehen.

Hinweis: um das Plugin Besprechungen nutzen zu können, muss zuerst das Modul Besprechungen in der Projektkonfiguration aktiviert sein.

Neue Besprechung anlegen

Um eine neue Besprechung anzulegen, klicken Sie bitte auf den grünen + Besprechung Button in der oberen rechten Ecke.

Geben Sie einen Titel für die Besprechung ein.

Wählen Sie die Teilnehmer aus der Liste der Projektmitglieder aus.

Wenn Sie auf den blauen Button Anlegen klicken, werden Ihre Änderungen gesichert.

Besprechung bearbeiten

Wenn Sie die Details eines Meetings ändern möchten, wie z.B. die Zeit oder den Standort, müssen Sie die Ansicht der Besprechungsdetails durch Klicken auf den Titel in der Übersichtsliste öffnen und dann auf den Button Bearbeiten neben dem Besprechungsnamen klicken um die Besprechung bearbeiten zu können.

Es wird ein Bearbeitungsbildschirm angezeigt in dem die Besprechungsinformationen angepasst werden können.

Vergessen Sie nicht, die Änderungen zu speichern, indem Sie auf den Button Speichern klicken. Der Button Abbrechen bringt Sie zurück zur Detailansicht.

Teilnehmer zu einer Besprechung hinzufügen

Sie können Teilnehmer zu einer Besprechung hinzufügen, während Sie sich im Bearbeitungsmodus befinden. Der Prozess ist derselbe, egal ob Sie eine neue Besprechung erstellen oder eine bestehende bearbeiten. Zusätzlich können Sie nach der Besprechung aufnehmen, wer tatsächlich daran teilgenommen hat.

Sie können die Liste aller Projektmitglieder unter dem Bereich Teilnehmer einsehen. Diese Liste variiert von Projekt zu Projekt. Wenn Sie den Haken in dem Feld in der Zeile eines Teilnehmers setzen, werden die ausgewählten Projektmitglieder automatisch benachrichtigt, wenn eine Agenda oder ein Besprechungsprotokoll erstellt wird.

Durch das Entfernen des Häkchens können Sie Projektmitglieder aus der Besprechung entfernen.

Klicken Sie auf Speichern um Ihre Änderungen zu sichern.

Erstellen und Bearbeiten der Besprechungsagenda

Nachdem Sie eine Besprechung angelegt haben können Sie eine -Besprechungs-Agenda ergänzen.

1. Vor Beginn der Besprechung können alle Teilnehmer ihre Beiträge zur Agenda hinzufügen, indem sie einfach auf den Button Bearbeiten klicken.
2. Mit der Symbolleiste können Sie Änderungen am Textformat vornehmen oder Makros bearbeiten und so z. B. Inhaltsverzeichnisse oder Arbeitspakettabellen (Einzelheiten finden Sie in der Dokumentation zum WYSIWYG-Editor) einbetten.
3. Vergessen Sie nicht Ihre Änderungen zu speicher.
4. Alle an der Tagesordnung vorgenommenen Änderungen werden dokumentiert. Wenn Sie auf Historie klicken, kriegen Sie einen Überblick über alle Änderungen, einschließlich der Personen, die die Änderungen vorgenommen haben.
5. Klicken Sie auf den Button Zur Einsicht verschicken, um die Teilnehmer schnell über die Besprechung zu benachrichtigen und ihnen den Link für die Besprechung zukommen zu lassen.
6. Klicken Sie auf den Button iCalendar senden, um einen Kalendereintrag an die Teilnehmer zu senden. Die Nutzer können die Besprechung dann schnell zu ihrem Kalender hinzufügen, indem sie die Einladung annehmen, bzw. die an die E-Mail-Benachrichtigung angehängte iCal-Datei importieren.
7. Schließen Sie die Agenda zum Beginn der Besprechung, um weitere Änderungen zu vermeiden und die gleiche Grundlage für alle Teilnhemer zu schaffen. Nach dem Schließen der Agenda werden die dort eingeragenen Punkte in das Protokoll übertragen, um die Ergebnisse der Besprechung festzuhalten.

Besprechungsprotokolle erstellen oder bearbeiten

Die Besprechungsprotokolle werden automatisch beim Schließen der Agenda in der Detailansicht der Besprechung erstellt. Wählen Sie dazu die Option Schließen aus.

Wenn Sie die Agenda schließen, wird diese automatisch in das Besprechungsprotokoll übertragen. Sie könen nun mit der Erstellung des Protokolls beginnen. Sie können den Protokoll-Text genau wie in einer Wiki-Seite bearbeiten, den Text formatieren, auf Arbeitspakete verlinken, Dokumente anhängen, Arbeitspaket-Tabellen oder andere Macros.

Anschließend werden Sie zur Besprechungsansicht weitergeleitet, dort können Sie:

1. Protokolle bearbeiten (Bitte vergessen Sie nicht Ihre Daten zu speichern)
2. Änderungsverlauf anzeigen
3. Senden Sie das Protokoll zur Überprüfung an Teilnehmer (sowie Beobachter und den Autor der Versammlung).

Eine Besprechung kopieren (serielle Besprechungen)

Wenn Sie wiederkehrende Besprechungen, wie z.B. ein Jour Fixe haben und den Prozess der Erstellung von Besprechungen und Tagesordnungen vereinfachen möchten, können Sie eine bestehende Besprechung kopieren. Wählen Sie dazu eine Besprechung aus und öffnen Sie die Detailansicht.

Klicken Sie auf den Button Kopieren in der oberen rechten Ecke.

Sie können nun die kopierte Besprechung bearbeiten und neuen Details hinzufügen. Klicken Sie auf Speichern um Ihre Änderungen zu sichern.

Notiz: Alle Einstellungen werden kopiert, mit Ausnahme der Protokolle, Teilnehmer und dem Änderungsverlauf. Wenn Sie also auch die Protokolle behalten möchten, müssen Sie diese separat kopieren.