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OpenProject NEW WORK
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Digitale Produktentwicklung in Zeiten von New Work

Wie sieht ein innovatives Produkt von morgen aus? Welche Nutzerprobleme sollen gelöst werden? Womit sollen diese Probleme gelöst werden und wie kann man einen darauf zugeschnittenen digitalen und web-basierten Produktentwicklungsprozess etablieren?

Durch neue Arbeitsweisen der heutigen Gesellschaft im globalen und digitalen Zeitalter müssen auch die Produkte und deren Entwicklung entsprechend angepasst werden. Dabei ist wichtig genau zu verstehen, welche Kundenbedürfnisse im Mittelpunkt stehen, um innovative Produkte zu entwickeln. Durch neue und flexible Arbeitsmodelle sowie veränderte Nutzerbedürfnisse steht OpenProject vor der Herausforderung, auch den Produktentwicklungsprozess an diese neuen Rahmenbedingungen anzupassen. In einem Projekt haben wir bei OpenProject nun unseren Produktentwicklungsprozess optimiert und formalisieren.  Ein Prozess für das Aufnehmen, Priorisieren und Umsetzen neuer Produktanforderungen muss im Unternehmen etabliert werden. Es sollen insbesondere Kunden- und Nutzerbedürfnisse stärker berücksichtigt werden und ein besserer kollaborativer Priorisierungs- und Bewertungsmechanismus auf Basis eines Kennzahlensystems für neue Anforderungen entwickelt werden, der auch für die Community transparent und nachvollziehbar ist.

Herausforderungen in der Produktenwicklung

Verteilte Teams gehören immer stärker zu dem Arbeitsalltag vieler Unternehmen. Beschleunigt durch die Pandemie, ausgelöst durch SARS-CoV-2, müssen Unternehmen nun ad-hoc auf neue Kollaborations- und Kommunikationsformen setzen. OpenProject möchte Teams in ihrer ort- und zeitunabhängigen Arbeit unterstützen. Leider gibt es jedoch einen sehr großen Wettbewerb für Projektmanagement-Lösungen, was OpenProject vor die Herausforderung stellt, kontinuierlich innovative Produktideen umzusetzen.
Um die Anforderungen an eine kollaborative Projektmanagement-Plattform besser zu verstehen und Nutzer- und Kundenbedürfnisse besser einzubeziehen und umsetzen zu können, soll der Produktentwicklungsprozess an diese neuen Entwicklungen angepasst, besser strukturiert und dokumentiert sowie im Unternehmen implementiert werden.

Unterstützt durch das Programm „unternehmensWert:Mensch plus“ wurde ein neuer Produktentwicklungsprozess in Zeiten von New Work gemeinsam mit Mitarbeitern aus der Geschäftsführung, Produktentwicklung, Marketing, Vertrieb und Entwicklung konzipiert und umgesetzt. Nach einer ersten Phase der Ist-Analyse wurde der Fokus auf die Phase der Anforderungsanalyse und Spezifikation gelegt, da hier das größte Optimierungspotenzial identifiziert wurde. Angelehnt an neue Arbeitsbedingungen sollen die Kundenbedürfnisse an das Produkt in den Mittelpunkt rücken. Dabei dienste der Produktentwicklungsprozess von GitLab als Vorbild und Blueprint bei der Konzeption.

new features openproject

Identifikation der Fokusthemen durch qualitative und quantitative Nutzerbefragung

Zentrale Kernthemen sollen frühzeitig durch Nutzer- und Kundenfeedback identifiziert und priorisiert werden. Es werden verschiedene Hilfsmittel, wie persönliche Umfragen, Interviews, aber auch technisch-gestützte Bots zur Identifizierung von Fokusthemen genutzt.

Produktanforderungen messbar machen

Die damit identifizierten Innovationsschwerpunkte werden dann in einer sogenannten „Wishlist“ dokumentiert. Der Produktmanager analysiert diese neuen Anforderungen und überführt sie in ein „Product Backlog“. Zunächst evaluiert und bewertet der Produktmanager die neuen Anforderungen anhand folgender Kriterien:

  • Reach
  • Impact
  • Confidence
  • Effort

Dabei berechnet sich ein RICE Wert wie folgt: RICE Wert = Reach x Impact x Confidence / Effort

Mit diesem Wert kann nun möglichst objektiv entschieden werden, welche neuen Funktionen oder Verbesserungen auf der Roadmap besonders hoch priorisiert werden sollen. Die Verwendung des RICE-Modells hat dabei drei große Vorteile:

  • Der Produktmanager wird in die Lage versetzt, bessere Entscheidungen zu treffen.
  • Die persönliche Voreingenommenheit bei der Entscheidungsfindung wird minimiert.
  • Prioritäten können gegenüber anderen Interessengruppen wie Führungskräften oder Kunden besser vertreten werden.

RICE score OpenProject
Beispiel: RICE Wert für eine neue Anforderung

Für eine detaillierte Beschreibung der einzelnen Werte, siehe unsere Dokumentation.

Für Anforderungen mit einem besonders hohen Rice Wert erstellt der Produktmanager nachfolgend ein Opportunity Canvas. Hierbei wird die Anforderung anhand folgender Kriterien detailliert beschrieben.

  1. Problembeschreibung: Hier wird das konkrete Nutzerproblem beschrieben und durch Experteninterviews gestützt.
  2. Business Case: Der Business Case ist eng mit dem RICE Wert verbunden und beinhaltet die Werte Reach, Impact und Confidence um einen messbaren Wert für die neue Anforderung zu bekommen. Zusätzlich enthält der Abschnitt Dringlichkeit und Priorität Informationen über die relative Bedeutung der Anforderung im Vergleich zu anderen zeitbezogenen Rahmenbedingungen.
  3. Lösungsansatz: Dieser Bereich beschreibt die Lösung des Problems, insb. der Definition des “Minimal Viable Change” einer ersten Version sowie was “Out of scope” ist und vorerst nicht umgesetzt wird.
  4. Einführung und Wachstum: Um ein vollständiges Bild der Anforderung und ihrer Auswirkungen zu erhalten, ist es wichtig, ihre Marketingbotschaft frühzeitig zu berücksichtigen. An dieser Stelle wird definiert, wie gemessen wird, ob das Problem gelöst wurde. Zusätzlich kann direkt eine Marketingbotschaft formulieren werden, um das Wertversprechen so früh wie möglich zu identifizieren. Am Schluss wird die Go-to-Market-Strategie formuliert.

Opportunity-Canvas-OpenProject
Beispiel: Opportunity Canvas der OpenProject GmbH

Digitales Produktmanagement: Orts- und zeitunabhängige Kollaboration

Die Erfassung, Verwaltung und Dokumentation der Anforderungen sowie aller weiteren Aufgaben erfolgt in OpenProject. Die webbasierte Open Source Software eignet sich für klassisches wie agiles Projektmanagement und Team-Kollaboration und unterstützt das digitale Produktmanagement. Teams können standortübergreifend zusammenarbeiten und dort ihre Projektergebnisse verwalten. Wir haben ein digitales Product Backlog, um dort Anforderungen entsprechend Ihres RICE Werts zu priorisieren. Jeder Mitarbeiter kann hier direkt sehen was umgesetzt werden soll und ggf. direkt über die Plattform Rückfragen klären. Für die spätere Entwicklungsphase können Agile Boards für die Umsetzung erstellt werden.

Produktentwicklung-OpenProject
Beispiel: Digitales Produktmanagement

Auswirkungen der digitalen Produktentwicklung

Durch das neue Vorgehen wurde die Produktentwicklung an moderne Arbeitswelten anpassen. Zusammenarbeit erfolgt immer mehr in verteilten Teams und ist zeit- und ortsunabhängig. Dafür müssen Räume und Methoden geschaffen werden, um diese neuen Anforderungen zu verstehen, aufzunehmen und innovative Produktlösungen zu konzipieren und umzusetzen.
Durch den innovativen Produktentwicklungsprozess kann OpenProject flexibel und nutzerorientiert auf diese neuen Anforderungen eingehen. Dies wirkt sich direkt auf die Qualität der umgesetzten Produktanforderungen und die damit einhergehende Nutzerzufriedenheit aus.  Und nicht zuletzt arbeiten wir selber auch mit OpenProject und sind daher bestrebt das Produkt kontinuierlich zu verbessern.

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